机关及事业单位档案的价值与作用分析研究

李挺军

（江西省儿童医院，江西 南昌 330006）

档案的利用价值，是指档案能够满足社会需求，即档案的原始记录或者知识信息能够满足一定的社会需要。档案可以发挥其作用，充分反映自身价值，因此档案的作用就是档案的价值。此外，档案的管理也是机关及事业单位需要重视的问题，随着网络信息技术的发展，构建网络信息化档案管理平台是事业单位及机关跟上时代发展潮流的必然举措，档案管理信息化不仅能为事业单位管理档案工作提供方便，有效防止档案的丢失与混乱，而且还能为机关及事业单位的经营决策起到一定的参考作用，进而保证机关及事业单位的可持续发展。

1 档案的价值

1.1 档案是机关及事业单位工作的考察凭据

档案记录着机关公务活动、事业单位经营活动、机关及事业单位的人事变动和机关及事业单位工作人员的工作情况等，能够有效反映机关和事业单位经营完成活动。其次，档案是机关工作中非常重要的辅助工具，也是处理机关业务和履行职能的重要手段，查考和利用该机关及事业的档案，才能客观、准确的分析事业单位及机关的经营管理活动。

1.2 档案是政府机关、事业单位生产活动的参考依据

生产活动是档案的来源，记录了企业在发展过程中积累的宝贵经验，可以为企业的社会建设和生产活动提供重要的参考依据。科技档案是企业现代生产和科学管理的重要参考依据，既能使机关及事业单位经营管理向规范化、合理化方向发展，又能提高机关及事业单位的生产力。

1.3 档案是机关、事业单位进行科学研究的依据和条件

档案是记录以往研究成果的参考材料，其真实性和可靠性被任何材料都不可替代，因此成为科学研究工作的重要参考依据。根据科研理论和科研实践，档案是科学研究的重要基础。在实际科研活动中，档案不仅可以提供原始记录供参考，还可以供科学研究参考前人的经验记录作为间接参考。其次，将前人的实践记录作为参考，并总结前人的经验，吸取前人经验教训，能够避免走弯路，推动科学研究的进展，进而推动社会的发展。

1.4 档案是政府机关和公共事业机构的宣传教育材料

这些档案记录了不同历史时期的反动力量、进步力量和各种英雄的事迹。它们是读书、文艺创作、举办各种展览、向人民教育革命传统和爱国主义的生动材料。他们内容丰富，有强烈的说服力和吸引力。近年来，档案充分发挥了档案的宣传教育作用，建立了档案作为爱国主义教育的重要基础，进而保证思想政治教育及爱国教育的有效性。

2 档案的作用

2.1 档案具有凭证作用

档案的形成规律和自身特点所决定档案的凭证作用，其在法律上具有权威性。这是因为：1）站在档案的形成角度来看，档案能够准确、真实记录当时、当地、当事人活动，且人为很难改变档案记录的事实，因此，档案具有较高的真实性和可靠性，能够使人们信服。2）档案能够记录各种合同、手稿、转让书、录音、录像等，这些原始标记都能够记录着机关和事业单位的经营活动，能为考察机关和事业单位提供参考。

2.2 档案具有参考作用

人类的社会活动多样，档案内容也丰富多彩。档案既有成功经验又有失败经验教训，思想和实验观察数据；社会变革和生产发展。与书籍、信息和资料相比，档案的参考价值更具有真实性、准确性和可靠性。

3 档案作用的规律和特点

3.1 档案价值的及时性和档案价值的扩展

该文件的值是及时性的。档案的及时性是指某些档案有时的作用有限，如病历、实时新闻等。有些文件在短时间内可能具有较高的检查值，且利用率值较高，随着时间的推移，文件的值会逐渐减少。档案价值的及时性要求机关、事业单位工作人员准确判断档案的及时性，并适当地利用档案，避免因失去最佳开发利用期而失去部分或全部档案价值。

3.2 档案机密性会随时间递减

保密的程度与档案的保存时间成反比，这意味着它们保存的时间越长，其机密性越小。随着时间的推移，档案的机密性会降低，最终可以向全社会开放。目前机关及事业单位的档案机密性相对较强，因此，明确档案保密下降法有助于政府机关和公共机构进行档案管理，及时有效地开发档案信息资源，发挥档案的最大价值和作用。

3.3 档案发挥作用条件规律

档案的作用也将受到限制。档案的作用是客观存在，能否充分发挥档案的作用主要取决于三个方面：1）的社会发展水平。2）意识到的档案。3）档案的管理级别。认识这一规律，能够帮助机关及事业单位对档案的价值进行评估，并根据档案的价值对档案进行管理，进而发挥档案的最大价值与作用[1]。

