档案管理的现代化与规范化探讨

王 灿

（益阳市赫山区科学技术局，湖南 益阳 413002）

档案管理要更好地服务社会、服务大众，需要落实现代化、规范化管理模式，改善信息资源共享和单位高效率是大多数档案管理机构的迫切要求。

1 推动档案管理现代化与规范化的优势

1.1 有效减轻档案管理负担

计算机技术的飞速发展促进了信息技术的发展。随着各类办公软件的升级改进，给档案工作带来了很多的便捷，减轻了档案保存管理者的工作量。通过自建服务平台，如网络平台、微信公众号等，将部分图书、档案通过扫描仪数字化，输入电脑，上传至本单位网站进行数字化保存。能有效克服传统纸质介质档案管理由于保管人的疏忽而损坏重要档案。最重要的是在档案管理部门归档、管理、出租和共享档案和书籍更方便。

1.2 大大提高了档案保存管理人员的工作效率

有效地推进了档案管理的现代化、数字化、标准化和信息化的管理，提供先进技术支持和良好发展环境，优化了档案管理经营人员的生活和工作效率。通过对于档案馆软、硬件的管理体系进行升级，不仅能够大大提高了档案管理的科学性，而且可以构建一种新的信息管理工作模式，通过相关信息的共享，相关企事业单位内部员工可以实现信息的实时交流和资源共享。它不仅提高了档案管理人员的工作效率，而且对事业单位起到了促进作用。

1.3 推动和支持企事业单位的档案管理可持续发展

在当今的现代信息社会，标准化的现代性和信息化建设，体现一个事业单位总体的管理水平与其服务功能的一个重要组成部分。档案信息资源是新形势下事业单位制定公共决策，开展公众服务活动的重要依据。积极探索创新档案管理模式，深度运用数字化和信息化等技术，积极地推进档案信息化管理运行，促进档案管理运行的健康可持续发展，为全国各类社会性公用事业项目的总体规划与实施提供良好的准备。

2 现代化、规范化的档案管理形式

2.1 档案管理实现无纸化虚拟化

随着现代计算机信息技术的进一步普及和网络规模的日益扩大，无纸化的办公必然会成为一种现实，传统的纸质档案管理模式也会发生一些根本的改变。而且无纸化的办公、自动化目前已经是一种发展的趋势。档案也可在线进行发送与接收，报告也可在线进行发送。这不仅简化了用户在接收或者发送一个档案时程中所需要操作的程序，而且使用户能够更安全、快捷地交付个档案。这是一场由办公自动化科技进步推动的革命，对传统的档案管理任务提出了新的挑战。

2.2 档案管理实现小型化、数字化

所谓的档案信息数字化，就是将所有的馆藏档案都利用计算机、扫描仪等现代数字化的电子技术，把所有的馆藏档案都转化成编码，并且全部转化成电子档案。在我们实现了档案信息的数字化后，可以直接通过电脑或者互联网对其进行智能搜索，搜寻速度快，范围宽。它在根本上缓解了纸质档案对于存储容量的要求和压力，克服了在档案管理中的诸多冲突。尤其重要的是缩微技术、数字化技术和计算机相互结合的应用。可以有效处理档案管理中照片和图片的褪色、渗透问题，还原其本来面貌。

2.3 档案管理实现信息化、网络化

我国于1999年建立了安全的电子邮件信息认证网站，为电子邮件信息提供了认证。该技术的研究开发和其应用是为提高档案信息化管理中识别各类电子档案信息的真实性和可靠度提供了重要的技术保障，具有无可比拟的优势。一是传输速度高，二是传输范围广，三是无失真传输，四是传输成本低，在国际上得到广泛认可。随着电子档案的逐步发展和网络的建设，人们将共存、共享信息并充分利用资源，随着这项技术的发展，规范化档案管理也将随之发展。

2.4 档案管理多样化、智能化

现在，在新的档案管理模式下已经实现了对档案资料的整合，所有档案资料和信息在电脑上自动获取和接收，并按既定程序进行自动归档。实现档案管理的自动化、智能化，可以让广大档案工作者从众多复杂的脑力劳动中解放出来，有效地为社会服务。履行档案信息功能，彰显档案价值，提高档案工作者的社会地位。

2.5 档案管理实现社会化、市场化

随着我国档案管理工作现代化建设进程的推移和加快，我国的档案工作已经进入了社会化、市场化的进程。一是推动档案信息资源实施市场化管理，有利于促进档案信息的共存与分享。二是要求档案信息资源实施市场化管理，这样才能够有利于档案信息的开拓与利用。三是积极推动档案信息资源的市场化运营，这样才能够促进档案服务事业的健康、快速地发展。随着我们党和国家的政治制度改革的不断推进和经济市场化建设进程的不断推移，社会各界都将继续更多地依靠档案的经济信息资源。

3 档案现代化、规范化管理存在的问题

3.1 对档案管理工作的现代化、规范化不感兴趣

以往我国在进行档案管理的过程中，事业单位的领导普遍缺乏对档案管理的创新性和管理意识，认为自己的档案管理并不是很重要，或者说自己没有得到合理有效的全面管理。简单地进行档案管理相当于公司对员工进行的档案管理已经是足够的，档案管理只是一种形式。随着信息社会的不断发展，过去的管理观念和方法已经难以跟上社会的发展，容易造成档案丢失和信息不全。

