科技部门建立电子档案的探索与思考

秦彩霞

（南京市江宁区科学技术局，江苏 南京 211100）

科研档案，是用来记录科学技术研究过程中重要成果，以及相关操作人员的实际心得和重要感受，在实际的科研过程中，有着十分重要的现实意义。但是在信息记录的过程中，必须要结合有效的手段，做到准确、详实的记录，方便调取，电子档案就有着十分重要的现实意义。

1 科技部门建立电子档案的意义

科技部门在实际工作中所得到的重要成果，是国家新时期科技研究的成果，也是所有工作人员智慧的结晶，更是社会发展过程中的宝贵财富，这些信息的收集，也具有十分重要的意义，和实际的利用价值。但是在以往的工作中，这些信息的记录都是零散化的，没有形成一个完整的体系，并且随着时间的推移，许多的信息都出现了遗失以及记录不全的情况，这是一种科研工作中的损失，这种问题急需得到解决。

随着科技的发展，大数据时代的到来，电子档案的建立，就可以很好地解决相关的问题。科学技术就是第一生产力，党的十八届六中全会就明确指出：要树立五大发展理念，其中，要用特别注意创新发展的战略地位。在实际工作中，也要尊重新技术的融入，电子档案技术就是全新的科学技术，对于实际工作来说，有极大的实践意义。

首先，电子档案技术是现代化管理模式的趋势。要想实现工作效果的提升，就要积极的探讨新的工作元素的融入。科研院所档案管理的信息化和智能化是增强档案的利用率的有效办法，也是实现档案信息再利用的有效手段。通过信息的电子档案的建立，可以有效地实现科研院所记录信息价值的再次挖掘，对于社会的发展和积极的进步有着极其重大的促进作用。

其次，电子档案的建立有利于实现档案管理的便捷性。原有的人工记录的档案，在查找的过程中还是颇为不便的，尤其是在面对巨大的档案存储信息的时候，完全是毫无头绪。但是电子档案就可以有效地克服这样的弊端，可以通过关键词的检索迅速地找到信息，十分的便捷。并且由于这种科学技术元素的融入，更加实现了信息查询的便捷性。

2 科技部门电子档案建立的策略和方法

2.1 通过电子档案的建立，让信息存储更加便捷

信息技术之所以能够迅速崛起，在全世界范围内得到广泛地使用，就一定是具有它的优势的。在实际工作中，它具有空间存储的优势，方便维护的优势，以及便捷应用的优势，这些都在实际工作中具有非常大的现实意义，对于我们的实际工作具有十分重大的辅助作用[1]。

首先，它有着空间存储的优势。在建立电子档案以后，首先可以节省大部分的人力和物力成本，省去了对于原有纸质档案的管理和维护，纸质资料容易受潮，虫蛀，意识等，电子档案就可以去安全避免这些弊端。可以在科研院所建立起电子档案，虽然最初的录入阶段，这是一个庞杂的工作，但是在录入完毕之后，就可以做到一劳永逸。可以利用电脑硬盘，网络光盘和电脑网盘，对于这些信息进行存储，这样就可以永久的保留这些宝贵资料。

其次，在搜索的过程中，电子档案也可以实现便捷的服务。手工记录的档案在查找起来的时候，还是特别的不方便的，尤其是年代久远的资料，更是不容易查找，很多重要的资料也因此而遗失，这是一种科研方面的损失，也不便于科研资料的整合。但是电子档案的建立就可以避免这些缺陷，它的检索功能，同类资料比对功能都是十分先进的，只要输入相关的关键词，就可以分分钟的实现信息的提取工作，为了工作的开展，和资料的提取提供了极大的便利，有效地减少了工作的时间。这就是科技进步带给实际工作的重要保障，具有划时代的意义。

2.2 加大基础设施的投入，确保设施的配置

档案管理是一个动态的，不断发展变化的工作，它既要保护已有的历史信息，还要实现新的信息的不断融入，这个过程当中，需要相关的工作人员持之以恒、孜孜不倦的工作。在实际工作中，不仅仅需要持续的人力、物力的投入，还需要一支具有专业水准的队伍，进行这一项复杂的实际工作。原有的档案记录工作，管理者只是注意档案的存放和借出的记录，觉得这就是对于档案的有效管理，其实就是由于这个过程中责任人不明确，反而造成了档案的遗失，出现工作中的纰漏[2]。

俗话说得好，“工欲善其事，必先利其器”，在工作的过程中，必须具有相关的物质保障，才能够保证工作的有序进行。首先在硬件设施的配置上，要引进先进的计算机设备、专业的扫描仪、打印机等设备，这些都是实现数字化，信息化档案建立的必要手段。其次，在软件的配置上，也要注意网络系统的建立，数字化网络联网设施的引用，形成一个互联互通的网络环境，实现信息电子化的作用的最大化。

