信息化时代下机关事业单位档案管理创新思考

李 敏

（招远市交通运输服务中心，山东 招远 265400）

机关事业单位属于面向广大人民群众提供服务的公共事业单位，实际工作开展始终遵循“为人民服务”的基本原则。因此，通常机关事业单位的工作开展将对接大量的人和事，也将在整个过程当中解决和处理大量问题，由此势必产生更多的信息内容。同时机关事业单位的职责也需要针对产生的一系列信息整理成档，由此进行有效的整合处理、科学记录，并做好妥善管理工作[1]。因为，一旦机关事业单位业务工作档案出现丢失及缺损，将直接给社会方面造成巨大的影响。所以，机关事业单位档案管理工作非常重要，良好的机关事业单位档案管理，能够切实保障单位的有序、稳步运用。因此，这就需要采取科学合理化的方法手段来强化技术运用，在此基础上创新信息化的档案管理模式，促使机关事业单位档案管理安全、赚钱，切实提升单位服务质量及工作效率水平。

1 加强机关事业单位档案管理信息化建设的优势及作用

1.1 切实保障档案管理工作的效率水平

档案管理工作的开展，对于机关事业单位而言，所需处理的档案内容非常繁杂，明显档案管理的对象无论是数量及规模等都非常庞大，在内容范围上直接涵盖了机关单位的方方面面。因此，如此庞大的工作量运行，如果缺乏信息化技术的支撑，则不论是档案管理及保存，所需进行的工作量都将变得异常庞大。为此，这就必须充分利用信息化技术设备的功能支撑，由此保障内部档案管理部门能够更好、更稳的开展档案工作，这样才能在切实提升档案管理效率的同时，促使档案管理及保存的工作质量水平随之攀升，最终实现良好的成本投入控制。

1.2 利于档案保护及利用

在网络信息技术的广泛应用之下，机关事业单位开始全面推行无纸化办公，在此基础上以往采用的纸质档案逐步转变为可实现机读效果的数字化档案，并且由此和原始纸质档案组合形成完善的档案数据库。因此，以往单一的纸质档案管理转型发展诶纸质与数字档案结合呈现的档案管理形式。这种多形式结合的档案管理，不但能够增强档案保护力度，同时能够确保原始档案的更好地利用[2]。

1.3 档案信息资源实现高度共享

以往机关事业单位呈现的纸质档案几乎都是由档案管理人员手工操作处理，因而具备明显的滞后性，且实际管理起来耗时耗力。再加上同步面临时间、空间层面的直接限制，因此要想在特定情况下查询档案信息内容，通常需要一定的人力、财力及物力的支撑，由此对档案本身的价值及作用造成一定影响。而通过强化档案管理的信息化建设，则能够促使档案管理趋于系统化、规范化转变，在需要查阅档案时，档案的信息化模式能够促使查阅过程便捷化转变，最主要的是能够全面打破传统档案的限制，在上级乃至同级的业务部门内可由此实现档案信息的高度共享效果。

2 信息化时代下机关事业单位档案管理现状

2.1 档案信息汇总渠道单一

机关事业单位要想在此基础上达成对档案管理工作的信息化建设，就必须针对档案信息实施全面、广泛的信息材料整理收集，由此来取得更具价值的档案信息内容，从而给往后档案管理工作的开展提供充分的信息内容支撑。但是，结合当前多数机关事业单位的档案管理信息化建设的现状来看，尽管有的机关事业单位积极主动的开展了相应的档案管理信息化工作，但是针对档案信息内容的汇总收集不够重视，其中大多数信息内容的收集主要还是以纸质档案材料递交为主。即便是已经出现部分可通过二维码扫描的电子档案，但所用的信息内容也不够全面，难以给机关事业单位其他相关工作提供有力的帮助支持。因此，这明显难以符合机关事业单位档案管理工作的需求。再就是，部分机关事业单位本身在资金、技术层面投入不足，甚至部分单位存在硬件设施配套不到位的情况，这些都导致机关事业档案管理工作难以取得预期的效果。

2.2 档案信息内容价值发挥受限

机关事业单位档案管理工作的开展主要应当围绕档案内容资料的运用为主要目标，因此就需要在此基础上强化档案的收集、整理、归类及存储等管理流程，促使各项档案材料、信息内容等均能够切实运用到实际的工作当中，从而有效地发挥出档案本身所具备的价值，实现机关事业单位档案管理工作的核心发展目标。然而，当前机关事业单位档案管理当中，通常因为档案材料缺乏有效的准确、真实及全面性，因此其存在的缺陷不足非常明显，而单位内各部门工作人员普遍缺乏档案材料有效运用的习惯[3]。所以，多数机关事业单位在强化档案管理信息化建设当中，其很难促使档案材料获得更为有效的利用率，因此在档案材料内容信息本身价值发挥受限的背景下，单位档案管理的有效性也随之存在明显的不足。

