信息化背景下高校档案工作转型发展的路径

张 瑶

（天津城建大学，天津 300384）

高校档案管理工作是我国档案数据工作的重要组成部分。在信息技术发展和社会需求的双向推动下，高校档案资料服务的内容和范围不断扩展，呈现出细分行业门类、优化服务质量的发展趋势，其对信息技术的依赖性增强，在服务目标和服务方法等方面更加多样化。而信息内容基础建设的不平衡，服务能力的不足以及对存在问题认识的不够，对高校档案和相关服务工作的开展提出了新的挑战。面对这些问题，高校档案馆必须培养专业人才，改进服务形式，明确信息化服务的发展方向，从而促进档案服务功能的转型和服务水平的提升。

1 新时期高校档案信息化管理内涵

简单讲，数据化档案管理是对信息化档案管理的升级应用，即通过将信息化档案管理作为一个整体，在其“信息”特征上，借助大数据技术构建“虚拟网络”，将“现场场景”中的信息化档案，转换为“虚拟场域”的数据化档案，透过专门化的数据采集、整理、分析、预测等，实现对高校档案综合关联因素分析，为高校档案管理提供“工具理性”和“价值理性”。比如，在“工具理性”层面，高校档案信息化管理作为整体的应用功能可以获得实现，并从方法论或工具论角度，强化信息化档案的工具属性，使所有的信息化档案以数据库的形式进行利用。在“价值理性”层面，将原来高校档案常规化的应用价值，扩展到了可以为高校行政管理、高校教育产品创新、高校教育教学创新、高校人力资源配置、高校人才培育方案的调整与优化，提供相对精准的参考依据。从而在根本上使高校档案管理实践，转变成了一种以“数据中心管理”支配高校所有活动的新可能，学界也有人将其称为“高校智慧档案管理”。

2 高校档案管理信息化现状

1）档案管理信息化制度不够完善。管理制度是指导工作实践的规范，但从当前来看，很多高校并没有围绕档案管理信息化建立完善的管理制度。高校的不同部门对信息化档案的管理有着不同的要求，也使档案管理信息化的标准化管理难以实施，而且在管理制度的建设方面也得不到应有的重视，所以制度建设方面的工作成效并不明显。

2）管理人员专业素质不够。随着信息时代的到来，高校档案管理服务已进入信息管理的快速轨道。为了实现高校档案服务的信息化管理，优秀的档案服务人才至关重要。在现阶段，高校档案服务中的大多数工作人员技术水平较低，无法满足信息管理档案服务的要求。这些人员长期受传统档案存储意识的影响，缺乏对档案存储的责任感，档案存储服务被视为琐事和一般性工作，导致档案服务水平达不到要求，甚至造成档案丢失的情况，给当事人造成无法弥补的损失。

3 高校档案工作转型发展的路径

1）加强档案信息化管理制度建设。一是应将档案管理纳入高校信息化发展规划中，成为高校信息化发展的重要内容。为此，档案部门应与其他各部门密切合作，对档案管理系统中电子档案目录与纸质档案原文统一化管理。二是档案部门要按照信息化管理的特点和规律，对传统的档案管理流程、制度等给予彻底改造，“对档案的收集、分类、整理、管理和利用等所有工作流程建立统一的管理条例和操作流程”，使不同类型的档案文件从扫描、分类、整理、入库等环节都能做到可查可控。三是建立档案管理的目标责任制。档案部门应根据本校的实际，吸收其他院校建档经验，建立一套符合本校实际的档案管理目标责任制度，层层落实到每个人，使档案管理信息化建设能够按步骤、有计划有条不紊地向前推进。

2）培养高素质人才。高素质的人才是信息化档案服务展开的前提。在档案技术部门，档案的维护和管理也伴随着一定的风险。如果有错误或遗漏，将危及档案的安全性。这就要求档案工作人员必须具有较强的逻辑思维能力、判断力和一定水准的电子信息技术，并具有高度的责任意识。在当前，档案管理人员普遍存在专业知识不足和知识体系一元化，难以满足信息化档案管理工作要求的现象。因此要不断调整和升级工作人员的技术结构和知识体系，使其能够适应档案数据工作快速发展的趋势，更好地提高档案存储和服务的效率。

3）对现有基础建设进行完善。基础建设薄弱是目前国内多数高校在开展高校档案管理信息化建设工作中所面临的最突出问题之一，并且也是高校档案信息化建设过程中的最显著短板。处理这一问题，高校必须要下大力气，来处理高校软硬件基础设施建设薄弱的问题。第一，有效保障软硬件基础设施建设的资金落实状况；第二，高校中相关部门需要带头督促软件开发方面的工作，并尽快完成针对硬件设备的采购，形成完善的高校档案管理信息化建设软硬件环境，让高校档案管理信息化建设有序推进。

4）加大资金投入力度。高校应以自身实际情况为依据，量力而行，对基本硬件设施进行完善，为工作人员配好技术设备。除此之外，高校应明确信息化的管理执行标准，相关工作的开展内容均应细化，并以相关标准为依据进行操作。相关工作人员在对档案基础资料进行整理之后，需要开展技术处理，对网络技术进行充分应用，对档案进行技术化处理，这样才能够落实信息的交流与共享。高校开展信息化档案管理工作的最终目的是对教学档案进行充分利用开发，这将会对院校之后长远发展产生促进作用。

5）以安全防御为限，增强信息化管理安全。就当前计算机技术发展现状看，量子计算机的研发设计及应用已经成为现实，不久的将来即会应用到高校档案之中。从微观现实层面看，当前宜从权宜之计出发，积极以安全防御作为限定条件，增强信息化管理安全。比如，信息化管理在高校档案管理的升级运用新时期，即可从软件、硬件方面，进行技术性安全防御。一方面，可以结合高校计算网络，在总体上进行高校档案数据化管理应用层面的安全防御，做好接入网络安全方面的防御工作，如设置多重密码、在线生成授权登录账户验证码等；另一方面，应该从高校档案管理终端设备安全防御入手，积极安装具有国内知识产权的杀毒软件，如360安全杀毒软件、金山毒霸安全杀毒软件、QQ管家安全杀毒软件等。

4 结语

信息技术的普及已经慢慢改变了每个人的生活条件和思维方式，给社会经济发展也带来极大的影响。在高校档案信息管理服务的过程中，必须坚持不懈地发展和创新核心理念，创新高校档案的服务模式，改进档案服务观念，构建多元化的服务渠道，并提高档案信息管理的水平和效率。要培养专业化的高素质人才，利用信息化技术提高高校档案管理服务的质量，使档案信息化服务真正做到有效落实、有序推进。