大数据时代企业智慧档案馆的构建探析

谭 婧

（中国石油化工股份有限公司华北油气分公司，河南 郑州 450006）

智能化技术发展推动下，为智慧档案馆建设发展提供助力，促使智慧档案馆在技术支持下，构建了智慧一体化新型管理和服务模式。因此，数字化档案馆要想加快向智慧档案馆过渡转变，要切实优化自身的管理和服务模式，加快实现企业智慧档案服务模式，提高对企业档案资料的管理水平，实现无纸化档案转换，为企业发展提供参考和保障。

1 大数据与档案的关系

顾名思义，根据我国《档案法》的有关规定，档案主要是指国家机关、社会团体和个人在社会、政治、军事、经济、文化等方面直接形成的文字、图表、音像等各种形式的历史记录，对国家和社会具有保存价值的科学、技术、文化等活动。只有从《档案法》对档案的具体界定来看，通过档案记录的信息才能称为数据。只有电子档案与大数据关系密切，其他以图书形式记录的档案与大数据关系不大。从档案的具体特征来看，档案与大数据一样，具有社会性、历史性、原始性和确定性。它们是人类行为互动的原始记录，记录的内容是已经完成的确定性记录。从数据是否具有保存价值的角度来看，很多数据只是存储了很短的时间，这对于社会发展是不必要的。从分析中可以看出，在档案管理中，真正受大数据影响、与大数据直接相关的只有电子档案。从概念上讲，它们属于概念之间的关系。

2 智能档案馆与数字档案馆的区别

数字档案馆和智能档案馆都具有馆藏数字化、传输网络化、管理自动化和资源共享的特点。智慧档案是数字档案建设的升华，两者之间没有本质区别。数字档案侧重于数据，而智能档案侧重于服务。以更便捷、更高效、更人性化的服务为灵魂，凝聚和聚集各种资源。同时，档案工作的重点也从档案信息的物理整合转向档案管理与服务的化学整合，实现企业档案工作的转型升级。投入人才、技术、资源，通过“智慧”进行化学进化，使外部输出为个性化服务，内部输出为高效智能化管理，真正体现了以人为本的智能化管理。

3 智慧档案馆服务模式下传统档案管理面临的挑战

1）管理范围不断扩大，加剧了纸质档案管理难度。传统的档案管理主要依靠手工方式。随着企业管理范围的不断扩大，纸质档案管理更加复杂，档案数量不断增加，加大了档案整理和存储的难度。数字档案的诞生给企业档案管理带来了一定的冲击。同时，也带来了一些发展机遇。然而，一些企业对数字档案的建设和应用认识不足。电子化管理系统、相关硬件设备等基础设施建设不到位，仍采用传统的档案管理模式，费时费力，降低了档案管理效率；在档案存储和管理方面，尚未形成集成化、智能化的服务模式，在一定程度上制约了企业的发展。

2）档案质量难以控制。受信息技术、人员素质等诸多因素影响，企业档案管理效果较差。一些企业过分追求经济效益，忽视了档案管理在企业发展和企业内部结构调整优化中的重要作用。甚至有的企业还没有设立专门的档案管理办公室，档案管理人员有多个岗位。此外，档案管理人员的业务素质参差不齐，有的是转岗。其自身专业性不强，难以满足新时期智能档案管理服务模式对人才专业素质的要求。此外，一些企业还没有建立完善的档案管理制度，无法有效监督和管理人员的行为动态。因此，企业管理者应树立数字档案的建设理念，提供智能化的档案服务，进而提高企业档案管理水平。

3）海外建设增加。在经济全球化的背景下，企业的工程项目逐渐走向国际化，不断走出国门开拓国际市场，这给工程项目建设过程中的海外档案管理带来了困难。在企业档案管理中，一旦监管不力，档案管理就会处于无序状态，加剧企业的风险，甚至造成经济损失。一般来说，在海外档案管理中，要从对方的角度加强对档案管理合规性的考虑。海外档案管理受多种因素影响，对资金成本的需求很大。基于此，企业应加快数字档案建设，构建档案管理一体化服务模式，进一步增强海外档案管理效能，提高工作效率，在信息档案管理系统建设下实现工程档案的信息共享，保证工程档案的远程传输，实现对档案的监督管理，保证企业档案管理质量。

4 大数据环境下企业智慧档案馆建设的应对措施

1）资源积累，标准先行。企业智慧档案馆(室)建设的第一个阶段就是数字档案馆阶段，大多数的企业正在经历此阶段，数字档案馆解决最重要的问题就是在档案资源聚合的基础上实现企业各类系统的协同管理。资源是实现智慧档案馆的最重要，也是最关键的一步。这个阶段建设的重点依旧是资源层面，对传统资源数字化的电子档案和原生的电子档案的聚合和再处理，将档案资源根据特定的主题、场景分解为颗粒更小的数据，包括数据之间的归属和模型等，并对数据之间的关系进行存储。

另外一个层面就是要建立档案数据标准，既包括数据采集的标准，系统互联的数据标准，还有数据交互输出的标准，海量的数据是我们智慧档案馆(室)建设的基础，也是我们践行数据分析，开展智慧服务的难点。数据的格式，数据之间的语义关系，数据之间的逻辑等，我们要像定义电子档案元数据一样在智慧档案馆建设的初级阶段对档案数据的表达和管理规则进行细腻的定义。

