高校学生档案管理的优化路径研究

陈久丽

（四川科技职工大学，四川 成都 610101）

学生档案室高效档案管理的重要内容及主要对象，由于学生档案所涉及信息范围较广、内容较多，很大程度上提高了其管理的难度。而伴随信息技术的不断发展和进步，其也为高校档案管理的创新提供了新的思路，作为管理者有必要抓住机遇，充分发挥新技术所带来的优势，提高学生档案管理的效率以及质量。

1 高校学生档案管理的现实意义

高校学生档案是学生在校期间所有参与社会活动、在校成绩以及奖惩的重要凭证，是学生在校期间的重要“见证者”，也是其未来走向所必备的“资质”。但值得一提的是，近年来由于高校建设数量的不断增多，扩招政策的落地，很多学校内部的学生档案数量越来越多，一旦其没有做好管理工作，后续“弃档”的情况就会屡见不鲜，再加上一些学生本身并不重视档案，毕业后也缺少保管好档案的意识，导致日后就职、缴纳社会保险、考取职称时会面临重重的困难和麻烦。所以从高校的角度来说，做好档案管理工作，不断提高对其重要性的认知，有助于保障档案材料的完整性以及真实性，更有助于其在学生未来的人生历程中发挥更多的作用。

2 高校学生档案管理存在的问题

总结多方面因素来看，目前高校学生档案管理存在的问题集中在这样几个领域：

2.1 思想意识淡薄

在高校学生档案管理过程中，如果相关从业者本身管理意识淡薄，就意味着管理措施和手段不严谨，相关要求落地不及时、传达不到位。如此很容易导致学生在面对档案——这样重要的资料依然保有一种“无所谓”的态度，等到日后走上工作岗位，发现在校期间档案出现问题时，常常追悔莫及。

2.2 体制建设滞后

目前，高校学生档案管理体制建设相对滞后主要表现在这样几个方面：首先，缺少明确的学生档案管理制度，这促使校内各个院系学生的档案一直处于较为分散的管理状态，再加上实际从事档案管理工作的人员往往是由其它教师兼任，并非专业的档案管理人才，故在实际管理过程中很容易因为专业性的缺失导致管理上的失误；其次，缺少档案监督的过程及相应的制度。现阶段大部分高校内部的学生档案都是由学校自行进行监督管理的，第三方一般不会（也无权）对其进行干预，这就促使高校学生档案的管理效果很大程度上为学校本身的教育环境及工作习惯所影响。缺少监督的档案管理过程直接意味着其缺少档案管理的公平性和公正性，甚至一些所谓的管理者会以权谋私，在管理过程中“搞小动作”，最终损害个别学生的利益。

2.3 技术应用落后

随着信息化时代的到来，高校档案管理手段和策略也面临着重塑和革新，其有必要借助现代化、先进的管理手段和技术，实现准确、高效以及节约化的管理，但是很显然在这个方面多数学校还有很大的提升空间。比如很多学校的学生档案因为进入大学之前已经存在很大的时间跨度，而在这份跨度当中，他们的档案大多是以纸质形式出现的，而进入高校以后档案信息开始呈现纸质档案和电子档案并行的状态，如此自然给管理增加了困难，当信息化手段不足时，就很有可能出现档案汇总、归集以及录入的失误。

2.4 主观能动不够

高校学生档案管理过程中，对学生档案的收集、宣传以及服务工作往往都充斥着被动性，多数学校都是采用入学尘封、毕业更新的方式，导致学生在校期间的很多荣誉、奖励、社团参与经历、社会实践经历等并没有及时的更新并纳入个人档案当中，内容存在严重的缺失。而且因为管理人员主动性的缺失，其也很难想到与就业指导中心、地方人才服务中心等的信息交流与共享，更无法在就业指导以及职业选择、校企合作过程中的重要作用。

3 高校学生档案管理的优化路径

鉴于高校学生档案管理目前存在的问题以及不足之处，笔者认为可以从这样几个角度做出调整和优化：

3.1 加强宣传教育，提高思想重视

高校学生档案管理工作出现问题的一个重要原因在于管理者思想意识的不到位、不重视，所以相关部门有必要加强校内有关学生档案的宣传教育工作，进而多维度地提高各方面的重视程度。

1）不断完善校内学生档案宣传体系。高校内部可以通过展览、讲座以及社交媒体应用等多样化的传播手段以及宣传方式，不断完善校内档案管理宣传系统，提高广大从业者甚至档案持有者对其的重视程度，确保每一种宣传途径都能够充分释放其应有的价值。除此之外，为了保障宣传效果，还可以将其和大数据进行充分地融合，保证传播的到达率。

2）建立健全学生档案反馈制度，及时感知校内档案管理的实际情况。首先，建立并落实校内学生档案使用登记制，强调电子化申领和纸质记录“二合一”；其次，构建校内学生档案用户反馈制，具体包括两部分内容：一是学生作为档案使用者、作为系统用户对服务所进行的反馈，二是就校内档案管理宣传工作效果方面所进行的反馈。第一，学校可以根据自身的实际情况，在校内指定地点设置意见箱，让学生可以随时以不记名的方式向校内档案管理部门提出建议，这样有助于收集学生们的真实想法，更可以减少其心理负担；第二，高校内部的档案管理部门可以通过定期制作和下发问卷的方式，及时统计和回收学生们所反馈的信息，增加对于宣传力度以及效果的感知；第三，借助校内互联网平台及时收集有关档案管理和应用的反馈信息，比如可以让学生在校内网页上进行留言，及时从用户体验的角度排查问题、发现不足，改进问题。

