探讨新形势下如何做好疾控中心人事档案管理工作

闫 咪

（德州市疾病预防控制中心，山东 德州 253016）

随着我国疾控体系改革的深入，疾病预防控制工作受到社会更多的重视与关注，疾控中心的业务工作范围逐渐增加，管理工作难度也日益加大。人事档案管理工作是整个疾控中心工作的重要组成部分，但在实际管理工作过程中仍然存在诸多不足，应从加强档案工作的经验总结，创新档案管理方式、管理观念及档案人才培养等方面，实现人事档案管理价值的最大化，推动疾控事业高质量发展。

1 新形势对疾控中心人事档案管理工作展开提出的新要求

1.1 信息化

基于新时期的背景下，疾控中心人事档案管理部门的工作范畴得到了拓展，工作人员所面对的工作任务相比于之前更重，这对当下的疾控中心的现代化发展而言，是一次极大的挑战。为了提高工作效率，要求将现代信息技术与人事档案管理工作的整合，提高档案信息查找的便利度，满足工作需要的同时，提高工作质量，并实现了人事档案内在价值的不断挖掘。当前开展人事档案的信息化管理，成为一种对疾控中心人事档案管理工作的全新要求，利于人事档案管理质量与效率的持续改进。

1.2 规范化

档案人员在日常对文件档案类型与归档范围等内容进行分析时，首先要了解与档案管理的相关要求。由于人事档案在管理的过程中是否遵循既定的要求，满足管理规范化直接影响疾控中心的现代化发展与疾控事业的转型升级，即按照不同的档案类型进行收编、记录，结合资料有不可再生等特征做好规范化管理，迎合时代背景挖掘并放大资料的使用价值。

1.3 低风险化

随着疾病防控工作的深入推进，对人力资源管理工作提出了更高的要求，要求所有人事档案管理的过程中降低档案管理的风险性，需要选择全新的档案服务模式，实现档案管理工作的低风险化。改变以往在档案管理的过程中存在的档案内容不清晰、放置位置不明确或者出现档案损毁等现象。

2 疾控中心人事档案管理中的问题

2.1 管理观念滞后

疾控中心的人事档案管理，在长时间的工作实践中逐步形成相对完善的体系，但受人事档案管理工作的动态化发展影响，要求档案管理工作人员加强思想观念与管理手段的及时转变。但实际上，部分档案管理工作人员对人事档案的利用价值了解模糊，无法确保人事档案收集整理与保管等工作的有序进行，不利于人事档案信息资源的整合优化与高效利用。在人事档案管理工作中，通常在需要时才会翻阅与复印档案，无法充分发挥出人事档案的内在价值。

2.2 档案管理制度不完善

疾控中心人事档案管理制度存在明显的滞后性，尚未实现明确的职责划分，尤其是查阅制度，有较大的完善空间。大部分档案管理工作人员对自身的工作范畴、应承担的工作责任等不完全清楚，档案管理工作人员的业务素质水平参差不齐，难以得心应手的开展管理工作，不利于人事档案相互查阅与共享等工作的顺利进行，进而限制了档案使用价值的提升。

2.3 信息化进程慢

疾控中心人事档案管理仍未全面摆脱纸质手写的工作模式，信息化建设进程缓慢，传统载体档案在保存与使用等工作中，极易受环境等因素的影响。同时保存的难度与管理成本较大，尤其是在查阅时，会严重浪费人力、物力等资源，不利于工作效率与质量的持续改进[1]。尤其是在疾病防控的新形势下，人事档案的信息价值发挥，深受档案使用效果不直观与档案使用条件不便利等因素影响。除此之外，普遍存在人事档案管理技术滞后与管理设备陈旧等问题，都是限制人事档案管理工作水平提升的关键因素。在现代科技的发展带动下，疾控中心信息化水平逐步提高，计算机管理逐步取代了传统手动管理模式，实现了办公自动化系统等功能一体化的档案管理模式。但实际上，疾控中心在人事档案管理方面的软硬件配置，俨然不能满足新形势下对疾控中心人事档案管理的信息化、网络化建设等新任务要求，还需拓展信息录入与查询引导等系统功能，摆脱手工收集检索等传统工作模式，从而切实提升人事档案管理的信息化水平。

