档案管理工作的重要性探讨

秦卫华

（山东省单县殡仪馆，山东 菏泽 274300）

档案管理主要是以资料最为主要的载体，构建完善的档案管理信息平台和档案实体资料管理模式等等，以各项服务导向为主来进行有效的管理，在档案管理工作中包含的是搜集和统计等不同的工作内容，在实际管理时，需要建立更加全面的管理系统，保证档案管理效率的提高，为实际工作提供必要性的支撑，推动档案管理行业的稳定发展。

1 加强档案管理的重要性分析

1.1 有助于突出规范性的工作理念

加强档案管理有助于突出规范性的工作理念，使得档案管理能够具备先进性的特征，档案管理工作本身具备保密性的要求，为了保证重要档案信息不会出现泄露的问题，需要采取集中式的管理模式，加强对不同工作环节的有效管理和控制，例如进行档案袋的统一印制，或者是进行信息化的建设工作，开展科学的培训模式，确定统一的档案整理和验收方式，这些都是档案管理工作中的重要工作内容[1]。在后续工作中需要制定档案服务的创新模式，实现档案管理模式的不断优化和调整，更加统一规范档案的收集和保管等工作，从而推动档案基础工作的不断发展以及进步。在实际工作中需要将理论和实践进行有效的融合，通过科学的管理模式来使档案管理工作能够朝着先进而规范的方向不断的发展，支撑实际工作效率的提高。

1.2 有助于保证档案管理工作的安全系数

通过档案管理能够使档案管理工作安全性得以充分的保障，在档案管理工作中，无论是档案的查询还是建立档案时，都需要通过规范和信息化的监督来保证档案信息能够具备完整性的特征，因此需要将安全性落实到档案管理的各个环节中来，提高档案管理的效果和水平。在当前档案管理工作中采取的是集中式的管理模式，使得档案管理的安全性能够得以充分的保证。同时在查阅方面建立了完善的监督机制以及管理模式，通过身份系统的验证来进行有效的管理，一些没有身份权威的人员不得查阅相关的档案信息，这样不仅可以推动行业的不断发展，还有助于使档案管理威严性能够得以全面的突出。

2 当前档案管理工作中的问题

在新时期下加强档案管理工作是非常重要的，不仅可以促进档案管理工作的规范性发展，还有助于保证档案信息的安全系数，但是在实际档案管理工作中所暴露出来的问题也具备复杂性的特征，因此在新形势下进行档案管理工作中需要从这些问题入手提出有效的优化措施，从而使档案管理工作的先进性能够得以充分的保证。从整体上看，当前档案管理工作中的问题主要分为以下几个方面：

2.1 档案管理认识程度的不足

为了使档案管理工作能够更加规范地进行，在实际工作中需要突出档案管理本身规范性的特点，从而为后续档案管理工作提供重要的支撑。但是在当前档案管理工作中还存在着认识程度不足的问题，比如在实际工作中只是接收到上级部门的要求和通知，才着眼于档案的整理以及搜集，在材料准备过程中并没有全面地进行信息的记录，使得档案信息存在着分散的问题。不仅会造成人力资源的浪费，还会使得实际档案管理效率无法得到全面的提高，影响日常工作的科学进行[2]。同时由于管理认识的不充足，在档案管理工作中也并没有加强信息化的建设力度，只是停留以往的管理模式，采取人工的方式完成档案信息的搜集，这给后续的档案管理工作带来诸多影响因素。

2.2 档案收集的不齐全和不规范

在档案管理工作中档案的搜集和整理是非常重要的，但是在实际管理工作中还存在资料收集不齐全和不规范的问题，比如一些重要的试验报告没有存盘，管理人员频繁的更换，没有做好日长的交接工作，很容易会导致一些档案管理缺乏连续性的特征，出现材料流失的问题。虽然一些档案资料是开放的，但是并没有做好档案信息的有效备份，如果这些信息在查阅时出现被损毁或者是丢失问题的话，那么会对行业发展带来严重的损失。另外在档案资料中一些不规范的现象是非常普遍的，比如表格内容和格式的不统一，名称前后的不一致，这些都是在当前档案管理工作中暴露出来的问题。

3 加强档案管理工作的策略

3.1 提高对档案管理的重视程度

为了使档案管理工作能够具备规范性的特征，在实际工作中需要加强对档案管理工作的重视程度，从而使得档案管理工作可以更加科学地进行。首先相关单位领导人员需要加强对档案管理工作的重视程度，以此来制定统一的评估规范以及实施细则，建立不同的档案管理指标，根据不同的内容来提高档案管理的效率[3]。同时还需要根据行业发展现状来制定特色化的档案管理模式，对于档案的归档范围来说，要满足日常的发展需要，以数据评估指标作为主要的基础来使档案管理工作能够具备科学性的特点，不断提高档案管理的效率和水平。同时在各种档案管理工作中，需要以实际行业发展状态作为主要的中心，明确档案管理的重点，以此来提高档案管理的效率以及水平。另外还需要清晰的界定有关档案材料的收集范围和内容，做到更加科学的管理，从而使得当然管理效率和水平能够得到全面的提高。

