新时代信息数据化背景下企业档案管理创新思考研究

汪林林

（山东省济宁市鱼台县张黄镇鹿洼煤矿，山东 济宁 272000）

在新时代信息数据化背景下，信息资源发挥着重要的作用。企业需要加强管理信息资源，才可以实现可持续发展。企业档案管理工作发挥着重要的作用，企业需要利用现代信息技术，提高企业档案管理信息化水平。计算机网络技术不断升级发展，可以提高企业档案管理工作效率。虽然近些年企业档案管理工作获得一定的成果，但是仍旧存在不完善部分，企业需要利用合理的管理措施，促进企业档案管理信息化建设。

1 大数据时代企业科技档案信息化建设概述

基于大数据信息技术的科技档案管理体系，主要是依照大型分布数据库的基本方式将各类档案信息进行云存储。而大数据信息存储的基本功能模块又分为安全度量、用户评估、云计算、云存储、访问评估五个模块。基于云存储的大量档案信息数据库，可以将大量的档案信息数据分配至各个服务节点。其用户终端可以利用业务服务管理层及功能模块中的控制层对各信息进行检索及安全等级的评估，从而提升企业科技档案信息化建设工作的效率与安全水平。

2 新时代信息数据化背景下企业档案管理的现状

2.1 档案管理方式滞后

在新时代信息数据化背景下，逐渐突出了企业档案数据化的重要性，企业在日常经营生产中会不断出现各种数据化信息资源，在实际利用当前的档案管理模式中，因为数字化建设工作具有滞后性，无法满足时代发展的需求。一些企业虽然建立了自动化办公模式，但是因为企业档案管理工作具备保密性，再加上企业档案管理工作并不会直接产生经济效益，因此一些企业并没有构建专业化的档案管理信息化平台，没有及时归档电子档案，无法完整的存储企业档案信息。

2.2 人才队伍匮乏

我国企业的科技档案管理信息化建设起步较晚，其价值受到工作环境和条件的限制，导致信息化建设人才队伍匮乏，主要体现为以下几点：首先，科技档案信息化建设人才队伍的综合素质偏低。部分信息化建设人员未能通过专业知识训练或接受高等教育，其自身技能操作能力存在很大问题。其次，缺乏综合型的信息管理人才。企业科技档案信息化建设是一项系统且复杂的工程，有关人员应具备一定知识和技能，但是我国档案管理信息化建设中缺乏高素质的综合类人才队伍。

2.3 管理思维固化

数据管理处于萌芽阶段，面对档案数据管理的转型，档案机构在思维上存在传统固化现象。对于档案管理对象，仍局限于传统的纸质档案管理；对于档案存储保管，存在管理思维上重数量、轻质量的倾向；对于档案开放，存在因害怕承担信息泄露、篡改等安全隐患的风险，而持有“不愿共享、不敢共享、不能共享”的心理。这些固化的传统档案管理思维形成档案数据的存储保管、以及价值发挥工作的阻碍。

3 新时代信息数字化背景下企业档案管理创新措施

3.1 提升档案信息管理技术的创新，满足信息技术的需求

随着时代的发展，社会经济的创新，人们生活水平提高，对档案管理提出更高的需求，除了确保档案信息的安全性，相关人员也应该与时俱进，积极的学习各项管理工作，完善自身的管理理念，加强对档案资源管理方式的提升，进行技术创新，进而确保档案信息化技术的发展，提升人们的需求。这就需要相关工作人员首先要确保档案储存的有效性、准确性、规范化，不断优化相应的管理技术，提升管理水平。要对档案信息的多样性和广泛性进行研究。除此之外，要提升相关工作人员的综合素质，提升其专业技能，培养专业型人才，相关部门应该加强对工作人员方面的信息技术的培训，除了具备档案资源管理所需要的相关理论知识之外，还要对相关档案的著录、编研、检索等方式进行相应的设置，能够熟练掌握相关的技术，只有提升自身的综合能力和专业能力，才能够在档案信息不断更新的过程中提升工作效率，避免工作的失误。进而满足社会的需求，实现档案资源信息化的目的。

3.2 提高档案人员综合素养

档案管理需要很强的实用性和专业性，档案管理人员是企业档案管理的执行者和操作者，其综合素养在很大程度上决定了企业的档案管理水平。在企业人力资源管理中培养一支稳定的、专业的档案管理队伍，一是应当强化档案工作人员的思想意识，思想上要积极组织政治理论学习，提高政治觉悟；二是应当加强档案工作人员的培养力度；三是应当培养档案工作人员的岗位自豪感和事业心。

3.3 建立管理服务平台

在新时代信息数据化背景下，为了高效管理档案资源，企业需要优化档案管理形式。利用信息技术整理企业内部数据，构建数据化档案管理服务平台。企业利用数字化档案管理平台，可以及时管理和发布档案信息，同时可以存档电子档案。企业需要改进档案管理流程，保障电子档案安全性，提高企业档案信息的规范性，保障信息化管理效果。企业完善管理服务平台，需要利用平台拓展性，集成利用企业自动化办公系统，可以自动归档企业电子档案。企业需要利用数据化档案管理模式，完善档案信息管理系统，详细地记录档案数据，促使企业高效利用信息，科学的配置企业档案资源。同时需要通过数据分析，满足企业信息需求，进一步丰富企业档案管理功能。建立档案信息服务平台，不仅需要高速的传输信息，还要完善安全保障系统。利用网络技术实现企业档案管理工作的数据化。全面收集实体档案信息和数字档案信息，通过分类汇总，保障档案信息的安全性，建立档案信息查询平台，有利于企业高度共享资源，不仅可以提高企业档案信息的真实性，同时可以实现企业档案资料的数据化，帮助用户便捷的获取信息，提高企业档案管理工作效率。

4 结语

总而言之，随着我国当代信息技术的快速发展，如大数据和云计算等先进技术在各个行业被广泛应用。以往传统的科技档案管理方式不但存在很多弊端，还会浪费一定的人力与物力，致使我国当前企业科技档案管理工作存在不足之处。所以，企业应该积极利用当代大数据信息化技术，提高科技档案管理工作的效率和质量，并为企业的可持续发展提供一定保证。