3 新形势下疾控中心加强人事档案管理的对策

3.1 转变档案管理思想观念

为确保档案的完整性、真实可用性，需及时开展档案的收集工作。在新形势下，大量的人员精力与社会资源均向疾病防控及后续生产恢复方向投入，对人事档案收集归档工作相对忽视，导致人事档案的不完整与不全面。为促使人事档案管理工作顺利展开，需及时转变观念，加强对人事档案管理工作重要意义的认识，在档案部门的指导下，积极做好档案材料的收集、归档等工作，确保人事档案的完整齐全。加速对疾控中心人事档案管理工作的转型升级，人事档案管理部门应当在疾控中心内部资源与力量的依托下，加强与其他部门的联系，促使人事档案管理体系尽快成型，不断强化人事档案管理成效。不断拓展人事档案管理的工作范畴，加强对档案管理质量的严格把控。引入现代科技，在交叉服务的导向下，尽快建立风险预警机制，加速优化人事档案管理模式[2]。

3.2 优化档案管理方法

注意疾控中心人事档案信息的动态性发展等特征，采取档案的集中管理与编研的动态化管理等措施，实现人事档案管理效率与管理成本的不断调整。及时跟进、更新职工的人事档案信息，做好信息的查漏补缺工作，全面掌握职工的最新动态，为疾控中心人才选拔等工作开展提供价值信息参照。精准定位疾控中心的人事档案管理工作，同时迎合档案管理需求，加强对现代科技的整合利用，包括大数据、互联网技术等，在网络平台发布工作内容与计划，加大人事档案管理的宣传力度，通过与基层职工的深入沟通，实现人事档案管理工作效率的不断提升。

档案管理工作，主要负责对人事资源信息的采集与归档，通过建立与完善管理制度，促使人事档案管理质量与效率持续改进，实现人事档案管理价值的挖掘与放大。疾控中心应结合自身实际，尽快建立起一套行之有效且完善的档案管理制度，加大对档案材料收集、整理等工作成效的考核，增强疾控中心档案管理工作的实时性、准确性。

3.3 加强档案信息化建设

在疾病防控工作中，会产生大量的实体文件材料，这些档案有利于各部门之间的信息共享，但随着时间的推移，发生损坏、遗失等风险也会增加。疾控中心应本着引进来与走出去的原则，多引入先进的技术设备，加强人事档案管理与现代智能化技术的融合，不断提高数据的收集效率。应加速档案管理的数字化建设，对实体文件材料通过扫描与拍照等方式，使其成为格式标准的数字档案，拓展档案资源的收集范围，确保档案的全面性与完整性，不断提高档案的利用价值，夯实特殊时期信息流通共享的条件基础。人事档案管理智能化与数字化及信息化，是时代发展对疾控中心提出了新要求，还需积极利用自动化管理软件，不断优化人事档案管理流程。同时加大数据监控与维护力度，准确筛选信息，实时审核人事档案信息，确保档案信息审核的质量与人事档案管理水平的不断提升。

要想提高人事档案的附加值，使其尽快转变为战略性资源，首先疾控中心应当加强对档案信息化建设包括资金、人才及政策等方面的投入引导。尽快完善服务器与信息存储介质等软硬件设施的建设，不断优化档案现代化管理的环境。其次建立与完善人事档案信息化管理平台，引入第三方专业机构，借助数据库与服务器等先进技术，尽快建立档案信息化管理平台，通过各平台与办公系统的对接，提高平台的兼容性，尽快实现信息的共享互通。最后受网络的开放性等特征影响，档案信息丢失等风险加剧，还需加强档案信息安全管理。做好档案信息数据的备份与档案信息资源的监控等工作，采取有效手段，及时跟踪与处理异常的数据信息，避免出现外部非法攻击等情况。尽快完善电子身份认证制度，加大对访问者登录行为的监控力度，加强对访问行为的限制。

3.4 加强档案人才专业素质培养

还需要定期的对档案管理人员进行专业培训，掌握相应的档案管理技能和信息技术设螽的操作能力，利用信息设备开展深层次、全方位的档案管理工作，促进各个部门之间的沟通交流培养信息化档案人才是优化人事档案管理效率的重要前提。新形势下，疾控中心人事档案管理工作的高效开展，应不断完善培训教育机制与内容体系，定期开展档案专业知识培训，熟练掌握档案管理技能和信息技术操作能力。同时，还需不断优化人才队伍结构，引进复合型人才进行软件系统开发维护、档案信息保存加工等工作。通过提高人事档案管理者的专业技能，实现档案信息资源的充分开发利用，促使档案管理工作顺利开展[3]。

4 总结

社会经济发展对疾控中心人事档案管理工作提出了更高要求，需引入先进的管理理念，加强对人事档案管理模式的优化。通过档案部门的工作指导，不断拓展人事档案管理的范围。积极借助“互联网+”、大数据等先进技术，不断提高人事档案管理的现代化与信息化水平。完善各项管理制度与应用管理软件的同时，加强对工作人员专业知识技能水平提升的培训，使其全身心地投入到工作中来，实现档案管理工作成效逐步加强。