大数据创新档案管理模式及提升服务能力的思考

刘 静

（黄河水利委员会黄河档案馆，河南 郑州 450003）

在信息化时代下，档案管理人员应该分析新形势对自身工作提出的要求，合理应用大数据技术创新管理模式，提高档案服务水平。考虑到社会发展与技术有不可分割的关系，档案工作人员必须关注技术领域的发展，确定时代发展方向，定位档案管理工作，确定下阶段工作目标，创新档案管理模式，为公众推送优质的档案服务。

1 大数据时代发展特点

1.1 数据信息海量

在社会发展过程中进行调查，发现随着信息技术的应用，数据量爆发增长，我国各行业在信息化时代中，均会产生大量的数据与档案资料。相关情况可以反映企业的运营状况，也可以体现企业在市场中占据的份额[1]。

1.2 数据类型多

在大数据时代下，国内各类型数据资料会按照需求进行管理并且呈现集中管理的特征。在资料处理阶段按照档案特点分类管理，将档案分为设备机器类、管理模式类、科学研究等类别，提高档案保管、整理工作的有效性，同时方便大众查阅资料。

1.3 对数据安全有较高的要求

在大数据时代下，需要合理应用先进的数字技术与信息技术，提高档案信息内容的安全性与准确性。另外，应该根据调查完成应急处理与档案管理，提高档案管理工作的效率与效果[2]。

2 档案管理模式创新原则

2.1 依法治档

档案工作在我国社会高速发展下，需要得到各方各面的支持，这也可以推动依法治国战略的发展。在档案管理模式构建环节，在依法治国环境下，确定档案管理工作的目标，掌握工作需求，合理应用大数据技术，打造档案管理的新格局。创新档案管理模式，需要转换行政管理模式，同时应该积极推进普法工作，需要在法律规范下开展档案管理工作，同时推进档案管理三个体系建设[3]。

档案管理创新阶段需要在法律框架下，提高职能履行的能力，精确划分责任与权利，确定职责法定履行义务，不能涉足未授权的领域。完成不同所有制档案管理的划分工作，区分不同所有制单位的档案信息。另外，关注档案行政执法工作，需要加强相关工作的监督力度，对于各类档案违法事件，按照规定予以处罚，严肃处理，杜绝此类事件的发生。

2.2 纳入现代公共服务体系

档案服务属于政府公共服务内容，需要为公众服务。在档案服务期间，必须打破传统机关衙门的思想，了解公众对档案服务的实际需求，将相关信息作为工作导向。创新档案管理模式，开展共建共享的工作，为了使相应工作拥有良好的成果，按照实际情况以及工作需要，健全档案资源体系并通过开放制度，最大程度的发挥档案管理的功能效果，为公众提供优质的服务[4]。

2.3 使用新媒体技术

新媒体技术在信息技术高速发展的背景下出现，在多个领域得到良好的应用。随着网络平台的大规模建设、用网人数的增加为新媒体技术创造良好的环境，在此过程中档案环境泛载化特征明显。公众通过移动智能终端进入掌上APP查看用电量，根据结果选择是否进行电费缴纳动作。档案管理部门在新媒体背景下，应该确定相关技术在档案管理方面形成的影响，需要改变被动接受的状态，主动接触新技术并合理应用新技术，发挥新媒体技术在档案管理中价值，为档案管理工作新服务的构建提供管理方式[5]。

2.4 建立联动机制

档案管理部门在大数据时代下，确定工作目标，结合当下工作存在的不足，通过联动机制发挥自身的优势，完全展现部门职能作用。我国很多城市的档案馆选择与交通局合作，根据档案管理需要共同构建联动机制，该机制的建立方便建设项目规划验收工作，在工程竣工备案前完成预验收档案的工作，在正式验收后将其移交进馆。建设项目单位工作人员应该按照要求参加企业服务的见面会。在会上交流交谈与业务相关的内容，清楚业务流程，为工作的开展提供信息，由此提高档案信息的完整性、可靠性，让档案服务管理水平得到大幅度的提升[6]。

3 档案管理模式创新与服务能力提升的策略

3.1 培养管理人员形成大数据思想

调查社会档案管理工作，发现很多地方使用的档案管理模式陈旧，没有及时对传统档案管理模式进行优化、创新，仍然在人力作用下开展档案管理工作。传统档案管理是由工作人员整理资料内容后，登记数据信息，满足大众查阅资料的需求。因此，档案管理部门必须重视现代技术在档案管理中的应用，还需要根据工作要求，打造专业档案信息管理系统录入档案信息，为他人查阅信息提供便捷服务[7]。

