事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

付 林

（滨州市沾化区下河乡农业综合服务中心，山东 滨州 256600）

随着我国经济水平的蓬勃发展，人事管理制度也持续深入改革，健全的人事档案管理制度对事业单位工作质量提升有着至关重要的作用。

1 人事档案管理的价值

对于企业来说，他们所进行的每一项投入都是为了实现利益最大化；人事档案管理是价值为上，只有准确了解该管理的价值，才能让单位的管理高层重视人事档案管理。

1.1 改善单位的人事结构

事业单位人事档案内容组成，一般包含了员工的学历、身体健康状况、政治面貌、工作经历、家庭基本信息等等。目前大部分事业单位或者机构在招聘人才时，都会审核和检查与之相关的档案管理详情。然而，为了保证单位在招聘时不失公正和准确度，还需将单位自身的人事管理结构进行完善和优化。在管理过程中，管理系统能够有效帮助其进行档案资料的了解和汇总编写，将复杂的管理模式转化为简便的。除此之外，单位应该结合自身工作人员位置的转变，为其人事档案管理进行相应的调动安排。在人事档案管理中，若有素质不高的工作人员，应该对其进行惩戒和清理，避免单位的运营混乱。

1.2 提高单位内部管制

目前大部分单位将内部的财务、人事和工作调动等方面内容融合成一个大的体系，但是这样的整合是否可以有效进行还需要商榷。比如，事业单位是否可以正确实现其社会职能，这与单位人事管理规划和制度的全面性和整体性有很大的关系。除此之外，事业单位的内部管理重点是人员，若事业单位可以实时优化和提高人事管理制度，那么对于人事管理能力和工作的成果都有很大的强化作用。因此，提高单位的内部管理，就能够提高工作人员的热情和积极性。

2 事业单位人事档案管理的不足

2.1 对人事档案管理有一定的忽视

人事档案管理对于事业单位来讲，不仅是工作组成部分还是维护其人才的关键方式。因此，要一直强化人事档案的整个管理力度，才可以符合单位未来发展的方向和目标。然而，目前有个别单位忽视人事档案管理，将发展的目光和重点放在了业务上，没有重视人事档案管理对其产生的积极影响，这就对其发展产生一定程度的阻碍作用。同时，一些单位的高层自身对人事档案管理的整体了解甚少，只是知道其管理工作的大概情况，对于实质性的具体内容缺少全面认知，所以造成其管理工作效率低下，工作人员的态度不端正，管理质量不佳。

2.2 人事档案记录不够周详

记录太片面，不够全面，这是个别单位人事档案管理存在的问题，这不仅造成人事档案的残缺，也不利于档案的提取和使用，对其管理和薪酬方面的工作开展有不良影响。除此之外，还有部分相关的管理人员在工作上比较敷衍，将一些不符合实际情况的资料录入档案，这就造成人事档案失真的情况，不利于对单位员工的考核。

2.3 管理智能化落后

在传统的人事档案管理中，一般都是使用纸质对单位工作人员的资料和信息进行记录管理，这在一定程度上阻碍了其管理的智能化和信息化。还有一部分单位虽然引进了信息化的管理系统，但是由于很多档案管理人员已经习惯了原有的管理方式，所以并没有将信息化的管理落到实处。在需要记录单位员工信息时，核心的数据资料依旧使用纸质化的记录方式；在需要提取相关资料时，不仅要在管理系统中进行查找，还要在大量的纸质文件中进行查找，这样的方式不但浪费时间、精力，还降低了其工作的质量和效率。

3 管理问题的解决办法

3.1 提高对人事管理的重视

为了保证档案管理工作的有效实施和开展，首先要转换对管理工作的看法。单位的高层需要提高对人事管理的重视程度，这样才可以加强其工作的效果和质量，充分发挥出其管理的作用和价值。单位高层可以将其工作归到日常工作内容之中，再根据单位自身的实际情况来进行具有针对性的优化和改进计划，加强单位的全面管理力度，为单位的持续发展和进步奠定基础。同时，还可以让单位的每一位员工都意识到档案管理的意义，创设良好的管理氛围和环境。

3.2 强化档案管理的有效性

人事档案管理，工作重点在于将相关的人才资料信息进行汇集和保存，将其作为管理的凭据，因此在档案信息方面要具有实际实用性和全面性，这样才可以实现其管理的意义和价值。档案管理人员不仅要具备脚踏实地的管理思想，还要掌握单位员工的基本信息，及时整理员工的档案信息，禁止档案作假的情况出现，以此来强化其管理工作的有效性。除此之外，还要注意加强管理人员对档案了解的全面性，从各个方面对员工的信息和资料进行完善。如此一来，可以强化档案的实际使用效果，为员工的考核提供比较可靠的参照。

3.3 促进管理现代信息化发展

由于我国的互联网信息技术发展迅速，所以其在各行各业的实际使用性都很强，所以在单位的人事档案管理过程之中，也应该加强对现代信息化的应用。如此一来，不仅可以方便单位员工的资料提取，也节约了提取的时间。另外，在此过程中需要注意的是，要将此种管理方式行之有效地实施在档案管理中，坚决杜绝管理表面化的现象出现，还要保障信息的时效性。将信息进行记录后，要做好保密工作，设置相应的查询权限。

3.4 建立和强化管理人才团队

档案管理人员的专业能力很大程度上决定着其管理的效果和质量，因此单位需要建立和强化管理人才团队，不断强化团队的专业素养和管理水平，使他们可以在其职位上发光发热，为单位的发展和进步提供坚实的力量。在录用相关管理人员的过程中，也可以提高对人才专业能力的选择，让他们将自己合理的管理思想和相关经验，落实到单位的档案管理之中。在档案之中，会涉及单位员工的很多隐私资料和信息，所以其管理人员的素质比较高。在进行信息收集的时候，要求管理人员注意和单位员工的沟通方式。

3.5 对管理制度予以进一步优化

在事业单位进行相应的档案管理过程中，需要进一步对人事档案管理制度进行有效的优化，传统的档案管理制度往往在具体的应用过程中已经无法与创新时代的发展特征相符合。因此，相应的事业单位需要充分对当前单位自身的发展特性以及单位人力资源自身所拥有的特点进行详细的探究，并以此对相应的管理制度进行有效的制定，使整体管理制度能够深入人事档案管理的诸多角度，使相应的档案管理工作得以有效细化。由此，使档案管理在发展过程中所拥有的管理制度得以进一步健全。此外，在建立优质的档案管理制度时，需要进一步对整体档案管理的考核激励机制予以有效确立，进而以考核与激励的手段促进档案管理人员端正工作态度，并且将相应的档案管理责任落实到人，使事业单位档案管理的综合效率得以大幅度提升。

4 结束语

健全、完善的人事档案管理制度，对事业单位工作的开展有着重要的作用。完善的人事档案管理工作能提高事业单位工作的工作水准，发掘工作的潜在力量进而保证工作效率。