4 合理管理档案提高档案价值的利用率—构建信息化档案管理平台

4.1 机关及事业单位构建信息化档案管理平台的必要性

4.1.1 有利于事业单位档案管理转型升级

合理的档案管理能够保证档案的最大价值，在信息时代，事业机构的档案管理工作也应当跟上时代的发展，利用信息技术手段，提高机关、事业机构档案管理工作的效率。档案管理信息可以通过信息技术来使用对机关及事业单位形成的各项工作档案进行系统化管理，既能减轻机关及事业单位档案管理工作人员的工作任务，又能够为机关及事业单位的工作开展提供合适的档案信息作为支撑，进而提高机关及事业单位的工作效率。

4.1.2 提升事业单位的管理水平

机关事业单位档案记录着机关及事业单位的各项经营活动，能够准确、真实的反映机关及事业单位的工作活动，让机关及事业单位的管理层人员能够实时观察公司的经营情况，并调整公司的经营计划，进而保证机关及事业单位的可持续发展此外，对机关及事业单位档案资源进行有效整合，提炼档案中所蕴含的丰富价值，能为机关及事业单位的工作及管理提供宝贵的参考资料。

4.1.3 保证档案的有效性和机密性

档案的有效性和机密性它会随着时间的推移而减少，即使不是通过使用该文件，就会造成档案的浪费，进而滞后机关及事业单位的发展。利用新时达网络信息技术建设机关事业机构的信息档案管理平台不仅可以提高机关事业机构档案管理人员的工作效率，减轻其工作压力；而且还能对机关及事业单位的档案进行系统化管理，机关及事业单位的管理层人员可以切实掌控档案的时效性，进而保证档案价值和档案作用的最大化使用。

4.2 构建机关及信息化网络档案管理平台的方法

4.2.1 强化档案管理信息化理念

机关和事业单位的领导和工作人员都应充分认识档案管理信息化对机关及事业单位发展的重要意义。领导应从总体情况出发，进行档案管理信息建设的宏观指导，树立榜样，主动参与机构档案管理信息建设，使机构和其他部门也参与档案管理信息建设，为档案管理人员提供培训平台，减轻档案管理工作人员的工作压力。其次，档案管理工作人员也应该主动增强信息化管理意识，积极主动的学习信息化档案管理知识和发挥档案管理信息建设的价值和作用，进而促进档案管理信息建设的建设。

4.2.2 完善事业单位档案管理信息化制度

任何一项工作的可持续推进需要完善的制度进行指导和约束，机关及事业单位档案管理信息化建设工作也不例外。一是机关、机构的主要领导，应根据档案管理信息建设的具体需要来确定，建设信息化档案管理制度体系，认真梳理原有的制度体系，消除不符合当前档案管理信息的信息构建过程的系统，以系统的形式及时解决档案管理信息生成过程中出现的新问题和情况，并将相应的系统集成到档案管理信息系统中。其次，实施后的系统能够真正发挥作用，因此，机关和机构管理应实施档案管理信息系统，充分发挥监督指导功能，档案管理人员严格遵循系统，并根据档案管理信息平台的系统流程，通过系统的改进，确保机构档案管理信息开发的可持续性。

4.2.3 培养机关、事业机构档案管理信息人才队伍

人才是政府机关、事业单位档案管理信息平台建设的重要保障。因此，机关和事业单位的领导人也必须重视人才培养和人才引进。1）系统对公立机构现有的档案管理人员进行培训，进一步提高他们的能力和质量，然后更好地适应信息档案管理。2）根据政府机关、事业单位档案管理信息建设的需要，引进了高水平的信息管理人才，提供引进人才、留住人才，充分发挥人才在事业单位档案管理信息建设中的政策处理和效益。3）通过机关、事业机构的档案管理信息建设，确保档案信息资源的合理利用。4）充分利用大数据、云计算等信息技术档案和信息资源进行总体规划和细化，保证档案信息的价值和作用能够的大最大化使用，进而推动机关及事业单位的可持续发展[2]。

6 总结

档案是政府机关和社会事业单位工作的调查基础、生产活动的参考基础、科学研究的基础和条件、宣传教育的价值、档案的凭证作用和参考作用，能够推动机关及事业单位的发展。但是档案的机密性和时效性会随着时间的推移而减弱，因此，如何合理的管理档案，最大发挥档案的最大作用，是公共机构和政府机关需要注意的问题。对档案的合理管理，可以从信息化角度入手，利用现代化网络信息技术提升档案管理的有效性，最大程度发挥档案的价值和作用，推动机关及事业单位的发展，进而推动社会的发展。