试论如何做好查档利用工作

张延红

（玉林市玉州区卫生计生监督所，广西 玉林 537000）

目前，随着我国社会经济发展水平的不断提升，档案资源在其中发挥着非常重要的价值作用，而档案资料机制发挥与查档利用工作质量之间有着非常密切的联系。通过查档利用工作的实施，可以实现单位与社会利用主体之间进行有效交流，不但可以将单位内部的形象体现出来，同时还关系到了单位档案工作人员的服务形象。因此，对于档案工作人员而言，不但要对先进的档案管理知识进行全面掌握，同时还需要不断提升自身的综合素质水平，通过查档利用，与社会群众之间搭建沟通桥梁，并在此基础上形成以人为本的服务理念。

1 全面掌握收藏内容，对档案存放位置进行明确

各单位在开展相应的档案管理工作时，需要在单位内部设立单独的档案管理室以及查阅室。其中，档案管理室主要是进行档案资料的复印与扫描工作，档案查阅室主要是对档案目录进行检索。在库房中，主要是对各类文化档案以及会计档案等进行有效保存。对于查档接待工作人员而言，首先需要对档案资料的实际状况进行全面了解，同时对收藏内容进行全面掌握，从而在人员需要对档案资料进行利用时，才能准确提供所需要的档案内容。并且，在查档接待过程中，工作人员一定要保持热情的工作态度，结合具体的需求，将档案资料及时提供给所需要的人员。为了保证查档利用工作可以实现顺利开展，查档接待工作人员在对具体情况充分了解的基础上，还需要对档案资料的存放点进行明确，充分了解档案结构的具体分布情况，并加深印象，避免在管理利用工作中出现问题。查档接待工作人员只有对具体存放位置熟悉之后，才能在更大程度上提升工作效率，保证后期各项工作可以实现顺利开展。

2 对计算机技术进行更新

现如今，随着我国科学技术水平的不断提升，信息技术在各个行业中实现了非常广泛的应用，对于提升工作效率和质量有着非常重要的作用。同样，将信息技术应用于查档利用工作中，可以转变传统手工检索的方式，从而实现电子化的档案检索流程。因此，对于档案接待工作人员而言，不但要对手工案卷目录以及检索进行全面掌握，同时还需要加强对计算机检索方式的学习。在对信息技术充分利用的基础上，可以构建出完善的目录数据库，按照大纲进行分类，重要可以将内容划分为入库档案类别、题名以及地址等。现如今，各单位已经转变了传统人工查阅方式，对电子目录查档模式进行了充分利用，在此基础上对于提升档案利用效率以及查找准确率有着非常重要的作用。

而要想将信息技术的价值作用充分发挥出来，首先，档案管理人员需要加强对文化知识以及技术方法的学习，对先进的档案管理技巧进行全面掌握，从而才能更好地投入到档案管理工作中。结合以往的档案管理工作进行分析，工作人员只需要掌握一定的科学文化知识就可，但是，随着新时期不断发展背景下，档案管理人员必须做到与时俱进，转变传统的思想观念，对自身所具备的知识结构进行优化与完善，并不断加强对新知识以及新方法的学习，从而在更大程度上提升自身科学文化水平。另外，档案管理人员还需要对知识内容进行不断更新，并对现有的知识结构进行创新，保证可以掌握丰富的文化基础知识。基于信息时代不断发展的背景下，档案管理人员还需要加强对计算机技术的学习，主要学习计算机的录入、保存以及刻录等技能。其次，对档案业务能力培养引起高度重视，一般主要包括档案的扫描、录入、加工、储存以及检索等技能。最后，对目前现金的档案管理以及保护方法等进行充分学习，在学习过程中不断提升自身主动性，从而促进自身业务水平可以实现不断提升。

3 保持热情的工作态度

针对到单位中查询档案的人员，一般都是单位或者是个人急需对某件事情进行解决，从而到单位中查找相应的资料。所以，往往查找档案的人员都比较着急，希望能为最短的时间内查找到自己所需要的档案。因此，档案接待人员一定要在思想上引起重视，做到耐心的帮助每一位查档人员，对查档人员所遇到的问题进行深入分析，从而为他们及时查找到所需要的档案，并帮助他们解决所面临的问题。