2）加强系统安全建设。根据企业档案管理系统自身的安全需求，加强业务安全设计、数据安全设计、网络安全设计。基于企业的云资源及安全基础设施，对本期项目的主机、网络等进行加固及安全策略配置，实现电子档案管理系统建设项目网络安全防护，包括防火墙、IDS、堡垒机等安全策略配置与接入。集成SMCC，部署日志采集器，实现系统网络日志、主机日志、中间件日志、应用日志的统一采集与分析。与企业统一身份认证系统集成，实现用户的身份认证和账号管理，集成PKI/CA、数字签名、时间戳、电子签章、电子文档安全，实现系统的业务安全。确保数字档案管理系统平台建设完成后达到国家信息系统（等保三级）及信息系统安全（等级保护级Ⅲ）技术要求。

3）加快校企之间的合作，拓展档案管理领域。在产学研合作的背景下，企业可以加强与相关高校的合作与交流，为高校提供重要的人才培养载体，更好地弥补高校实践教学的不足，为大学实习生提供真实的工作场景，加强专业指导。在学生实践过程中，将在校学习的理论知识应用到实践中，优势互补，在带动企业档案管理水平提高的基础上，加快人才培养质量。同时，在人才培养过程中，高校要明确把握企业档案管理标准和对人才的专业要求，积极调整和完善教育教学模式，更好地为企业输送大批专业人才打下坚实的基础。在开展校企合作活动中，企业深入高校进行调研，了解彼此内部资源，做好档案管理对接工作，制定清晰的电子档案归档流程，创新档案管理方法，从而最终实现高校档案管理与企业档案管理的双赢目标。为进一步加快档案信息化工作，企业邀请相关高校参与智慧档案建设。高校积极提供咨询服务，配合完成档案管理系统建设，加强网络建设，投入软硬件建设，包括档案的结构布局、功能划分和软硬件功能要求，进一步推进智慧档案馆建设。

产学研合作有效地实现了资源共享和优质资源的整合。基于校企“双赢”理念，企业在合作中应注意优势互补、利益共享、相互支持的原则。企业应尽可能为高校提供实践机会，通过信息平台加强交流与沟通，实现技术优势互补、资源互补等互补目标。通过深化校企合作模式，使大学生积极参与档案工作，增强实践学习体验，加强对档案管理的重视。特别是对档案管理专业的学生来说，它为他们提供了与专职人员学习、交流的机会，从而促进了大学生理论与实践的结合，使他们今后进入档案管理岗位时，更好地适应档案管理工作。

4）智能化库房建设。选择几个条件较好的仓库进行智能仓库试点建设。购置安装密集机架、温湿度采集设备，部署门禁系统。在档案管理系统中应用RFID识别技术，实现档案进出库的全过程跟踪和智能化管理。新文件入库前，文件系统首先根据文件的完整文件、文件类别、年份、存放期限、安全级别、存放地址等主要信息生成电子标签，并记录在文件数据库中。智能仓库系统通过终端管理器写入RFID标签，以RFID电子标签为信息存储介质，粘贴在文件盒上，存储RFID芯片中的基本信息和文件卷的收集、归还记录，并利用非接触式RFID读写设备配合后台文件管理系统的数据库，实现了文件的借阅、归还和查找工作过程的信息管理。通过温湿度数据采集接口，按照设定的周期采集仓库温湿度数据，实现温湿度数据的在线监测和异常信息的预警功能。智能仓库实现了进出库档案管理、仓库库存、智能密架控制、门禁管理、仓库温湿度在线监测等功能。

5）提高档案管理人员素质。为更积极应对大数据环境给企业智慧档案建设带来的人才挑战，企业需要不断加强档案管理人员队伍建设，定期对在职人员进行专业技能培训，提高员工档案管理业务水平，将档案管理与企业建设有机结合，并实施相关培训计划，确保员工及时掌握新的档案管理知识和技术，尽快适应现代档案管理模式。在人才招聘过程中，要尽可能选择专业人才，设置专门岗位，为企业情报档案的有效建设提供人才保障。

6）挖掘档案价值助力企业发展。在智能档案建设的趋势下，企业档案管理应积极与时俱进，紧跟智能理念的发展，加快档案信息内容的整合。档案管理工作者要不断创新工作思路，突破档案管理的局限性。企业应定期开展人员专业培训，切实加强档案管理工作者的行为意识，更好地为档案智能服务水平的提高打下坚实的基础。此外，企业要积极学习国内外先进的档案管理工作方法，引进新技术、新设备，保障企业档案管理基础设施建设，加快企业升级改造，参与档案改革。在人才培养过程中，企业要在巩固档案人员业务能力的基础上，大力渗透思想政治方面的内容，提高相关人员的职业道德素质，从思想层面强化档案管理人员的行为意识。

5 结论

随着信息化的不断发展,传统的企业档案管理方式已经无法满足当前企业发展的需要,迫切需要根据实际发展需求不断进行档案管理模式创新,改革管理体制,创新管理方式,不断推进企业智慧档案馆建设,在加强档案管理的基础上不断深化对档案资源的利用,挖掘背后潜在的数据价值,创新服务内容,使得档案对企业发展的作用实现最大化。