同时要注重三个方面工作的开展。首先是电子文件管理系统，电子档案就是把原有的纸质的档案录入到电子系统当中，把这些资料有效地转变为便于存储的电子信息，方式管理和使用。其次就是室藏档案的数字化，就是把以往存储的重要档案做到网络上传工作，实现由平面化向着数字化的转变，最后一项工作就是档案信息的网络服务，对于所需要的信息可以及时地进行网络搜索，建立起相关的信息网站，针对相关的受众提供有效的服务，这也是实现了科研部门相关信息的社会化，实现了信息共享，有利于国计民生。

电子档案建立的相关工作，不仅仅要靠硬件设施的引进，还需要一系列的相关工作作为保障。硬件和软件的设置要互相配合，用高科技的技术手段，结合专业的设备，实现新时期工作的有效性，促进信息技术的划时代的发展。

2.3 抓住核心环节，确保电子档案的有效性

电子档案建立过程中，有很多关键性因素[3]。在电子档案建立的过程中，需要注意一些相关问题，文件档案的管理，文件档案的接收，文件档案的利用以及文件档案的鉴定，这些工作董事档案管理过程中所要注意的问题，这些问题相互制约，又相互的促进，组成了档案工作的全部内容。

首先，是对于相关档案的管理。首先要做到分门别类的整理起来，科学技术、实践操作、心得体会、经验总结，这些都需要分门别类的收录起来，建立起统一的文档，在实际工作中，可以根据相关的需要进行资料的检索，这样就可以为了以后的实际工作提供信息的保障。

其次，对于文件地接收也需要注意，现代化的信息整合技术的确具有极大的优势，但是对于信息的甄别也是需要注意的问题。对于信息的真实性和准确性是首先需要注意的问题，科学技术部门需要具有工作的严谨性和科学性，所以对于相关知识必须要有效的甄别，才能够收录进来，以免造成混淆。对于相关信息的上传，也要做到专人负责，设置信息入口密码，避免相关责任人任务职责不清，造成工作的混乱，影响整个信息库的建立。

再次，文件档案的利用和鉴定也需要引起足够的重视。对于科技部门的科研成果，具有科研价值以及相关的社会价值。它的科研成果，最大的价值就是推动科技发展，提升科技带来的生产力，促进国家经济的发展，一级人民的生活水平的提高。对于这些资料，就要及时的整理，结合相关部门做好论证，有价值的信息要积极地投入到实际工作中；不具有现实意义的信息要进行及时的整改或者删除，以免混淆视听。对于社会民众具有实际工作意义的信息，也要及时地通过信息部门网站进行发布，满足社会公众对于相关信息的知情权，实现科技部门的便民服务。

2.4 培养专业人才，促进工作有序发展

在完成科技部门信息存储电子化的过程当中，需要相关的人员作为保障，这些人员不仅仅要具有专业的素养，具有丰富的专业知识，还需要具有严谨的工作态度，只有这样，才能保质保量地完成相关工作，促进这一项工作的有效开展。

首先，在人才引进的过程中，首先要选择专业对口的相关技术人员，电子计算机专业，信息一体化专业等，都是首选的人才。他们对于电子技术具有专业的素养，懂得相关的知识操作，在理论上精通，技术上也独具优势，在此过程中，他们积极地投入到实际工作中，就是对于科技部门档案电子化的巨大推进力量。

其次，这些人员的相关业务培训也是十分必要的。在现代科技飞速发展的今天，技术的精进日新月异，对于相关的从业人员，也要加强岗位培训。对于相关的信息技术知识、网络化技术知识、还有现代管理技术知识，都需要做到及时、常态化的技术培训，促进技术革新，提升相关人员的科学技术水平，还有服务社会的实际能力，这些都对于实际工作效果的提升，都具有重要的意义[4]。

在实际工作中，还要结合各种量化的指标来衡量相关人员的工作实际效果。在实际工作中，最大的现实意义就是要实现电子档案的有效存储，就要结合其信息整理的实际工作效果，进行量化考核。对于工作效果明显，完成的较好的工作人员要做到精神鼓励和适当嘉奖；对于实际工作中出现问题的员工要进行及时的帮扶，解决工作中出现的实际问题，直至完全解决。对于所有员工，引进绩效管理。在绩效管理的过程中，要发挥绩效管理对于相关人员的引导和约束的作用，也要发挥激励的作用，激励工作人员群策群力，促进档案电子化工作的有效开展。

3 总结

科技部门的电子档案存储工作势在必行，必须要大力的推进这项工作，才能彰显我国的综合国力，以及大力推动科技部门工作的决心。对此，我们既要意识到这项工作重要性，也要面对这项工作中存在的实际问题。通过技术的革新，方式方法的改变，相关人才的引进来解决实际问题，提升工作效果，确保此项工作的落实，为了新时代信息管理技术的精进而不懈努力。