学校人事档案信息化管理与服务工作之探析

梁义强

（淄博实验中学，山东 淄博 255090）

信息化时代的到来使得学校人事档案管理与服务工作发生了翻天覆地的变化，当前，学校应紧跟时代发展步伐，尽快实现人事档案信息化管理与服务，并在实践中对人事档案信息化管理与服务工作进行不断改进。

1 学校人事档案管理与服务工作中存在的主要问题

1）档案管理制度不完善。就学校人事档案管理与服务工作现状来看，档案管理制度不完善是一项主要问题。部分学校的档案管理制度中缺乏明确的档案管理标准、详细的档案管理内容、规范的档案管理要求等，所以无法给实际人事档案管理与服务工作提供科学依据和有效指导。

2）档案资料缺失情况严重。过去由于学校的档案管理条件较差，缺乏良好的档案管理设施，因此导致包括人事档案在内的档案资料缺失情况严重。虽然如今大部分学校都已逐渐认识到了人事档案管理与服务工作的重要性，对档案管理条件和设施进行了不断优化与完善，但从总体上而言，学校人事档案管理与服务工作仍处于起步阶段，很多问题难以在短时间内得到有效解决，且过去缺失的档案资料也难以找回。

3）信息化建设程度不足。在当今的信息化时代下，各领域的工作都正在逐渐趋于信息化，学校人事档案管理与服务工作也不例外。可以说，利用信息化手段来开展学校人事档案管理与服务工作乃是必然趋势。然而，目前很多学校的信息化建设程度仍旧不足，导致档案信息化管理与服务发展也比较落后；还有部分学校尚未意识到信息化建设的重要性，仍旧在采用传统人工工作手段。

4）档案管理人员素质较低。受传统观念影响，学校普遍都只重视对教职工人才的培育，而轻视对档案管理人才的培育，导致学校缺乏高素质的档案管理人员。一支高素质的档案管理队伍是开展好学校人事档案管理与服务工作的前提基础，若档案管理人员素质较低，则实际档案管理与服务工作质量和效率也必然较低。

2 学校人事档案信息化管理与服务的意义

1）提升档案管理与服务效率。以往学校在人事档案管理与服务工作中，主要是应用的人工工作手段，但随着学校不断发展及教职工队伍建设不断壮大，人事档案资源日益增多、使用频率越来越高，在此背景下，仅依靠传统人工工作手段显然已经无法满足实际档案管理与服务需求。而若实现了人事档案信息化管理与服务，则能够摆脱过去人工管理在时间与空间上的桎梏，大大提升档案管理与服务效率。

2）方便执行档案的各种操作。在传统的人事档案管理与服务模式下，档案的各种操作执行通常都比较麻烦，不但会浪费大量时间与人力，更易出现一些人工操作失误，导致档案文件丢失或损毁、档案信息缺失或错误。而若实现了人事档案信息化管理与服务，则能够使档案的各种操作，包括档案信息录入、档案信息存储、档案信息检索、档案信息查阅、档案信息增减、档案信息修改以及档案信息共享等的执行都变得十分方便，从而既节省时间与人力，又避免人工操作失误。

3）大大增加档案信息存储量。在学校不断发展及教职工队伍不断建设的过程中，会伴随产生大量的人事档案资料，且人事档案信息的总体数量只增不减，基于此，必须要想方设法增加档案信息存储量。传统的纸质档案的信息存储量非常有限，而若实现了人事档案信息化管理与服务，则可以有效攻克该难关。信息技术及信息化管理系统的应用使得大量人事档案信息能够以数据的形式存储到计算机当中，无论档案信息数量再多，都只依靠一台计算机即能实现有效存储；同时，借助于备份和云存储，也无需担心档案文件丢失、损毁等问题。

3 学校人事档案信息化管理与服务工作的改进策略

1）建立健全人事档案信息化管理与服务制度。制度是实际工作的依据与指导，学校只有先建立健全人事档案信息化管理与服务制度，才能够确保实际人事档案信息化管理与服务工作的规范化、有序化、高效化开展。在人事档案信息化管理与服务制度的实际编制过程中，不能使制度空洞化和形式化，也不能照搬其他工作管理制度或其他单位的人事档案信息化管理与服务制度，而应充分结合学校实际情况及人事档案信息化管理与服务实际需求，编制具有针对性的管理制度。

2）构建完善的档案信息化管理与服务系统。人事档案信息化管理与服务工作发展的前提是拥有一个完善的档案信息化管理与服务系统，因此学校应尽快构建出完善的档案信息化管理与服务系统。档案信息化管理与服务系统能够提供全面的档案管理与服务功能，包括档案信息录入功能、档案信息存储功能、档案信息检索功能、档案信息查阅功能、档案信息增减功能、档案信息修改功能以及档案信息共享功能等等。在档案信息化管理与服务系统的构建过程中，应优选先进优质的系统软件，并定期对系统进行更新和升级。

3）加强档案信息化管理与服务系统安全防护。信息技术是把双刃剑，基于信息技术的档案信息化管理与服务系统虽然能够给学校人事档案管理与服务工作提供诸多便利，但同时也会带来一些安全方面的风险，所以加强档案信息化管理与服务系统安全防护乃是一项重要任务。在构建完成档案信息化管理与服务系统后，学校应派遣专业人员定期对系统进行维护，并积极应用先进的防火墙和杀毒软件，合理选择计算机操作系统和网络设施，以避免发生数据安全问题。

4）提高档案管理人员的综合素质及信息化操作能力。为满足人事档案信息化管理与服务工作的人力需求，学校一方面应不断提高档案管理人员的综合素质，另一方面还应不断提高档案管理人员的信息化操作能力。人才队伍建设一是通过加强人才培训与教育，二是通过引进新的高素质、专业化人才。此外还应重视人才管理，通过采取科学的人才管理制度与激励机制来充分发挥出人才效益。

4 结语

综上所述，通过学校人事档案信息化管理与服务的实现，可以提升档案管理与服务效率、方便执行档案的各种操作以及大大增加档案信息存储量，因此学校应充分重视人事档案信息化管理与服务工作发展。而改进学校人事档案信息化管理与服务工作的关键在于建立健全人事档案信息化管理与服务制度、构建完善的档案信息化管理与服务系统、加强档案信息化管理与服务系统安全防护、提高档案管理人员的综合素质及信息化操作能力。