医院公文常见问题及对策

姚 洁

（福建省南平市第一医院营销部，福建 南平 353000）

1 标题常见问题及对策

1.1 存在问题：格式不规范

一般情况下，公文标题必须完整，应具备“三要素”即责任者、内容、文种词。如《××医院关于加强医用垃圾管理的通知》，这份公文“××医院”是发文机关（责任者），“医用垃圾管理”是内容，“通知”是文种词。这样读标题便一目了然什么单位、什么内容、什么性质的公文了。公文标题常见不规范的有：

例1《通知》；

例2《××医院决定》；

例3《××医院关于要求拨款修缮重症监护室的请示报告》；

例4《××医院物价检查情况通报》；

例5《××医院关于举办学术讲座的有关事宜》。

1.2 解决对策

例1无发文机关名称和公文主题，应改为《××医院关于××事项的通知》；

例2无公文主题，应改为《××医院关于××事项的决定》；

例3是请示与报告混合、文种不分，“请示”和“报告”应删除其中一个，要求上级批复的用“请示”，向上级报告问题的用“报告”；

例4是物价前少了“关于”；

例5中“有关事宜”不是文种应改为“通知”。

在特定的情况下，可省略部分要素，如较短的公文，标题可以只标发文机关名称和公文文种词，但在任何情况下，都不能缺少公文种类的文种词。必要的省略应以不致影响公文的处理，管理的方便及其效能的显示为原则，也不要给立卷归档和档案管理带来困难。

1.3 存在问题：语言不简炼

标题是一句短语，作者应惜黑如金，用最简短的文字来标明各个要求，使读者一目了然。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《××医院关于我院要求扩增床位编制、人员编制、比例的请示》，标题中有很多文字是多余的，已有××医院就不必再写“我院”，“扩”和“增”意思重复，床位编制即包含人员数与床位比例，故可删除“人员比例”等字，其中的三个标点“顿号”也是多余的，标题中的具体内容可在正文中表述。

1.4 解决对策

这个标题可概括为《××医院关于增加床位编制的请示》，文字可缩短近一半，显得简洁明朗。

1.5 存在问题：公文标题出现文字错漏

工作中发现标题出现文字错漏并不少见，在制发过程中，一般对标题的校对比较薄弱，容易出现错漏现象。如《××医院2004年工作计件》中的“件”应为“划”等影响办公质量，削弱严肃性，有的甚至因错漏造成政治性错误。

1.6 解决对策

应从发文程序的拟稿、核稿、分发层层把关，特别是把好缮印、校对关，严肃认真杜绝错漏。

公文标题虽只选一个短句，都是公文不可缺少的重要构成部分，是公文的总提要，位于公文的正上端，给人的突出的印象，具有揭示公文内容和性能的功能，其标题要做到力求结构完整、文字简明概括，调用标题质量、克服病证。

2 文种常见问题及解决对策

2.1 存在问题：文种不恰当

公文标题文种出现差错，会影响公文办理的效率和质量。主要应防止两方面。第一，公文种类适用不当。表现在分不清“报告”与“请示”的适用范围，有的甚至“请示报告”混用同时出现在标题上；第二，害怕用“函”，不隶属的单位之间商洽工作，询问或答复问题，向有主管部门请示批准，担心用“函”会被对方认为不尊重，会影响有关问题的解决，因而产生畏惧心理，不敢用“函”而用“请示”或“报告”，这种现象较为普遍；第三，同是下行文，上级机关向下级机关传达领导指导性文件，内容性质重要用“指示”、“决定”等，针对单一机关可用“批复”，内容性质一般或普发性的用“通知”或“通报”等；第四，同是上行文，下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议签复上级机关的询问用“报告”，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准用“请示”；第五，同是平行文，不相隶属关系机关之行的普发性公文可用“通知”，有针对性的商洽工作，询问或签复问题，要求解决有关事项待一律用“函”。

2.2 解决对策

笔者认为，公文文种的选用要根据发文机关的职能地位、行文关系、公文内容和公文种类的适用范围来选用，其它公文科类也应根据具体情况选用。

2.2.1 理解含义 避免混淆

《现代汉语词典》解释，报告的含义有两种：一是把事情和意见正式告诉上级或群众；二是用口头或书面形式向上级或群众所做的正式陈述。报告有综合性工作报告、专题性工作报告、总结报告、调查报告等类型。

请示的含义就是请求批示或批准。请示有两种在内容、性质、行文目的方面不尽相同的类型，即请求批示和请求批准。

只有充分理解了报告与请示的含义，才能正确选用好两个不同的文种。

2.2.2 了解区别 确定文种

行文目的不同。报告的目的是报告单位向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议或意见供上级部门决策参考，有时是答复上级机关的询问。

请示的目的主要是单位（科室）在工作中遇到无章可循,难以处理的问题，或有章可循但需上级部门审查批准，或因情况特殊需变通处理的问题，通过请示获得上级的指示或批准，使相关问题得到解决。

办理方式不同。报告，一般只安排内部传阅，掌握情况，不必答复，只有发现其中有必要指出的问题和意见时才做批示。请示，不仅要阅读，而且要研究办理。重要事项应制发公文进行批示或批准，一般事项可采用电话或口头答复。

形成阶段不同。请示往往是形成于问题解决之前，而报告形成于问题或工作解决和完成之后。

写作要求不同。请示的写作必须是一文一事。而报告的内容既可以是单一的，也可以是综合性的。

明确了请示与报告的区别，是确定文种的关键。例如《××科关于要求增加人员岗位编制的请示报告》，读此标题就知道作者混淆并混用了两个文种的含义，这是比较常见的误用。其一，请示报告为两个截然不同的文种，不可混合使用。其二，增加人员编制是需上级部门研究批准答复的，属请求类，应删除“报告”两字。

2.2.3 掌握方法 规范撰写

标题三要素。公文标题要具备：责任者、内容、文种“三要素”。除法律、法规、文章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题是一句短句，作者应惜墨如金，用最简短的文字来标明各个要素。例如《南平市第一医院关于改革与发展工作的报告》，这份标题，“南平市第一医院”是责任者（发文机关）“改革与发展工作”是主

要内容，“报告”是文种。这样读标题便一目了然什么单位、什么内容、什么性质的公文。

正文三结构。报告与请示一般都由开头、主体、结语三部分构成。撰写一般性报告，正文开首常用一段导语提示报告的起因，然后写“现将情况报告如下”引出下文，即主要情况。报告的主体部分要实事求是、简明扼要、避免冗长。做了什么工作、怎样做、取得哪些成绩、还存在哪些不足。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚。即便是提出建议的报告也要在汇报情况的基础上，提出建议来。报告的结尾模式化的写法是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”等。

撰写请示，正文开首常用一段导语引出请示的缘由，即为什么要写请示。在请示事项中，对请示解决的问题要实事求是，文字表述要简明扼要，理由充分，对有关问题处理的设想，或建议意见方案要具体，并切实可行，以便上级部门研究办理，必要时应提供有关材料作为附件。请示的结语，在主体之后，另起一行，常用的有“当否，请批示”；“妥否，请批复”；“以上请示，请予审批”等。用“此致敬礼”结尾现象较普通，显然是不妥的。

文末年月日。行文最后应写明成文日期，2004年我们在收集各科报送的材料中未写成文日期的占30%，显然这给归档和查考利用带来不便。近几年，在公文知识普及后，此现象已较少出现。

数码勿混乱。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。结构层次序数，应依次使用“一、（一）、1、（1）”。

笔者认为，只要准确把握以上几点，就能较好地写好公文标题以及正确使用报告和请示这两种容易误用的文种。