3.2 档案管理内部人才参差不齐

过去，由于我国高等教育制度体系的不完善，没有一位档案保护专业人才，60%的档案管理工作人员都不是档案保护专业人才，没有受过相关培训，缺乏系统的档案管理能力。现代化、标准化的思维和理念，对档案现代化、标准化管理更加陌生，缺乏数据处理能力，往往导致管理不善，无法完成复杂的现代化、规范化管理。

3.3 档案管理现代化程度低

虽然现在许多企业和机构都拥有用于档案管理的计算机、打印机等设备，但办公系统和设备都得到了更新和更换，用于档案管理的各种软件和硬件也得到了改进。但是，一些基层企业和机构仍然采用人工检索的方式，预留了一些现代化的档案管理系统和设备。有一些档案信息并不总是及时更新，一些需要在网络上共享的信息资源不可用。它以标准化的方式处理。

4 提高企事业单位的档案现代化管理水平

4.1 档案管理规范化

一是培养稳定合理的高素质专业档案管理人才队伍。基层单位档案管理人员要努力做到年轻、专业、稳定，单位领导要尽力为他们营造良好的激励环境。鼓励他们学习和发展。考虑并解决对工作评估、工作薪酬和其他福利问题的担忧。作为区域档案管理机构，要积极开展多种形式的教育。培养他们适应复杂专业任务的专业理论和操作技能，熟练掌握现代管理知识和计算机应用技能，适应现代档案管理的需要。

二是加强档案资料的收集。建立岗位责任制，将档案资料的收集和报送纳入单位负责人，建立企业档案管理工作人员的年度目标考核责任制，并对其业绩进行一个年度目标考核，绩效管理考试的考核结果与否应当与年度绩效考核人员总薪水相对应挂钩。

三要提高档案管理水平，依法有效管理档案。没有规则或标准。发布的标准必须在基层得到有效执行。同时，要进一步出台和制定新的标准和规则，依法实施标准、管理档案，主管部门要有机结合业务指引和执法监督，共同推动档案管理目标实现和完善。

四是提高的档案使用能力。促进归档目的地管理的现代化。观念的更新、管理的现代化、标准化为档案管理的高水平提供了有力保障，从而进一步促使了档案管理工作走向了现代化。把档案工作的管理上升得更高和更好。

在制定档案标准的同时。为我们的总结、改进和发展创造了有利条件和契机，必须在行业内取得共识。与此同时，档案规范和技术标准的建立要吸收与其有关的科学知识，加强和开拓对于档案的管理。通过服务职能的发挥，提高档案对象的社会效益，进一步推动档案管理现代化进程。将档案管理提升到更高、更好的水平。

4.2 实现档案管理现代化

管理现代化不仅是与社会紧密联系的必要环节，也需要档案管理自身的发展。档案管理现代化的主要模式离不开科学的管理技术。在我国各级档案机构对于档案管理进行现代化的过程中，从内部决定了对于档案的管理，旧有的管理制度和新的科研技术与此相互矛盾。模式必须有创新，与现代俱乐部的生产力和社会发展水平保持一致，与瞬息万变的社会性质保持一致。特别注意以下几个方面：

不断提高对企业档案管理的专业现代化服务意识，加强对档案人才的选拔培养；增强社会主义现代化的意识。在进一步实现我国档案管理的现代化、发展档案事业的历史进程中，档案管理工作者必须要进一步更新当前我国档案管理现代化建设的总体目标、规模和办法，特别是与依靠科技发展的思想观念不相适应的观念。与时俱进，有效地改变了计划经济时代形成的注重档案管理的利用、客户等待、关闭和维护等思想和观念，改变了方式。档案信息服务由以前那种传统的被动式企业档案信息服务管理方式转变成了主动式的档案信息服务，封闭式的档案信息服务管理方式转变成了开放式的档案管理服务，使档案运作适应知识经济时代的需要和社会发展的需要。

进一步加强对人才的培养。档案管理的现代化建设是一个持续地完善、深化的进程，在这一历史进程中，始终需要依靠档案管理工作者自身素质的增强。提高办公室备案的人员素质，应该包括政治、经济、社会、文化、企业、机械、电子、计算机等方面的专业知识，也需要学习懂得信息技术、具备综合工作技能的信息专业人才和新的高级管理人员。为知识经济的到来做好充分的准备。

4.3 实现设备和技术的现代化

把现代科学技术运用到档案工作中还是不完全尽人意的。在进一步增强档案信息资源共享意识的基础上，要进一步加快档案设施（装置）和工艺技术的现代化，全面推进档案管理的现代化。快速地配备档案现代化使用所需要的最新档案办公设备，例如电脑、扫描仪、cd刻录机、移动互联网设备等，充分运用现代科学技术，利用档案的缩微技术，发挥cd技术在档案管理中的重要性，加快开发和推广一种通用的软件，开发并加速对档案信息进行数字化和处理。

5 结论

档案管理的现代化和规范化，就是将与事业单位一般经营相关的各类文字、图画、音像档案和信息，及时存储为数字化信息，并通过网络工具进行有效利用和共享。为事业单位和机构提供更便捷、更生动的档案信息服务。