高校人事档案信息化建设初探

杨清英 黄薪宇

（怀化学院，湖南 怀化 418000）

所谓高校人事档案即学校开展多项人事工作的一项重要参考依据，包括工作考核、人才选拔、干部升迁、人事调动等，直接影响到学校党政管理、教学科研等一系列工作[1]。在传统档案中，主要为纸质档案，管理模式主要为手工，而这明显难以满足信息化社会的发展要求，所以，高校人事档案需要积极运用信息化手段，开展信息化建设工作。人事档案信息化，也就是采用现代信息技术开展人事档案管理活动，对人事档案信息资源进行收集和整理，确保档案信息数字化存储的顺利实现，简单来说就是把档案管理模式由围绕实体档案而展开转变为围绕数字化档案而展开。促进高校人事档案信息化建设速度加快，对人事档案管理事业的持续、快速发展起到积极促进作用。

1 高校人事档案信息化建设的必要性

1）高校人事档案信息化建设是知识经济社会发展的必然要求。近年来，我国高等教育发展迅猛，高校人事制度也在不断改革创新。当前，高校教职工数量越来越多，在此形势下，高校人事信息日益复杂和多样，这样一来便急需创新高校人事档案管理工作，加强变革，以做到与时俱进。现阶段，我国高等教育的发展质量不得只局限于学校的硬件建设、教学科研以及办学层次等，还需在评价体系中纳入进学校的管理水平服务质量等内容。人事档案信息化建设可以为学校做决策时提供重要依据，更好地服务广大教职工，更加高效地开展学校管理和服务工作。信息化社会的发展，要求高校人事档案加大信息化建设力度。

2）传统的人事档案管理模式制约了档案的价值。档案除了具有保存价值之外，同时还能被有效利用。以往，在开展人事档案管理工作的过程中，主要运用的是人工处理方式，保存载体为纸质。如此管理模式不仅需要耗费较多的人力、物力，且也不便于今后查阅、传送人事档案，让数据统计等工作难以开展，进而导致人事档案使用效率差强人意，无法充分体现档案价值。开展人事档案信息化建设，可以使传统管理模式存在的缺陷得到有效弥补，有助于档案自身价值的显著提升。

3）人事档案信息化建设是“数字化校园”的重要组成部分。现阶段，诸多高校均开展了数字化校园建设工程，这除了符合国家相关政策之外，同时也是社会发展的大势所趋。目前，诸多高校已将数字化管理渗透到在教务科研、学生管理以及后勤服务等方面。人事档案信息化建设可以使工作效率大大提升，对信息资源进行共享，实现校园办公自动化和无纸化的目标。可以说，在“数字校园”中，人事档案信息化建设占据着极为很重要的位置。

2 高校人事档案信息化建设

1）建立高校人事档案信息化管理体制或细则。人事档案信息化建设工作具有较强的复杂性，为保障其有效落实，就必须借助一个完善的制度[2]。现阶段，我国高校并未构建完善的人事档案信息管理机制和制度，如此，在具体实施时，必然不能实现规范化和科学化的管理。其实，完善的人事档案信息管理机制和制度直接影响着高校自身的发展，如果要让高校人事档案信息化建设中成为学校党政管理工作体系的一部分，以充制度上确保此项工作的顺利开展。须知，落实是制度的关键，而明确责任是落实的重要前提，所以应责任到人，积极健全相关配套措施，比如将一系列配套制度制定出来，包括奖惩细则、人事信息报送制度和修订等，从而保障信息化建设的顺利实施。

2）强化基础设施建设。进入大数据时代，若想加强高校人事档案信息化建设，则必须在基础设施建设上做进一步加强。大数据对人事档案管理基础软硬件提出了更高的要求，也要求配备包括人事档案管理软件、网络、高性能电脑以及扫描仪等在内的基础设施。而以上基础配套设施的完善，以及维护档案系统、网络都离不开资金的支持，所以，高校需要在档案管理信息化建设中加大投资力度。具体而言，各高校应将人事档案管理信息化建设中安如自身的整体规划和发展战略，并将相关的监管措施不断完善。同时，高校其他部门也应在理解的基础上，给予其较大的支持。人事档案管理机构的各级领导应就人事档案信息化建设的重要性、迫切性积极向高校反映，努力争取人力、财力和物力方面的资源。除了主动配置硬件设施，高校人事档案管理机构还需在建设软件与数据库方面引起重视，借助外包模式，设计与高校档案管理需求相符的软件。

3）加强人事档案信息数据库建设。新时期，高校应积极运用人事档案管理系统，过去，高校在开展人力资源管理时，一般根据人力资源的特点展开主观管理，而这种模式缺乏一定的正确性。而随着大数据时代的来临，则提供了很大可能给科学、客观的管理。高校在开展人力资源管理工作的过程中，需要将各要素数字化，使其具备可比性，把人力管理和数据信息密切联系起来，将数据价值充分发挥出来[3]。第一，将人事档案信息资源合理整合在一起，在管理系统中对元数据管理、档案号、流程定制、分类、统计、检索与利用和、模板设置与应用等功能模块进行设置。针对未有机密性的人事档案信息，根据档案管理的规定，在数字化校园平台中展开公开管理，但应对每个功能模块的权限予以加强控制，防止由于不合理的权限管理，而泄露信息，有效确保文件所有者的个人信息安全。第二，加大对高校现有数据库功能的开发和设计力度。除此之外，受高校人事管理体制改革的影响，应及时更新人事档案信息。所以，需要积极构建人事档案信息更新功能，以确保在职人员有所变动的时候，人事档案管理人员能够立即更新人事档案数据信息库，实现信息管理的动态性。

4）优化人事档案信息化人才队伍结构。同过去的纸质档案管理工作相比，高校人事档案信息化工作具有显著区别，因而对档案管理人员来说，除了要将传统的档案管理业务知识掌握之外，还应与时俱进，熟知最新知识[4]。进入大数据时代，档案管理人员还应把其他综合知识均较好的掌握，包括现代信息技术等。笔者结合自身工作实践，建议不断完善高校现有人事档案信息化人才队伍结构，具体可从以下两方面着手：第一，对现有档案管理人员的业务知识展开培训，邀请相关专家（计算机、数据库、系统维护及人事档案管理）到校内上课，也要给予专职或兼职档案人员鼓励，让其在线学习，不断充实自己；第二，将专业知识扎实，技术过硬的复合型人才引入。高校人事档案信息化工作人才队伍必须以多元化、综合性人才结构取代过去的单一的人才结构，须知，只有确保人才队伍结构的科学合理性，方可进一步提高高校人事档案信息化工作效率。

3 结语

总之，人事档案信息化建设这一工作至关重要，各个学校均应引起高度重视，并在校内积极开展，同时代发展保持同步，积极创新，合理管理和利用相关人员的人事档案，努力将信息管理水平提升，从而使社会、学校、政策和教育的需求均得到满足。