新形势下教育人事档案动态管理

朱碧雯

（广东省肇庆市龙禧小学，广东 肇庆 526040）

目前，我国教育人事档案动态管理工作中依旧存在不少问题，这问题对档案管理的进一步发展起到了负面作用。根据新形势下档案管理解决办法，相关行业应该进一步提高工作效率和质量，促进教育部门顺应时代要求可持续发展。因此，在新形势下进一步研究教育人事档案管理问题有着深远的意义和作用。

1 新形势下教育人事档案动态管理存在的问题

1）档案更新不及时，档案内容陈旧。在许多教育单位人事档案动态管理中许多档案因为更新不及时，经常出现档案内容缺项少项问题，现有的档案内容已经过时，对于新补充的个人档案信息没有及时更新和上传，失去了人事档案管理的现实意义和作用[1]。对于一些教育人才的学历、奖励以及近期参与过的培训资料档案管理员很少主动找其进行存档，大部分都是教育人员自己送来人事档案管理部进行保存存档，难免会遇到有些人嫌麻烦或各种原因不愿意主动来人事档案管理部门报到，久而久之，导致教育部人事档案管理出现人事档案内容陈旧，资料不全，更新不及时等问题。

2）人事档案动态管理的相应配套设施不够全面。有些教育部人事档案管理的库房设施不健全，如防火、防盗、防潮、防虫蚁、防污染等基础设施不全面，导致在档案保管和存放上存在安全隐患，同时有些办公机器如复印机、扫描机等设备陈旧，严重影响了人事档案动态管理的工作效率和质量。除此之外，有些存放档案的柜组，未能集中放置，在整理和储存和查找档案时工作效率低。

3）人事档案管理人才选拔和培训存在问题。教育人事档案动态管理是一项专业的工作，关系到每一位教育单位工作人员的利益，在人事档案管理中应该严肃认真对待档案管理，但实际上，许多教育人事动态管理部门对档案管理人才的选拔和培训工作的重视度不高，认为档案只需要看管好就可以，忽视对档案的管理，对部门人才专业度要求不高认为工作简单没必要引进档案管理高技术人才[2]。有的教育人事档案动态管理部门从来不进行专业培训，导致许多管理人员综合能力不高，专业技术不强，加上相关人员主动学习意识浅薄，积极性不高，整个部门工作氛围懒散，业务水平低。

4）人事档案管理人员技能有待提高。人事档案动态管理需要专业的人员进行工作，这对人事档案动态管理人员的综合能力和技术水平有着一定的要求，但是目前许多教育部人事档案管理人员有的是其他部门转岗并不是档案管理专业人员，也没有进行过系统的专业培训，相应的培训经费不足和培训意识不够，直接影响了人事档案管理人员工作专业度和工作效率，在档案管理中难免出现不规范的工作行为，不利于教育部人事档案动态管理工作的正常开展。

5）教育人事档案动态管理缺乏时效性。在教育人事档案动态管理过程中，由于档案管理工作人员在保存归档人事信息时不够规范化，调度人事档案不及时，短时间内没有做好归档工作，使一些档案内容信息与实际要解决的人事问题存在偏差，存放档案的柜组比较分散，查找不方便，用的时候招不到相应的档案，导致人事档案动态管理缺乏时效性。除此之外，依旧采取传统的档案管理方式，对信息化档案管理模式接受度不高，相关计算机技能欠缺，严重影响工作效率和质量。

6）缺少系统化人事档案管理模式。目前，随着我国教育事业的飞速发，教育从业人员激增，教育人事档案管理部门工作量日益增长，工作内容也越来越繁琐，许多教育人事档案管理依旧停留在人工分类整理上，难免会出现工作失误，对采用的档案管理模式比较单一，先进的信息化管理技术不够扎实，对计算机设备的使用不够娴熟，落后的管理模式阻碍了教育人事管理部门整体的发展。

同时，许多地方教育人事档案管理比较分散，对于教育人员的档案存放不够集中，对后期工作人员调取查找档案增加了难度，同时加大了档案管理工作的人工成本和实践成本，严重影响档案管理人员的工作效率。

2 新形势下改进教育人事档案动态管理办法

1）及时更新教育人事档案信息，完善档案动态管理办法。作为一名教育部人事档案管理人员应该提高工作热情和积极性，肩负起工作职责，明确认识教育单位人事档案管理的动态性，并不是简单的存放不变的档案管理工作，要及时根据教育工作人员的档案更新速度，做出内容更新并及时存档。对老干部人员档案遗留的问题进行追查，不断完善相应的档案资料，补全遗漏信息。

2）注重档案管理人才的培养。教育人事档案管理部门应该注重培训人事档案从业人员的专业技能，提高档案管理人员的工作水平和工作效率，在岗位人员招聘中应该注重人才的技术能力方面的筛选，同时也要致力于后期对从业人员专业知识和业务能力的培训，使相关档案管理人员不断吸取新的专业知识理论，熟练掌握相应档案管理技能，加大对计算机的学习和档案归纳方法的总结[3]。实现专业的人做专业的事，保障教育人事管理整体部门健康有序的发展。

3）完善设施设备，杜绝安全隐患。在日常教育人事档案动态管理工作中，对经常使用的办公电脑、打印机、复印机、扫描仪等办公设备进行及时维护和更换，为档案管理信息化提供基础设施保障[4]。除此之外，对于纸质版档案存放环境也要加强安全隐患的防范，使用密集档案柜和存放环境应该注重防潮、防火、防盗、防虫鼠等灾害的发生，保证档案存放环境优良，有利于长久完好无损的保存纸质档案。

4）安装密集柜组进行档案管理，提高工作人员工作效率。传统的档案存放比较分散，柜组不集中导致办公面积使用不合理，有的甚至阻挡了安全通道和走廊，对工作人员日常工作带来安全隐患。因为档案存放比较分散，所以对档案管理人员在查找档案时也增加了工作量和时间，归还档案时也增加了查找出处的难度。安装密集柜不仅可以节约办公场地面积，提高办公区域使用率，同时方便管理人员进行档案归纳和分类存放，方便档案查找与归还，缩短查找时间，提高工作人员的办事效率。

3 结束语

人事档案动态管理工作要不断实现规范化，专业化才能进一步提高教育事业单位的发展水平，结合当前教育事业单位的发展具体情况，相关教育人事档案动态管理工作者应该不断提高自身的专业水平和综合能力[5]。管理部门完善档案存储设施设备，改善档案存放环境，对档案进行集中化柜组整理，提高工作人员工作效率，改进系统化管理方式和方法，使教育人事档案动态管理工作有序开展和进行，整体部门的业务水平得到进一步的提升。