2.3 档案信息内容安全日渐突显

当今信息时代背景下，信息技术的运用给机关事业单位档案管理工作带来促进新变革，但随之而来的档案信息安全隐患问题不容忽视。一旦没有做好针对档案管理工作的信息安全防护工作，将很容易导致数据信息内容出现丢失、泄露的风险。再就是绝大多数机关事业单位在实际的档案信息建设当中，针对档案信息的安全问题重视度明显不足，在此基础上实施的信息安全防护举措也显著偏少。因此，一旦系统出现漏洞、面临网络病毒等问题，将由此致使一些涉密类档案信息出现泄露及丢失，最终由此引发较为严重的后果。

3 信息化时代下机关事业单位档案管理创新方向

3.1 档案管理逐步转变为档案服务

在当今信息时代背景下，机关事业单位对于档案管理工作提出了更高的要求，尤其对档案管理材料运用的便捷性要求越来越明显。因此，相应的档案管部门应当打破原有档案管理工作的性质，在此基础上尽可能多的秉持服务工作理念来开展相应的档案管理工作。紧随信息化的不断深入，越来越档案信息需求促使档案管理的内容种类随之获得不断丰富，因而促使档案管理工作不断完善，相应的全新档案管理标准随之推出。在此背景下，就要求档案管理部门相关工作人员必须不断增强自身档案管理服务方面的建设，由此才能符合新时代下不断变化的档案需求。

3.2 被动管理逐步转变为主动管理

在以往的机关事业单位档案管理当中，所采取的纸质档案材料在内容与形式上明显更为枯燥。而信息化时代背景下，机关事业单位档案管理开始以电子化的形式呈现。然而，绝大多数机关事业单位内档案管理工作，不论是信息化还是传统纸质档案，都处于一种被动管理的状态，因而导致机关事业单位档案管理服务质量难以获得有效提升，也很难切实满足多方面领域的需求。为此，这就必须积极转变档案管理的被动状态，要促使以往的被动管理逐步转变为主动管理状态。并且，相应的档案管理工作人员还应当切实增强档案服务水平，要保障档案信息可随时随地进行查阅，由此才能极大的展现出机关事业单位档案信息化的便捷性。

4 信息时代下机关事业单位档案管理的创新策略

4.1 高度重视档案资源开发

结合信息化的档案管理角度分析，机关事业单位要求立足信息时代背景，切实做好档案管理，就要求必须正视以档案管理强化档案资源应用为主要核心的档案工作目标，并在此基础上深入把控档案管理工作需求，针对档案信息积极实施针对性的开发举措，不断创新档案资源收集渠道，从而切实保障档案内容的真实、全面及完整性，保障档案内容最终获得良好的运用。此外，在档案材料内容的采集上，还可在此基础上不断增强档案管理信息系统和单位内其他信息管理系统的共享性。具体需要在此基础上，促使机关单位各部门能够借助信息系统平台来面向档案部门传输相应的电子文档，由此才能促使档案管理工作人员可直接针对相应档案材料开展审核、整理类工作，促使机关事业单位档案管理工作的效率水平大幅度攀升。

4.2 档案材料应用思路创新

为了能够切实发挥出档案材料本身所具备的价值，切实提升档案管理工作的作用及效果，就要求机关事业单位应当针对档案的具体运用思路进行创新转变，要在此基础上大力引导各部门、各岗位人员在实际档案管理当中强化对档案材料的运用。比如单位内预算部门工作开展当中，就可在此基础上促使财务人员强化对会计工作档案的应用效果，全面整合相应的会计凭证、账簿、财报等材料，实现对各项财务信息内容的有效统计分析，从而更好地把握机关事业单位的经济业务发展实际情况。再就是需要严密结合预算编制工作来进行，要在此基础上促使各部门、各项业务等确定好工作目标，最终保障工作开展执行力的攀升。

4.3 做好档案信息的安全管理

针对机关事业单位档案管理所存在的信息安全问题，就要求机关事业单位必须强化对档案内容信息安全管理，具体可借助档案工作制度创新、信息安全技术更新等举措来切实提升档案信息的安全性、保密性，从而有效避免档案信息内容的丢失及泄露。就以技术安全为例，可在此基础上搭建专门的数据库，以此来做好对档案文件的整理和存储，同时可在此基础上依托云备份、远程镜像技术等来备份好档案文件材料，这样能够便于安全问题产生后的数据恢复。此外，还可依托数据加密技术，采用公私钥相结合的形式来加密处理档案文件，从而有效增强保密性，严控档案泄露问题。

5 结语

综上所述，信息化时代下机关事业单位档案管理工作随之不断发展变革，但仍然有多数机关事业单位档案管理工作开展难以符合时代发展需求。因此，就要求机关事业单位应当在档案工作思路上进行创新，由档案管理逐步转变为档案服务、被动管理逐步转变为主动管理，具体需要高度重视档案资源开发、档案材料应用思路创新、做好档案信息的安全管理等，由此才能切实提升机关事业单位档案管理质量及效率水平。