如何做好事业单位整合规范中的档案管理工作

于 皎

（乳山市群众权益诉求服务中心，山东 乳山 264500）

事业单位作为我国社会与经济发展中的重要组成部分，其能否有效开展档案管理工作直接影响到其发展的稳定性。档案管理是事业单位发展中的一些重要工作内容，只有不断提高事业单位档案管理水平，才能确保事业单位在社会主义发展新阶段稳步前进。现阶段，事业单位的档案管理工作现状不容乐观，仍然有一些问题没有得到有效解决，严重阻碍了事业单位的稳步发展，这就要求单位负责人加强对档案管理工作的重视，不断优化和完善档案管理工作，提高管理质量，以适应社会主义发展新阶段的整合规范工作要求。

1 档案管理的关键要素

1.1 档案管理制度

正所谓无规矩不成方圆。制度是所有行动的前提，同时也是所有行为的终止。档案管理特别需要相应制度进行规范，因此，制度是档案管理工作中的关键要素之一。档案记载了历史事件的重要数据资料，包括文字资料、图像资料、影音资料以及其他电子资料等。这些重要数据资料的整理归档和保存查看都是留有痕迹的，所以，需要拥有一套比较完备的档案管理制度，对这些行为进行统一规范化管理，以确保档案管理工作的科学性、合理性和系统性。

1.2 档案管理流程

档案管理流程也是档案管理工作中的一项关键要素。对于档案管理工作中的每一个环节都要不断反思，并总结经验教训。随着人类进入信息化时代，档案管理工作的流程也变得越来越精细化。对档案管理流程进行简化，凸显其在档案管理工作中的核心地位，能够让负责人能够深刻体会到档案管理流程对各项业务办理的重要性。

1.3 档案管理人员

档案管理人员综合素质能力的高低直接影响着档案管理工作的规范化水平。只有拥有专业的档案管理队伍，才能从根本上提高档案管理工作的专业化水平，确保能够及时、高效地为需要调阅档案的人员提供优质服务，推动档案管理事业的健康发展。

1.4 档案管理技术

技术在各个行业领域代表的都是核心竞争要素，特别是在信息化时代，大数据技术、云计算等给各个行业领域都带来了巨大的发展机遇。在档案管理工作引入先进的信息化技术有利于提高其核心竞争力，同时也能为企业吸引更多从事档案管理的信息技术人才。

2 事业单位档案管理整合规范中存在的问题

2.1 管理人员缺乏相应的责任意识

虽然现阶段事业单位档案管理工作取得了一些进展，但在之前相当长一段时间内，都没有对档案管理工作引起足够重视。在以往档案管理工作中，为了促进事业单位的稳步发展，一般会将主要精力应用在处理各项业务上，档案管理工作并不是主要工作内容，只是附带品，因此，在档案管理方面投入的人力、物力和财力都是寥寥无几。这一现状使得相关管理人员缺乏相应的责任意识，不了解《档案法》中的相关规定，以至保留以往的不重视档案管理的惯性思维，认为事业单位档案管理工作不重要，可有可无，缺乏工作热情。

2.2 档案资源开发和利用工作体系还不健全

随着鼓励事业单位帮扶区域经济发展的工作要求被提出，档案资源的开发和利用开始被事业单位高度重视，并提上日程，但在实际工作中缺乏相应的保障体系。具体表现为：一是事业单位内参与档案资源开发和利用工作的人力资源整合工作比较落后；二是开发和利用不同步，很难为区域经济发展提出可行性参考；三是工作体系仍然不够完备，无法有效开展全域档案资源的有效开发和利用工作。因为这些工作体系还不健全，使得许多人才档案资源还处于“休眠”状态。在国家大力推进教育扶贫的背景环境下，不健全的工作体系使得人才服务中心和社会保障部门的服务能力与人才就业之间的共同协作能力严重弱化。

2.3 档案管理设备配置不全

因为事业单位对档案管理工作长久以来的不重视，因此，不管是相应的基础设施，还是技术设备都缺乏充足的资金支持。对档案管理设备的维修和保养工作做得也不到位，使得许多设备发生了损坏，无法正常使用。另外，一些单位设备配置不全，只能用于基础归档，严重阻碍了事业单位在新时期的工作效率。

2.4 管理人员缺乏专业性

从总体来看，一些单位在档案管理方面，工作体系缺乏科学性和系统性，没有设置专门的部门和专职人员进行档案管理，通常是由其他部门员工兼职，严重影响了工作进度。立足于工作能力和技能角度，发现事业单位从事档案管理工作的人员缺乏专业性技术能力，没有与实际工作需要相匹配的理论知识背景，也没有将这项工作与先进的信息技术进行有机结合，严重阻碍了档案管理水平的提高。

2.5 档案管理工作整体性不强

随着我国社会经济的不断进步，许多制度和正常也随之完善，事业单位的各项工作也需要进行整合和规范。档案管理工作的整合和规范化就是其中一项重要内容，只有对档案资源进行统一管理，才能使其得到更好地运转。但是，目前我国许多事业单位的档案管理工作缺乏整体性管理，例如财务资料由单位财务部门管理、人事资料由单位人力资源部门管理，这种单独的管理方式不利于单位进行各项资料的整体性管理，也不利于日后调阅，不利于事业单位档案管理工作的效率提升和进一步发展升级。