3.2 健全体制制度，完善保障体系

作为高校档案管理工作的重要对象以及主要工作内容，高校需要重视并且不断完善相应的体制建设，落实相应的保障措施。首先，需要结合学校的实际情况以及上级部门下发的相应指导文件和要求，制定契合本校实际的、具有可操作性的档案管理制度，并严格落实相关责任，确保任何工作都能落实到具体的岗位，保障工作效率；其次，提高学生档案的管理水平需要构建相应的人才保障，高校需要加强管理人员的业务培训，不断提高其综合素质以及责任意识，确保其能够完全满足新时期档案管理的各项诉求，切实提高管理水平；再次，加强校内档案管理的组织保障工作。第一，要从学校角度出发，对学生档案管理流程进行严格的规定和约束，从学生入校接收档案开始一直到学生毕业离校投递档案，要严格流程；第二，学校需要设立统一的专属部门用来管理学生档案，同时保持内部工作人员在岗位和职能设定方面的独立性；第三，高校内部各个部门之间应加强合作，集合多方面力量来加强对学生档案的管理。学校内部的管理层需要结合学校的实际情况，明确划分关联部门（辅导员、档案管理部门、教务处、校医务室及心理咨询部门等）的责任，由档案管理部门进行档案汇总和信息搜集，确保全面了解学生的特点和信息；第四，加强政策保障。除却前文所提及的高校需要从自身的实际情况出发，加强相关制度的建构外，还要从国家层面完善学生的档案管理制度。国家档案管理部门、教育部门需要结合已有的法律法规，根据高校的管理情况、学生学习以及就业情况、用人单位的实际需求情况，提出针对性的档案管理建议并生成相应的辅助性管理制度，这样可以让学生的档案管理资料、整理标准、投递安全等进行规范；最后，加强环境保障。其主要包括两方面内容，一是优化学生档案的管理环境，二是加强档案管理所需的基础建设。前者意味着学校方面要选择合适的库房进行档案资料的保存，并且控制好内部的温度以及湿度环境，要优化校园的人文环境，不断提高其对档案的重视程度；后者意味着学校必须建立标准的档案馆以及档案室，根据学校的学生档案数量情况，建立足以满足未来二三十年内学生档案存放的空间，将档案整理室、库房以及调阅室进行分开设置，确保档案查询及管理工作能够各自拥有较为宽松的空间，同时加强日常防火、防盗、放光、防潮等基础保护工作。

3.3 加强信息建设，深挖档案利用

因为高校学生档案具有数量多、信息多、内容广泛的特征，所以要想完整记录学生在校期间的成长轨迹，有必要强调信息更新的及时性以及记录内容的完整性，而在信息技术不断发展的今天，其无疑为这样目标的充分实践提供了强有力的支持和保障。首先，加强数字校园建设，关联其信息到档案管理层面。通过二维码、终端定位等方式，将校内精选、活动比赛、成绩录入等一系列项目信息直接关联到档案管理端口，确保档案信息的实时更新；其次，借助信息技术深挖档案潜在性信息，为广大学生提供高质量服务。加强对大数据的合理分析以及理性应用，通过大数据的对档案数据以及呈现的内容进行分析，探讨校内专业竞争力、就业前景以及学科建设分析等内容，进而为雪深的下一步发展提供保障和辅助支持；最后，借助先进的技术来完成对学生档案的有效管理和存储工作，通过设置权限（加密等）来让学生档案的安全情况得到更有效地保护，这样不仅能够确保档案存储的安全性，还能保证其信息的有效性、完整性以及真实性。

3.4 明确服务需求，创新服务方式

优化学生档案管理，意味着要进一步了解各方面对学生档案的使用目的以服务需求，以便能够在为其提供更为有效服务的基础上，优化服务方式、创新服务方式、节约服务成本、提高服务效率。首先，为进一步提高高校对于学生档案的使用率，有必要加强内部信息化建设，强调借助现代化的信息技术，依托分类管理的基本思想，在条件允许的情况下将过往的纸质档案慢慢转变为电子信息档案，以便于使用者能够快速借调、查询以及使用其中的信息；其次，要从有助于学生全面发展的视角出发，为其建立功能更为齐全、使用更为方便的档案管理平台，可以借助学校官方网站搭建的档案信息管理系统或微信程序、APP、微信公众平台等手段，将学生或者教师有关档案使用需求方面的服务部分转移到自助平台进行办理；最后，根据档案所总结、收集出的多方面信息，对学生的思想素质及学业情况展开综合性、多维度地评价，促使这些评价内容可以成为学生自我认知、发展以及未来择业道路上的有力参考，对于其更好地选择考研学校、选择工作单位，实现自身的价值和理想，提供帮助。

综上所述，当下高校学生档案管理工作确实存在一定的问题和不足，如果不加以调整、改进和革新，很有可能会成为制约高校建设和发展的存在。因此高校需要在重视档案管理的基础上，与时俱进，加强对信息技术及电子载体的有效使用，在秉承安全性和科学性原则的基础之上，做好档案管理方式的优化和革新，不断提高内部档案管理效率，促使其能够更好地为广大师生提供高质量的服务。