3.2 加强信息化的建设

由于档案管理中所包含的信息具有复杂性的特征，因此在新时期下进行档案管理工作中需要加强信息化的建设力度，灵活应对在档案管理工作中所遇到的问题。比如需要根据档案信息的检索和利用要求，建立电子信息归档档案，录入行业数字化建设的总体规划工作中，同时还需要贯彻落实责任制度，从而使得不同部门能够明确自身工作职责，更加高效地完成档案的管理工作，相关部门需要加强设备和资金的投入力度，尽可能的完善档案的信息数据库，通过档案的智能管理目标来完成计算机的检索以及编目，利用行业发展动态和资金支撑，构建自动化的办公管理模式，更加高效率地完成新的采集以及传输等相关的功能，突出档案管理与时俱进的特点。在信息化建立时还需要开展必要性的培训工作，向相关岗位人员讲解信息化操作的技巧和信息化档案管理的主要落脚点，从而使得档案管理工作能够朝着更加完善的方向而不断的发展，满足行业的发展要求。

3.3 转变实际服务方式

在档案管理工作中还需要转变档案的服务方式，不仅仅要局限于以往的工作模式，还需要从资料的提供者向信息服务者而不断的转变，在实际工作中需要充分利用网络化的技术来降低相关岗位人员在归档方面的一些压力，避免由于人为因素而出现失误的问题。同时还需要建立网络档案咨询平台，为用户提供必要性的服务，节约在检索方面的一些时间，打破时间和空间上的一些限制，提高档案管理的水平。在档案管理工作中，需要根据新时代的发展方向形成新的格局，结合单位的核心业务来提高档案管理的效率，获取档案管理工作的主动权。档案管理工作在单位内部发展中的重要作用是非常突出的，因此需要根据服务方式的不断转变，纳入单位的实际发展规划中，以此来构建更加系统性的管理模式。

其次还需要将档案管理工作和其他业务进行共同的规划，严格按照工作要求及标准履行好不同的职责，完成资源的统一性管理，在后续实施时，需要建立完善而科学的学习资源的归档策略，做好纸质档案和电子档案的有效管理，真正构建新型的档案管理格局，从而使单位的各项业务可以更加有序地进行，凸显现代化的档案管理新模式，提升最终的服务水平。

3.4 充分挖掘档案的资源价值

档案管理在行业中发挥的作用是非常突出的，因此在实际工作中需要充分挖掘档案中的资源价值，从而使得档案管理效率能够得到全面提高。在大数据的影响档案中的内容逐渐朝着多样性的方向而不断发展，为了给实际工作提供重要的支撑，需要根据档案管理的要求以及标准来提高后续档案管理的针对性，从而突出现代化的工作模式。首先要尽可能的将档案管理中的资料转化为高价值的资源，档案管理人员需要更新资源知识结构，提高尊重管理水平，并且将档案管理工作中的显性知识和隐性制定相互的结合，将信息资源挖掘力度，推广到新的战略高度中，从而使得档案管理中的有价值资料能够转变为真正的生产力，提高档案管理效果以及水平，其次还需要创新传统档案资料的开发利用模式，要通过档案管理服务的转型升级来进行全方位的凸显，相关档案管人员面需要加强和其他部门人员沟通以及交流，明确在新时期下档案管理工作的重要价值，充分挖掘档案本身的信息服务功能，同时还需要利用互联网技术完善档案信息资料的统计工作，尽可能提供更加丰富的档案咨询以及共享，实现档案服务管理模式的不断创新以及发展。在档案管理工作中，需要相关人员转变自身的工作观念，根据档案管理工作的要求以及标准，实现经验的不断总结，作出更加科学的发展规划，从而提高档案管理的效率。

3.5 实现全过程的管理

档案管理工作需要具备规范性和标准化的特点，灵活应对在以往档案管理工作中所遇到的问题，在进行档案管理工作中，需要开展档案跟踪服务，注重资料的归档以及处理，并且还需要根据单位档案服务的工作需要来提高信息资源管理的效果。特别是和本单位相关的重要文件材料，需要使档案人员积极地参与其中，根据完善的工作素质来保证档案管理工作效率的提高，确保档案从形成到归档过程中能够具备精准性的特点。例如在录有关重要业务活动的档案信息时，需要相关档案人员提前创建档案目录，并且做好标准化的信息归档工作，又比如说对于各种电子文件的管理来说，需要马上进行收集和归档，之后再进行分类，了解不同电子档案中的内容，做好类型格式的统一调整，从而使得档案管理工作能够具备规范性的特点。

4 结束语

在新时期下加强档案管理的重视程度是非常重要的，在实际工作中，需要根据当前单位的管理水平和单位业绩的衡量指标来优化档案管理的模式，将创新理念落实到不同的工作环节中，从而使得档案管理方法能够具备真实性的特征，全方位地反应行业当前的发展成果，从而使得档案管理水平和效率能够得到全面提高。