新时期优化机关事务档案管理的相关举措

王世军

（吉林省梨树县机关事务服务中心，吉林 四平 136500）

档案管理工作是一切工作的基础。档案是日常工作过程中的信息记录，档案能够起到总结工作经验教训，指导日后工作的作用。在新时期背景下，档案管理工作已经逐渐摆脱了枯燥乏味的传统档案管理的痛点，逐渐向电子档案方向进行发展。但是在目前档案管理的过程中，依然存在一定的问题，所以要优化机关事务的档案管理工作，提高工作效率，为机关事务管理工作奠定良好的基础。

1 机关事务档案管理工作中存在的问题

1.1 管理方式过于传统，管理观念落后

目前来看，虽然有一部分机关在进行档案管理的工作中使用了先进管理方式和管理技术，但是仍然还有一部分机关事务方案管理工作处于传统的档案管理模式中[1]。比如说档案的审阅流程仍然是先审批后审阅，档案的信息载体仍然以纸张作为主要载体，在日常工作过程中仍然没有形成按照规定的时间进行建档的习惯。这种档案管理方式显然落后于时代的发展速度。现在是信息化时代，纸质档案虽然有其珍贵的特殊性，但是在日常建档工作应该及时开展的背景下，档案的载体也应该像电子信息进行转化，档案的审阅流程应该根据档案的优先级别进行审查。这种传统的档案管理模式是由档案管理者落后的管理观念形成的，所以在机关事务进行档案管理的过程中，管理者一定要是及时更新自己的管理观念，紧跟时代步伐，创新管理方式。

1.2 制度建设不完备，相关工作人员业务能力差

由于档案管理工作不受重视，往往机关事务档案管理人员的素质不高，这就造成了相关工作人员业务能力差的结果[2]。在实际调查中发现，机关事务档案管理相关工作人员的专业不是档案管理，在进行档案管理的过程中，出现了档案乱摆乱放，不能进行及时归档的现象。同时由于档案管理相关工作人员的业务能力差，导致审阅档案的效率低，因为工作人员不能及时找到相关档案。同时由于制度建设不完备，档案管理人员是临时调到档案管理处进行工作的，工作效率低下是一方面，在面对自己主要工作时，临时工作人员没有时间和精力对档案进行耐心的整理和归档。这就导致档案的真实性和完整性遭到了极大的破坏[3]。

1.3 审阅流程过于繁琐

在传统档案管理模式下，档案管理工作人员对档案审阅工作的态度是“摆摊”态度。也就是在进行档案审阅的过程中，审阅人员需要拿到相关领导的审批，然后才能让档案管理人员进行档案查找，最后将档案送给审阅人员。在具有高度机密的档案中，这种管理措施无可厚非。但是对于审阅一般性质的档案，这种审阅流程就显得过于繁琐，直接导致审阅工作的效率低下，进而可能影响到机关事务管理工作的下一步展开。所以要简化审阅流程，提高机关事务档案管理工作的效率[4]。

2 如何优化机关事务档案管理工作

2.1 更新档案管理观念

优化机关事务档案管理工作，首先档案管理部门领导和档案管理工作人员要更新档案管理观念[5]。重视档案管理，不能像以往的工作中对待档案管理工作敷衍了事，要针对档案管理工作提出工作重点，布局相关工作规划，使档案管理工作能够有计划的推行下去。比如说档案管理部门可以组织一个或者几个领导，成立档案管理小组，牵头档案管理工作，使档案管理工作有人管。档案管理小组还可以组织档案管理相关工作人员进行月度年度档案管理工作计划的制定，使档案管理工作能够在保证一定工作效率的前提下，顺利进行下去。

档案管理工作人员也要提高自身的档案管理观念，第一步就是要强化自身的专业素质，提高自己的工作效率。其次就是对档案管理工作的相关工作方法进行研究和掌握，同时档案管理工作人员要改变自身的工作态度，将耐心和认真渗透在每一份档案管理的工作中，保证档案管理质量。最终促进机关事务管理工作的进一步开展，提高整体机关事务管理工作的效率。

2.2 优化档案信息化建设

随着时代的迅速发展，档案管理工作的工作对象早已不局限于传统的纸质档案[6]。新时期出现了以视频、音频和图像为代表的新型档案。这种档案各有优缺点，比如说，信息化档案在进行存储时占用空间小，存储方便，不受时间和空间的效率，同时信息化档案和传统的纸质化档案相比，存储时间更长，信息完整度更不容易遭到破坏。在档案储存的管理方式上，信息化档案以计算机计算系统为中心，通过计算机进行统一管理，传统纸质档案靠人为编撰的目录进行管理，所以信息化档案也提高了档案管理工作的工作效率，减少了人力成本。信息化档案的缺点是档案一经上传后再进行修改的流程过于繁琐，这样有助于档案录入的真实性和有效性。