3 解决存在问题的有效应对措施

3.1 改变传统的档案管理理念

事业单位领导人应该改变深刻转变计划经济发展阶段封建保守的档案管理理念，构建与现阶段档案管理相匹配的组织机构，采用相应的管理制度和管理方法。将以往被动式、封闭式的档案管理服务方式转变成为主动和开放式服务，以顺应时代发展和社会发展需要。

3.2 落实档案信息知情权

以往事业单位在开展档案管理工作时始终秉承“任何个人不得调阅或查看本人或者其他亲属档案”的原则。档案信息严格对当事人保密的主要目的就是为了确保信息的安全性和便于组织管理。但在实践过程中，很容易因为信息垄断而使得事业单位组织意见主观性和随意性增加，因为无法落实当事人对档案信息的知情权，档案信息无法做到透明化，导致弄虚作假事件屡禁不止。一些是因为原事业单位在当事人档案中记录了不实之事，给当事人造成了严重伤害；一些是因为长期不知道档案在何处，使得档案丢失找不到；一些是当事人为了达到冒名顶替上学、工作和参军等目的，托关系改变档案中的个人信息（包括姓名，年龄等）；还有一些当事人是为了竞争特殊岗位对履历情况、学历、入党信息等进行造假；也有一些当事人因为在事业单位得罪了某位领导而被打击报复，在档案信息方面动了手脚，给当事人造成了不良影响等。不同形式的弄虚作假档案管理问题频频出现和得不到有效解决，使得档案管理的准确性、科学性、唯一性和严肃性受到巨大挑战。

3.3 认真做好流动人员的档案管理工作

我国从计划经济向市场经济过渡的过程中，事业单位也随之进行了深化改革和发展转型，聘任制制度的实施使得事业单位的人员流动变得愈加频繁。以往个人只能对档案所决定的去留无奈接受，但在新时期，许多新阶层和流动人员已经在一定程度上摆脱了档案命运。一份小小的档案，却关系到成千上万劳动者的根本利益，影响着我国人事制度改革之路是否顺利，同时也关系到我国强国战略的贯彻落实情况。因此，要明确事业单位对流动人员档案管理工作的公共服务性质，对相关工作体系进行不断完善，充实相关内容，维护档案管理工作的唯一性、准确性和严肃性。

3.4 构建规范化和标准化的检查和监督机制

因为事业单位缺乏定期检查和监督机制，使得档案管理工作存在许多漏洞。例如，一些事业单位趁着人员流动或者档案中有新材料需要增加，就将没有整理好的档案资料移交给其他单位。还有的事业单位或当事人出于某种考虑或者为了规避某种风险，将真实的档案信息或材料进行替换，隐瞒真实情况，严重影响了当事人的档案信息可信度和可靠性。因此，有必要构建规范化和标准化的检查和监督机制。立足于宏观角度对事业单位人事档案信息进行管理，避免管理水平和管理质量下降，并定期对档案中的材料信息真实性、合法性进行核查，审查过程中尽量做到公开和透明，防止暗箱操作，蒙混过关现象。

3.5 建设档案管理信息化平台

事业单位的档案管理工作要顺应时代发展要求，与时俱进，就要与先进的信息技术和互联网技术等相结合，构建专业化的、网络化的、开放式的档案管理信息化平台，并设置专门的人事档案信息库作为该平台的主要人事信息来源。同时，还要设计一套相对健全的档案数字化管理软件，为该信息化平台提供服务支持，提高事业单位的档案管理工作效率，降低档案管理成本。

3.6 加强对档案管理人员的专业技能培训

社会主义建设新时期，事业单位档案管理工作给相应管理人员提出了更多更为严格的要求，档案管理工作人员的专业技能和综合素养直接决定了档案管理工作的质量和水平。因此，有必要加强对档案管理人员的专业技能培训，构建相应的培训制度，定期组织相关理论知识和实践教育培训，促使档案管理人员不断更新管理理念，丰富理论知识，提高专业技能水平。严格执行持证上岗制度，并对上岗资质等进行年度审核，为事业单位培养专业性、复合型、综合性、创造性档案管理人才。还可以通过外聘的形式，引进具有良好政治素养、较强法治观念、丰富理论知识和实践管理经验的、精通计算机技术和信息处理技术的高学历档案管理人才，以适应新时期事业单位档案管理工作需要。

4 结束语

根据上述分析可知，随着我国事业单位档案管理工作的不断深化改革，越来越多的人开始重视档案管理工作，这使得事业单位档案管理工作的信息化管理工作面临巨大的机遇和挑战。如何做好整合规范中事业单位的档案管理工作成为当下事业单位面临的难题。传统的档案管理工作模式已经不能满足新时期发展需要，计算机技术、互联网技术、信息处理技术等先进技术的开发和应用不仅能够有效提高事业单位档案管理工作效率和质量，而且还能有效推动事业单位档案管理工作的专业化、规范化、科学化和信息化建设。为此，本文研究提出了改变传统的档案管理理念、落实档案信息知情权、认真做好流动人员的档案管理工作、构建规范化和标准化的检查和监督机制、建设档案管理信息化平台和加强对档案管理人员的专业技能培训的有效措施。