档案管理人员需要形成大数据思想，清楚档案管理需要同时确定工作目标。在档案管理期间，合理应用现代化技术，使档案管理工作可以依托档案信息管理系统，进行资料分类管理。在此过程中，工作人员需要不断提高自身对现代技术的操作水平，为档案管理工作提供便捷条件。通过现代信息管理系统，可以降低档案管理人员的工作负荷，还可以提高档案信息内容的准确性与可靠性。

3.2 推进硬件设施建设

在档案管理期间，需要关注硬件与软件基础设施构建工作，提高对档案管理工作的管理控制能力，防止档案管理工作在技术方面出现问题，对档案事业发展形成沉重打击。通过构建完善的硬件体系与软件体系，为档案管理人员进行档案管理工作创造良好的环境，让工作可以高效、高质量的进行，降低档案信息录入的错误率，还可以大幅度提高档案内容的严谨性与安全性，进而达到推动档案事业可靠、稳定发展的目的[8]。

3.3 打造档案服务“1+N”模式

创新档案管理模式应该根据工作需求，制定工作方案，社会成员也需要积极参与其中。在此期间档案管理工作者针对档案数据高速增长的情况，为向公众推出更优质服务构建1+N模式，在社会成员共同参与档案管理的过程中，让1+N档案服务模式可以良好的应用在具体工作中。大型综合档案馆必须确定自身承担的公共服务职责，需要整合企业、专业档案馆档案、中介机构的资源，在多方共同参与下可以提高档案管理水平，弥补1+N模式存在的不足。

为了满足现代大众对档案服务的需要，构建1+N的服务模式，可以培养收藏档案的机构，提高我国档案事务处理能力。研究档案中介机构可以归为以下三种类型：收藏特定载体档案、某个时期的载体档案；根据档案管理需求开发档案管理软件的机构，负责档案数字化扫描与相关业务；将档案寄存托管作为主要的管理内容，同时提供档案配送、查询等配套服务。

3.4 引入先进技术

在现代新兴技术相继出现的过程中，需要加强对现代技术引入工作的力度，构建智慧档案馆，使档案馆可以顺应时代发展的需要，在工作中创新档案管理模式。比如，欧美国家有超过30所大学在发展中建立档案馆，引入信息技术、云计算、网络技术，构建在线管理系统，对用户数据进行详细记录。此外，参与档案馆建设工作的大学，追踪相应信息并进行分析。档案管理人员可以通过相应数据确定各类档案内容的利用率，使档案资源可以得到合理的应用[9]。

3.5 构建立体宣传格局

档案管理部门在发展过程中，改变传统被动的发展状态，需要发现新兴技术在档案管理中拥有的作用，合理应用微博、微信进行档案宣传工作，使档案库房朝电子化、现代化方向转变，在此过程中推出优质服务，获得社会公众支持与认同[10]。

3.6 实施制约机制

档案事业对社会发展有重要的作用，但是在当下没有获得良好的工作效果。分析相应现象的深层次原因，与档案事业在发展期间没有建立科学完善的制约机制有一定关系。因此，当下需要构建刚性、健全的考评制度，同时需要加强档案法治建设力度，在工作中实施奖惩措施，将各部门的档案工作与绩效考核相关联，档案工作直接影响到个人的福利奖金绩效，由此增加工作人员对档案管理工作的重视程度。

3.7 开展人才战略性培训

档案管理工作进行期间，需要加强对档案工作人员业务能力的重视程度，应该构建专业化人才团队，在人才规划方面需要拥有战略性眼光，注重人才培养，同时引进现代人才。在档案管理中为档案管理人员提供培训与深造的机会，让工作人员参与省市政府组织的档案活动，积极地与其他档案机构进行联谊，开展交流活动，使档案管理人员可以在活动中相互学习分享各自的工作经验。在相关活动下让档案管理人员的经验可以迅速增长，对工作人员开展档案服务工作有极大的帮助。

4 结语

在档案管理工作创新改革期间，应该根据大众对档案服务方面的需求，定位档案管理工作，确定下一阶段需要重点开展的工作，需要深化改革档案管理模式，提高档案服务水平。档案管理直接关乎社会发展，需要对其予以高度重视，档案管理人员也应该明确自身承担的重要使命，清楚工作目标，整理各阶段工作存在的不足与优势，完善工作模式。在科技高速发展的过程中，将大数据作为管理工作的载体，按照档案管理需要打造现代化管理系统，良好的完成工作任务，推动档案事业的发展。