仅仅围绕档案部门所涉及的具体职能，严格遵守以人为本的基本原则，将查档利用工作价值作用充分发挥出来，从而全面做好档案服务工作。结合实际情况进行分析，对于档案接待岗位而言，涉及的工作内容比较多，而各项工作又比较单调，所以具有非常明显的复杂性以及枯燥性。因此，针对查档利用工作人员而言，一定要沉下心来，不能惧怕工作困难，认真析取经验，在面对人员的询问时，一定要做到耐心解答。在实际工作中可能会遇到一些问题，比如，来人不能将实际状况如清洗的表达出来，这就在一定程度上增加了查档利用工作开展难度。在面对这种问题时，查档工作人员可以向来人提供一些启发性的问题，并根据来人所面临的实际情况，对问题进行细致的分析，并作出准确判定，从而对所需要档案材料进行准确查找。对于所涉及的案卷与文件，一定要做到仔细查阅，主要是为了防止一些遗漏现象的产生，从而为档案利用人员所面临的问题进行合理解决。

为了方便社会群众更好的查阅到所需要的档案，单位档案管理部门可以制定出明确的“查档指南”，将查档利用工作职责、办事时限、办事程度以及办事人员具体职责等进行全面公开，保证满足一定的透明性。在开展相应的查档利用工作时，一定要严格遵守公平公正的基本原则，做到用心来履行自己的职务。明确具体的工作流程，在更大程度上提升查档利用工作效率和质量，给与高质量的服务，从而得到群众满意度。当做好以上工作之后，才能将工作人员实际的业务能力以及工作态度充分体现出来，在保证档案服务工作水平提升的基础上，对档案利用人员快速、准确查找到所需要的档案材料。

4 做好档案查档利用过程中的保密工作

首先，在日常档案管理工作中，需要对绝密档案进行严格管理。绝密档案的调阅、移动以及销毁等，都必须办理严格的手续，并由领导人员进行审批，严格履行自身的登记职责，在手续中进行签字，无论是什么身份的人，都不可以擅自对绝密档案进行调阅。在绝密档案利用完之后，需要在第一时间内进行清对，并对完整性进行检查，避免档案在调阅过程中出现失密或者是泄密等问题。如果发现存在问题，一定要在第一时间内对问题产生的原因进行明确，并及时采取有效的措施进行解决。在档案保密工作中，库房管理属于其中的重点内容。针对档案库房而言，是严格按照我国相关规定，单独进行构建的，但是，因为存在条件限制的单位，通常会将档案库房设置在办公楼中。在这一过程中需要引起重视的是，不是任何办公室都可以当做档案库房进行使用。基于档案保密的角度上进行分析，虽然可以将库房与办公室之间进行划分，当时却无法将库房与阅览室之间进行划分，同时，不能将库房设置在办公楼的最底层，库房门窗应该采取一定的加固处理措施，从而才能避免档案盗窃问题的产生。档案库房应该安排专门的人员进行管理，并制定出完善的库房档案管理制度。结合相关的实践结果进行分析，做好查档利用保密工作，对于维护查档利用工作安全性有着非常重要的作用。

5 对查档步骤进行完善

5.1 填写查档调阅登记表

需要对档案材料进行查阅与利用的人员，需要对“查档调阅登记表”中的相关信息进行准确填写，尽可能将更多的信息填在表中，比如，档案涉及事件的发生时间以及事件的具体内容等，对需要进行解决的具体问题进行填写，这样查档利用工作人员才能根据“查档调阅登记表”中所填写的相关信息，为利用者及时提供所需要的资料。

5.2 正确利用检索工具

通常情况下，当利用人员对公开档案资料进行使用时，应该自己查找档案室所提供的开放档案检索工具。各部门档案信息可以通过查档接待大厅的档案信息检索系统直接进行查找。在对时间比较久的档案目录进行检索时，利用人员可以通过档案网直接进行查阅。

5.3 档案复制与出具档案证明

利用人员在使用档案之后，需要进行复制的，需要严格按照要求填写“复印通知单”，对档案资料名称以及案卷与页码等进行准确填写。在经由档案管理人员同意之后，由查档接待人员对其所需要的业务进行办理。只要是同于凭证而摘录的档案资料，都需要由档案管理人员严格按照相关规定，经过工作人员同意之后进行摘录，并且在摘录完成之后，需要与原件中的内容进行准确对比。

5.4 填写查档利用效果登记表

在档案查阅工作完成之后，档案利用人员需要对“利用效果登记表”中的相关内容进行准确填写。在填写的过程中，一定要做到仔细阅读档案、文件以及资料中的内容，然后对查档利用效果进行准确填写。

6 结语

综上所述，对于查档利用工作而言，因为涉及的内容比较多，所以在整体上具有非常明显的繁琐性以及复杂性。特别是在新时期发展背景下，档案内容也在原来的基础上发生了很大的转变，这就对查档利用工作人员自身水平提出了更高的要求。因此，为了满足档案利用人员需求，一定要不断提升自身综合素质水平，从而保证查档利用工作可以实现顺利开展。