档案信息化建设与档案管理探析

高 嵩 孙美慧

（沈阳地铁集团有限公司运营分公司，辽宁 沈阳 110000）

1 档案信息化管理的建设及内容

在快速推动社会经济建设与发展这条路上，信息化的应用起到了不可替代的作用和意义，并逐渐受到人们的高度关注与重视。作为信息存储与传播的载体，档案工作将信息化融入并应用。进一步加强档案信息化建设，构建新型的管理模式，对于档案管理水平的提高起到了不可忽视的价值，为经济建设提供了强有力的基础和保障。

档案信息化建设旨在对档案资源进行整理和应用，信息网络技术的革新和发展，使得信息化的水平与日俱增。档案信息资源的不断增加，传统纸质档案也暴露出很多问题。信息化建设极大限度的满足了新时代下档案管理的诸多要求。比如：档案基础设施建设、标准化建设以及日常的收集、整理和归档等等，有助于进一步实现电子档案的规范化管理工作。信息技术广泛应用于社会各大领域，对社会经济建设和社会发展产生了重大影响。如何依托信息化发展，积极探索档案信息化建设。建立了计算机化管理模式，成为关系到相关人员利益的问题。档案信息化需要把建设和发展的现实需求结合起来。改革创新档案管理工作，增强档案管理任务的影响力，为社会经济体系的建设和发展提供强劲支持。

2 档案信息化建设的意义和作用探析

1）大大降低档案管理的难度系数。完善档案信息化的建设体系，将纸质档案实现向电子档案的转化，进行数据化的管理模式，降低档案保存的难度，同时也减少了纸质档案对环境的污染，杜绝了时间一长纸质档案发黄变色的情况，保障了档案的完整性。

2）信息化查询更加便捷。档案在管理的过程中，涉及大量的资料和信息。以往传统的管理模式，一旦需要档案资源的使用，会耗费较长的时间进行查阅和整理。但信息化档案体系的建成，会使查询更方便，也能有效提高档案资源的利用率。

3）促进档案资源优化。在构建信息化的档案管理体系中，档案管理本质不会发生相应的改变。以电子数据的方式加以呈现，信息收录、储存、整理等一系列工作均依赖于网络平台完成和实现。全面提高了档案管理工作的效率，同时也优化了档案资源管理。

3 档案信息化建设与管理的现状

1）管理人员缺乏重视，认知观念偏低。一些档案的管理人员并未引起对于档案管理足够的重视，一方面，没有清晰的认识到档案信息化建设的重要性，未能将档案管理与现实需求有效结合起来，使得档案信息化的进程达成的效果并不是十分理想；另一方面，档案管理的信息化资源转化工作还亟待优化，档案建设的综合成效仍处于一个滞后阶段。

2）档案信息化管理缺乏标准性。在档案信息化建设的顺利开展当中，档案相关管理部门也根据自身实际情况作出了各项调整措施，并将管理模式进行创新和优化，有了略微的成效。但在实际建设过程中，出现了类似档案信息缺乏明确化的标准等相关问题。各类信息化建设的问题不尽相同，导致在实际的工作开展之中出现了难以统筹的情况，对于信息化建设和管理的效果产生了十分不利的影响。比如，档案管理系统中的数据与实际技术对接方面存在漏洞和差异化，信息在流通和共享中出现阻碍，信息化效果大大降低等等。

3）档案管理操作人员的整体素质低下。档案管理操作人员的素质偏低一直是亟待解决的问题，在一定程度上也阻碍了信息化建设，不利于信息化管理的可持续及稳定发展。比如，在档案管理之中，一些工作人员明显的业务能力不强，处理工作速度慢，还容易出错。并没有较强的服务意识，使得档案管理工作并不能有条不紊地进行下去。

4 档案信息化管理与建设的有效路径探析

档案的信息化大环境之下，若想合理开展工作，需要掌握方法和技巧，同时结合时代的影响制定相应的管理策略和方针，为信息化管理的优化提供支撑和保障，具体应该从以下几个方向上着手：

1）积极转化观念，提高思想认知。档案信息化建设已经成为时代发展的大势所趋，应该受到相关人员的高度重视，站在全局观的角度上思考问题，而非局限于眼前。增加成本的投入力度，将档案信息化管理与实际的目标结合起来，认真贯彻并落实《档案法》的相关规定，并结合自身管理职责，履行责任。同时具备创新精神和前瞻思维，保证工作的合理规范性。

2）提高档案信息化建设基础。其中，设备的支持是必不可少的一部分。从档案管理的实际情况来看，硬件建设是信息化的前提条件。唯有硬件的支撑，才能保证档案信息化可以更好地实现。现代化的信息技术快速发展，档案建设不能忽略对设备的创新，提高硬件软件的综合水平。利用好计算机设备做好档案的分类、存储以及存档等方面的工作。档案信息化是档案管理的重要组成部分，在档案管理过程中要加强档案电子文件的重视程度。利用计算机网络系统和软件系统对档案信息进行管理，用科学的方法对档案信息进行分类、存储、共享和传输，提高文件管理的整合优化。在具体实施过程中，通过成立专门的档案管理部门来强化档案管理工作，进一步提高档案信息化的管理水准，在不同文档资料的保存上也做好备份和权限设置工作。

3）完善档案的信息化技术支撑。为了完善档案管理的技术支撑体系，优化档案的归档建设，需要引入不同的技术。在信息化进程中，各部门联系自身实际，明确从信息技术认识到推进档案信息化建设的重要作用，联系信息时代背景，保证各项工作的创新发展，并充分利用信息化的优势，完成各类工作。将档案管理与信息化技术研发紧密结合起来，构建档案管理信息专用技术体系，为信息化建设提供更多的技术支持。另一方面，完善管理系统，提高文件的信息性能和安全水平，将病毒技术、防火墙技术、加密技术等应用于文件的安全管理之中。避免病毒入侵、黑客攻击，避免人为误操造成的数据丢失。

4）加强档案管理人员的培训工作。对档案管理人员进行定期考核和培训是非常必要的环节，其中还包括对服务意识的培训。提高服务人员的思想认知，调动其工作的积极性。从多个角度对于管理措施进行探索，在信息化支撑的基础上进行管理模式的优化和完善，推进档案管理现代化进程的实现。首先，要对档案管理人员的业务能力进行严格的培训和把关，鼓励相关人员形成主动服务的意识，在考察档案需求的基础上，形成规范化的服务体系，以此来提高档案管理的综合效果。其次，对于管理人员进行信息化技术的培训，以增强实践能力为出发点，在实践之中与时俱进地参与到档案管理的学习和探索之中。

5 结语

在当前的社会背景下，可以积极完善档案管理信息系统，为档案资源的优化利用提供支持，这对于档案事业的发展起到了重要的作用和影响。因此，在每一个全新的阶段，档案管理及信息化建设的任务都要结合实际情况进行开展，并将信息化技术贯穿于档案管理的始终。