所以在对信息化档案管理时，要对上传的信息档单进行仔细的甄别，准确真实的录入信息，遵守档案录入的要求：不经审查的、手续不全的和内容不真实的档案统一不录入，对于开放性的资料要做到只能阅读，不能进行下载和修改。

同时，针对一些没有完成信息化档案管理系统的档案管理部门，首先要建立信息化档案管理系统，实现纸质档案的电子化，信息化。将现代信息技术充分运用在机关事务档案信息的处理和利用上来，机关事务单位可以通过建立档案信息化中心，组织专业人员建立档案信息库，综合利用计算机和扫描系统等信息化技术手段，改变传统的档案录入方式。在对传统档案信息化以后，保证未来的档案录入都能进入档案管理系统中。最后就是在对档案分析的基础上，可以根据系统分析的结果，提供档案信息的分析报告，提高档案管理工作的效率，进而提高整个机关事务管理工作的效率。

2.3 提高机关事务档案管理人员的专业素质和业务能力

首先在进行档案管理人员的聘用上，机关事务单位可以限制档案管理人员的相关专业。现在很多大学都开设了档案管理的相关专业，所以在进行人才聘用时，要优先考虑相关专业的人才。其次就是在进行考试时可以设置档案管理相关专业的题目，对有档案管理能力的人才进行筛选，提高档案管理人员的相关素质，能够帮助档案管理工作提高效率，提高档案管理工作的水准。这需要机关事务单位建立严格的录用标准和制度，提高档案管理专业人才进入档案管理工作的概率。

提高现有机关事务档案管理人员的专业素质和业务能力。首先就是要确定方案管理工作的相关规范，保证档案管理工作的有序进行，即使档案管理人员是一个“临时工”，也能根据相关规范进行一定的档案管理，这需要完善档案管理工作规范流程制度。其次就是可以组织当地高校档案管理工作的教师对档案管理工作人员进行相关的培训，可以采用多种培训方式，像讲座、专业课程等等。通过对于现有档案管理人员进行专业的培训学习，提高机关事务档案管理工作人员的专业素质和业务能力，同时也能提高档案管理领导人员的相关素质，保证档案管理工作在科学有序的指导下提高工作效率。

最后就是要优化机关事务档案管理工作的绩效考核制度，借此打压工作人员的懈怠性，提高工作人员的积极性，在进行绩效考核制度制定的过程中，一定要考虑到考核力度可以吸引到档案管理人员，让档案管理人员觉得这个制度会触碰到核心利益，加大奖励和惩罚的程度。从而提高档案管理工作的工作效率，进而提高机关事务单位管理整体的工作效率。

2.4 建立日常建档的工作制度

档案管理的本质就是信息管理，档案管理的意义就是总结以前工作中出现的问题总结教训，对于以前工作中成功的经验进行总结。所以在进行机关事务管理工作的过程中，一定要建立日常建档的工作制度，保证日常工作能够进行平稳的建档归档，避免出现年终补档或者是出现档案空缺，真实资料不足的情况。使档案管理充分作为机关事务管理水平的准确衡量标准。

所以要建立日常建档的工作制度，不只是档案管理工作人员还包括机关事务管理工作人员，都应该严格遵守日常建档的工作制度，保证工作信息能够及时准确归档，为机关事务管理同坐奠定良好的信息基础。

2.5 优化档案审阅流程

正如在上文中提到的，现在部分机关档案管理部门中存在档案审阅步骤繁杂，工作效率低的问题，这就需要简化档案审阅流程，优化工作效率。

首先可以按照档案的机密性保密性对档案进行高度机密、中度机密、普通档案和开放型档案的划分。同时在机关事务内部对机关工作人员进行等级划分，像特殊的档案审阅人员和最高一级领导是最高级别，次之是各个部门的主管负责人，同理下推。在最高一级进行审阅时，除领导外的其他所有人都需要领导批示签字才能进行档案的审阅。在新时期的背景下，可以将机关单位内部人员在电脑上进行分级，像特殊的档案审阅人员就可以是特级，除了高度机密的档案以外都可以进行审阅，各部门主管负责人只能审阅中度机密以下的档案，门卫同志只能审阅公共档案。在这样进行设置的情况下，减少了档案审阅过程中出现的步骤繁琐的问题，同时提高了审阅工作的效率。提高了整个机关事务档案管理工作的效率。

3 结束语

总而言之，在机关事务档案管理的工作中依然存在很多的不足，领导和相关档案管理工作人员应该重视机关事务档案管理的工作，提高机关事务档案管理工作的效率，在针对工作人员提高技术水平和业务能力的基础上，为整个机关事务管理工作奠定良好的基础，准确反映机关单位的发展水平。