解读如何做好机关事业单位人事档案管理工作

程晓侠

（陕西省韩城市人力资源和社会保障局档案管理中心，陕西 韩城 715400）

1 机关事业单位人事档案管理的重要性

1.1 改善人力资源结构

在政府机关和事业单位的实际发展过程中，通过对人事档案管理的有效开发，有助于改善人力资源结构，实现职能、岗位、人才的全面整合，充分利用人力资源。随着机关事业单位的快速成长，其内部人员也应做出相应的调整。在人事调动过程中，要查阅人事档案中的信息，进行全面、准确的分析和评价，综合评价员工的个人能力和实际工作表现。通过开展当前的工作，有助于实现人力资源的合理优化配置，为开展人事档案管理工作提供了重要保障，进而促进事业单位人事档案管理水平的提高，实现人力资源的合理优化配置，实现人才的真正意义。

1.2 提升人力资源管理效果

对于机关事业单位的人事档案管理，除人事调动外，还包括相关人员的培训，以及专业评价；人事档案主要将机关事业单位全体工作人员的个人经历、岗位业绩和职称变动情况直观展示。人事管理部门可以通过这些数据资源开展相关的培训工作。同时，充分利用现有档案中的人事资料，为人事考核提供了重要的保障依据。最终的考核结果会记录在人事档案中，这样就可以很好地利用单位内部的人事档案，发挥其人事信息的辅助作用，可以有效地提高人事管理的效率。

2 机关人事档案管理中存在的问题

2.1 电子档案保存过程中出现的问题

档案室作为机关的重点机构之一，主要由机关内部资源和资金进行配置。由于不同的机构有不同的职责，在管理财政资源的过程中存在着很大的差异。风琴电子文件是存储在计算机相关路径下的文件，包括U盘、CD盘、硬盘等。硬盘的寿命大约为5年，这比一个基本的纸质文件要短得多。同时，电子存储软件的应用周期相对较短，产生的材料稳定性较差，容易受到水、火的破坏。此外，在使用和阅读电子文件时，有必要跟随互联网电脑。当存储计算机不正常使用时，无法读取电子信息。

2.2 人事档案管理信息化水平不高

档案管理人员在信息化管理方面的整体关注度偏低，管理观念相对落后，管理方式未能跟随时代变化进行优化调整，使机关事业单位的档案管理效率偏低，无法真正实现信息共享。在干部调动过程中，人事管理方面所能给予的整体档案信息支持也是少之甚少。除此之外，档案管理人员关于干部人事档案管理方面的创新发展同样关注度较低，对于当下的档案管理要求、具体的形势了解不多，不能较好地和实际接轨，直接影响人事档案的管理水平和应有效用地发挥。除此之外，整个单位对档案管理信息化和创新发展的重视程度不够，也是导致干部人事档案管理水平、效率低下的重要原因。

2.3 人事档案管理信息化程度不高

在信息时代的背景下，机构应该意识到信息技术的重要性，并可以利用信息技术来实现人事档案的管理，实现管理模式的创新发展。在这种情况下，机构应推进信息化建设，以信息管理平台取代目前手工编辑和检索的方式。但事实并非如此，部分在人事档案管理机构和事业单位中，由于缺乏技术、资金投入，传统的人事档案管理模式仍占据着重要的引导作用，导致人事档案管理方式陈旧，不能满足信息化背景下的政府机关人事档案管理，忽视了人事档案信息化建设，导致人事档案管理效果不理想，难以提高整体管理质量。

3 机关事业单位人事档案管理工作相关建议

3.1 规范人事档案管理各项事宜

在机关单位人事档案管理信息化建设的过程中，有必要明确信息化建设的具体路径，建立一个相对完善的数据库。数据库作为档案信息建设的基础，是档案信息建设的重点。实施所有文件的电子归档都要求归档的真实性和完整性，纸质文件和电子文件之间需要高度的一致性，以确保数据信息的准确性和真实性。同时，机关、单位的档案要配合监督管理部门，将所有档案纳入信息系统，并进行严格的加密处理，以确保档案信息的安全。

3.2 健全档案信息化管理系统

器官和单位的工作强度较高。在高强度的工作模式下，机关、单位收集和保留的档案信息会越来越多地积累起来。如果不能及时对信息进行整理、汇总和分类，大量档案信息将会丢失或失效。因此，当局应及时建立和完善相关管理制度，除了完善以上诸多情况外，还可使当局内的一些档案信息实时共享。机关和单位的档案信息分为保密和公开两部分，可以实现部分档案信息的公开。同时，代理单位可以集成到扁平化管理模式中，这种管理模式的优势可以打破原来单一的信息传递模式，使权威单位内部相关文件信息传递速度加快，能否在一定程度上实现权力单位内部信息的共享与互动，促进机构信息管理的全面发展。

