水利工程建设项目档案信息化建设的研究

盖 群

（江苏省灌溉总渠管理处 江苏省淮河入海水道工程管理处，江苏 淮安 223200）

水利工程建设档案的开发利用不仅对水利建设产生积极影响，为促进我国水利事业的发展提供了依据。如何做好水利工程建设档案信息化管理建设是一个重要的课题，还需要今后进一步思考研究。

1 正确认识档案信息化建设内在含义

档案信息化是指利用信息科学技术，将通信技术和网络技术等最新的高科技方法全面应用于归档活动，以及管理、开发、处理和提供归档信息资源。从本质上讲，这是一个从传统档案实体保管到现代档案信息的数字收集、存储和传输以及以信息形式为社会服务的过程。但在我国该技术的发展时期相对较短，人们对建立档案信息的认识和理解仍然存在偏差和不足，需要对思想观念进行进一步的更新和突破。

2 水利工程项目档案管理现状及问题

1）水利工程建设项目档案信息系统不完善。阻碍水利工程建设项目档案管理信息化发展的主要问题是硬件设备和软件支持问题，缺乏基本支持设施以及软件系统不完整。当前档案管理方法受到现有管理方法的很大影响，与纸质资料和数字信息化资料相比，熟练传统纸质资料档案管理模式，并且对档案管理数字信息资料系统比较陌生。另外，在传统的档案管理模式下，纸质档案是水利工程档案信息的主要记录载体，由于纸质档案的易磨损性和不利长期保存的特性，很难对水利档案进行长期存档，在某种程度上，不利于我国水利工程建设项目档案管理技术的发展。其次，当前，项目管理部门的计算机相关参数的配置相对较低，因此很难同时运行某些档案管理专用软件。

2）提高管理信息化整体水平。水利工程建设项目的管理者不重视项目档案管理而是看重工程建设本身的管理，相关工作者缺乏管理档案的经验和缺乏有关档案“信息化”建设的相关知识，直接影响项目的信息化建设。其次，由于一些档案管理工作者的学习热情和积极性不足，无法有效地运用相关的专业知识。

3）档案管理的安全问题。档案管理与其他管理任务不同，档案内容的安全性是档案管理的重中之重。在信息技术大发展的时代，网络信息的开放性以及传播速度快、信息处理能力强的特点，虽然使档案管理工作者更方便地访问信息，却也给档案信息数据的保密性带来一定的安全隐患。因此水利工程档案信息数据库的创建者应加强防护数据库的安全，以防止由于网络黑客和其他恶意病毒对档案管理信息系统的恶意入侵而导致数据泄漏和数据丢失。同时有必要从数据管理的角度提高安全意识，日常业务数据及时备份，并通过大数据备份功能、安装防火墙、设置登录访问权限等增强整体数据安全性。

3 水利工程档案管理信息化建设策略解析

1）加强水利工程档案的信息化建设意识。只有先有了水利工程档案信息化建设的意识，并且逐渐加强这种意识，才能提高我国水利工程档案信息化管理的水平，有必要全面加强相关的管理人员的技能培训，有必要逐步提高对文件管理的正确理解。档案管理部门可以全面推进信息化档案的收集、整理和开发利用，提高信息管理水平，并调动管理人员的热情。逐步提高管理人员的档案工作意识，确保水利工程档案信息化建设意识深入人心。

2）完善水利工程档案信息化管理制度。对于水利工程中的档案管理负责人，有必要收集档案管理相关人员的信息化建设意见，并给有价值的意见提供有力的支持。可以成立专项小组，专门负责档案信息化管理升级的全面流程。对于小组成员，需要结合成员的优势和技能甚至性格特点，执行全面的工作分工和职位匹配，提高数据收集水平以及对数据进行全面分类。水利工程档案管理的工作人员必须定期收集国家颁布的相应的规章制度，以实现水利单位对国家政策以及行业规范的了解，同时借助这些规范来完善自身的规章制度，建立自己的管理体系。通过建立健全的标准化管理体系，实现档案信息化管理的标准化和规范化，增强档案管理的信息化水平。

3）增加水利工程档案管理信息化所需设备。信息化管理必须匹配相应的设备，水利工程档案管理的信息化必须加强设备方面的投入，软硬件同样重要，软件方面，需要构建一个良好的信息平台和检索系统，以便以最快的速度找到最准确的档案，同时要增加网络安全投入，设置防火墙以维护数据安全。硬件方面，好系统要匹配好装备，除了基本的硬件设施外，还需建立一个安全、智能的数据中心存储设备，也要注意硬件安全，设置独立网关等配套设备。由于我国一贯支持水利工程项目，随着工程的增多相应的水利工程档案的数量也在增加，档案管理部门承受的压力很大。先进的管理设备是确保档案管理水平不断提高的关键，引进先进的档案管理设备可以减轻档案管理人员的负担，提高工作效率。

4）加强对档案管理人员的信息化人才培养。档案的信息化需要专业的人才来实施以确保信息化改革顺利，档案的信息化不是简单地录入，信息采集录入只是最基础的部分，后期的信息系统维护以及数据安全同样决定着档案信息化的最终成果。所以，信息化人才在整个水利工程档案管理的信息化改革中发挥着非常重要的作用，人才是业务发展的根本支撑。因此，需要加大人才的培养力度，也有必要引进先进的信息技术人才来加大教育强度，提高档案管理人员的整体水平。档案管理人员需要进行全面的培训，以适应档案信息化后的管理模式，成为信息时代档案管理的中坚力量。

4 水利工程档案管理信息化时代的意义

1）提高水利工程档案管理水平。水利工程档案管理信息化有助于提高水利工程档案管理水平。传统的档案管理依靠手动模式，由于诸如档案存储不当等因素，以及信息检索速度慢和信息更新不及时等问题，容易造成档案损坏或丢失档案信息。档案信息化能避免这些问题，提高档案管理的效率。

2）实现水利工程信息的共享。水利工程档案管理信息化有助于实现水利工程信息的共享，以及水利资源的最优化配置。水利工程属于民生基础工程，档案信息化建设可以在水利工程建设过程中及时将各种信息收集到档案管理数据中心，不仅可以有效避免工程数据过时造成的问题，而且可以对水利工程项目建设过程进行全面监督。

3）提高档案管理水平和档案管理人员素质。水利工程档案管理信息化有助于提升水利工程档案管理人员的业务素质，在新时期，档案管理也要跟上时代的发展，档案管理需要更快的速度，更高的效率，更准确的数据，更安全的管理。这对档案管理工作和档案管理人员有了更高的要求，水利工程档案的信息化建设符合水利工程档案的新要求，有助于提高水利工程档案管理水平和管理人员的工作效率。

5 水利工程建设项目档案信息管理的重要性

为了确保水利工程建设和安全运行需要做好档案管理，并提供有关工程的真实数据和信息。随着水利信息化的不断发展，计算机和网络技术已经普及，水利工程档案也从纸质改为电子存储，通过更换载体，使用频率越来越高，根据水利信息化的发展需要，如果使用现有的档案管理模式则无法实现，必须改变档案的管理方式。先进的信息设备的使用以及计算机和互联网的支持，使档案管理过程更加简洁方便，节省了大量的时间和人工成本，大大提高了工作效率。

6 结语

水利工程建设工程档案信息管理要适应现代档案和单位发展的需要，加强水利项目档案信息化建设，档案管理是水利工程建设管理的基础，为了在水利工程建设管理过程中增加档案管理的重要性，促进水利工程建设领域的健康发展，应不断提高档案信息化管理水平。