3.3 提高干部人事档案的利用率

首先，要丰富档案的内涵，在原有档案内容上增加一些真实信息，例如是否有房、收入概况、近期业绩、个人特长等，提高其利用价值。其次，建立档案的管理与利用机制，在干部人事任免、职务晋升、职称晋级等方面充分参考干部人事档案，提升干部人事档案的影响力。再次，要创新档案管理工作方法，构建档案信息平台，提高档案的利用率，还需要加强档案管理队伍建设，吸纳更多的优秀人才并加强培训，使管理人员的素质得到提高，确保其能够胜任管理工作。最后，需要建立档案管理服务体系，扩大档案管理的应用范畴，不仅要满足组织和人事部门的需求，还要满足社会大众的合法需求。

3.4 创新人事档案管理工作思路

创新作为企业生存和发展的动力，机关事业单位要想发挥出人事档案管理的作用，就要结合目前人事档案管理的要求，注重创新人事档案管理模式。从传统人事档案管理的角度来讲，这项工作往往具有一定封闭性，从档案管理和服务的角度来讲，档案工作人员往往处于被动的状态。尤其在新时期的背景下，人事档案管理工作较为复杂化，并且逐渐呈现出新的特点，这在无形中增加机关事业单位人事档案管理难度，要想实现其理想的管理效果，则需要摆脱传统模式的束缚，应当进行人事档案管理方法的创新和发展，积极探索出全新的管理思路。其中主要体现在：1）机关事业单位要意识到人事档案管理的地位及在机关事业单位发展中的作用，逐渐提升对人事档案管理的重视程度，从人、财、物等方面进行大力支持，做好人事档案管理规划工作，将其纳入议事日程上来；2）设置专门的档案管理领导小组，根据机关事业单位人事档案管理需要，定期做好档案管理检查工作，针对档案管理中出现的问题进行深入分析，并结合具体分析的结果，及时对问题进行整改。同时还需要树立“优质服务、主动服务”的理念，通过发挥信息技术的优势，可以构建信息化管理系统，提高人事档案管理的整体效率，满足人们的个性化需要，打造出新型档案服务模式。

3.5 培养机关单位人事档案管理专业人员

如今，我国代理机构对信息管理专业人才有了较大的需求，这就要求人事档案管理应摒弃传统的管理理念和管理模式，努力学习信息管理知识，同时将人事档案管理的相关工作从纸质办公室向计算机网络办公室发展，并能快速、独立完成人事档案管理的网络收集、整理和编辑等一系列工作。人事档案管理多为整体服务的代理单位，各部门对档案内容、形式等方面的要求都有所不同，这就要求人事档案管理人员积极地向代理单位和其他部门人员进行沟通和交流，进一步调查机关单位和了解各部门在档案信息管理方面的需求，并虚心听取他人对人事档案管理提出的有效建议和意见。至关重要的是，机构管理人员需要规范入职人事档案管理信息专业人员的培训，对专业人员在培训时，认真地向《档案法》、《档案法实施办法》学习，显著提高从业人员的法律意识、保密意识，保护重要档案，从而显著提高人事档案管理的信息质量。任何培训模式和激励模式都是临时性的，只有员工自身的努力才能实现机构的人才培养目标。因此，从事人事档案管理的人才一定要有严格的标准，一定要有丰富的信息知识，才能熟练地运用网络信息技术完成人事档案管理机构的相关工作，实现理论与实践相结合，并实现信息化管理的真正价值。

3.6 落实思想政治教育，渗透正确的职业观念

在人事档案管理工作中，正确的职业认知是奠定工作人员良好工作的重要基础。现如今，社会主义核心价值观已经成为指引各行各业工作人员的不二法门，在机关单位人事档案管理人员工作中，更应当加强对这一群体的思想政治教育。首先，应当加强机关单位人事档案管理人员的职业道德教育和思想品格教育，明确人事档案管理工作中应当秉承的职业观、人生观和价值观，推进机关单位人事档案管理工作朝着稳定、坚实的方向发展。其次，应当加强机关单位人事档案管理人员的思想政治教育，思想政治在人们生活和学习过程中发挥重要作用，能够直接指引工作人员的社会意识、规则意识的形成，并且在工作中也能够逐渐明确自身在机关单位成长中的作用，引导工作人员在人事档案管理工作中发挥应有的作用，从而建立起一支具有专业能力、价值观念端正的机关单位人事档案管理队伍。

4 结论

机关事业单位可按照社会的发展要求，提升整体领导水平，不断创新干部人事档案管理水平。首先，要切实重视档案管理工作，进一步优化工作的制度标准，利用现代化技术、办法优化档案管理水平。其次，要组织相关培训活动，提高档案管理人员的专业素质和素养。此外，干部本身也必须高度关注入档材料真实性和准确性问题，这样才能在利用新档案管理理念的基础上，通过现代化技术管理档案，最大程度上提升整体的档案管理效率。