试论如何有效做好档案管理与保密工作

秦 娜

（国能新朔铁路有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

目前，单位在发展过程中存在一些问题没有得到及时解决，档案可以为解决这些问题发挥重要作用。档案是单位发展活动的真实记录，档案信息的高效利用可以为单位未来发展提供相应帮助。如何在单位中合理应用档案管理来防范风险，同时提高单位在发展过程中的社会效益，是大部分档案管理人员考虑的问题。在经济社会不断发展的今天，档案管理在单位中占据着非常重要的地位，推动着单位不断向前发展。因此，要根据单位的实际发展情况，正确运用档案管理工作，发挥档案管理在单位发展过程中的作用[1]。

1 加强现代档案管理保密工作的重要性

档案是人们在各类社会活动中形成的多种形式的具有保存价值的原始记录。改革开放以前的档案主要是记录国家一些重大的事件、重要人物，多以公文形式存在。现在的档案涉及的范围更广，大到治国理政，小到民生需求，都有客观真实的记录。传统的档案主要是纸质的，通过收集、整理、汇总等方式归类造册，存放在专用档案库房。现在的档案管理主要是通过信息化的方式完成的，更多的档案已经通过扫描，成为数字化档案，存储、查询、使用更加方便。但是，信息化带来便捷的同时，也对安全性提出了更高的要求，特别是数字化档案容易受到网络病毒、黑客的攻击，不仅容易出现信息泄露，而且有可能造成信息的永久丢失。因此，只有做好保密工作，才能确保档案安全，保护个人信息安全，维护好公民权利。

2 新形势下档案管理保密工作问题分析

1）档案保管人员的保密意识不够。一般情况下，我国档案保密工作分为改革开放前、改革开放后两个阶段。改革开放前，我国档案保密工作具有非常多的规定，呈现的状态是封闭式的。然而，改革开放后，人与人之间的合作、交流越来越频繁，档案管理开放及利用也变得越来越频繁，但人们的观念却不同以往，产生的变化十分明显，很多档案保管人员保密意识淡薄，错误地认为档案一旦开放，就没有值得保密的，所以混淆了一些保密与不保密的档案及资料的规定、要求，导致档案保密工作出现诸多错误及利益损失。

2）档案管理保密制度不健全。有的单位档案管理制度不健全，对涉密的档案没有按照保密要求进行分门别类的管理，任何人都可以借阅，另外在借阅过程中，也没有按照要求登记、备案，落实保密室查阅要求。有的单位虽然制定了各类档案管理制度，但制度的执行仅停留在档案管理人员的层面，其他人员不清楚，也没有定期进行保密知识宣传和教育，导致制度虽健全，落实却落空，应付差事，流于形式，没有内化于心，外化于行[2]。

3）现代档案管理人才缺乏。一些单位的档案管理人员学历不高、年龄偏大，非专业人员所占比重较大，而且很多人是常年从事传统档案管理的人员，对现代化的档案管理认识不足，对计算机的应用也不熟悉，缺乏对信息安全防护手段的了解。而档案管理又属于冷门专业，相当一部分人不愿意从事这项工作，觉得专业单一，发展空间不大，档案管理专业人才“门可罗雀”，一些单位出现了“老人”不能完全胜任现代档案管理和安全工作，“新人”又招不来的尴尬局面。

3 做好现代档案管理保密工作的措施

1）科学、高效地实施档案保管阶段的保密工作。提升档案安全性，降低或防止密级档案外泄的关键途径是科学、高效的实施档案保管阶段的保密工作。在档案保管期间，必须要谨慎、仔细管理好档案库房。假设条件允许，则可以详细地规划一下档案库房的建设工作，促使档案库房能与国家档案库房相关标准相符。即使不能太过干预档案库房建设，也应在设置档案库房过程中，从档案保密的角度去选择库房，禁止随意使用其中的一间办公用房作为档案库房。比如，禁止选择办公楼最底层或最顶层设置档案库房等。与此同时，还应设立专业的档案库房管理人员，严格依据库房规定、要求，科学、高效地实施档案保密工作，真正保障档案安全[3]。

2）加强档案保密工作宣传力度。加强档案保密宣传工作是提升单位档案管理水平的重要手段，也是确保档案安全的重要保障。要加强有关涉密人员的培训力度，可以通过发放简单、易懂的保密知识资料，或者在宣传栏滚动播放保密知识，或者利用微信和各类学习平台强化保密知识宣传，让相关人员充分了解档案保密工作的重要性以及档案保密方法、手段、措施和法律法规要求，通过这些办法，从思想深处提高他们的认识，增强保密意识和法制观念，营造出良好的档案保密氛围。

3）为实现档案保密工作的制度化、规范化，建立并完善监督制度。建立并完善监督制度，可有效保障档案保密工作的健康运行。因此，各档案保管机构需要制定严格、规范的档案借阅复制制度，根据自身的情况，针对不同的保密级别，明确不同层面、不同范围的查阅、复制权限，同时强化各种文件审批及加密等，杜绝出现国家规定的绝密文件失泄密现象。档案管理者在工作开展期间，需要明确规定档案查阅、复制的流程，尽可能做到不损坏、不泄露档案文件、材料信息，一切依据规定办事，确保档案保密工作有法可依、有章可循。

4）加强档案安全防护力度。严格按照档案安全“十防”的要求，全面落实人防、物防、技防“三位一体”防范措施，配齐配全保密档案柜、消防、监控、防护门窗等设施。对计算机硬盘、软盘和录音带、录像等实行专人专用，专人管理，及时检测维护电子档案载体。定期升级病毒库和完善防火墙，定期检查硬盘、U盘等电子存储设备，必要时进行更换。强化电子档案使用过程的监管，加强安全隐患的排查[4]。

5）严格审核制度化。在整理档案过程中，对不归档的材料，必须采取转、退、销毁等妥善主要方法处理。对需转或退的材料要认真鉴别，进行登记：内容包括材料名称、件数、时间、原因、单位领导签字等项目，登记表各执一份备查；对需销毁的材料，要填写销毁材料登记表，内容包括：姓名、工作单位、材料名称、件数、销毁理由、鉴别人、审批人、销毁人、监销人等项目，记录准确、清楚扼要，便于查证。销毁方法有：碎纸、焚烧等，且必须干净彻底，不留纸片，残角，确保保密安全。销毁前对销毁材料要逐份登记、核对、谨防错登或漏登，要确切地反应销毁材料的内容、特点。销毁过程中必须有监销者两人以上，并认可签名。在没有监销人的情况下，任何人不得私自销毁档案。

4 结束语

确保现代档案安全，是新时期我们必须要做到的一项工作，也是提供更加便捷、安全、高效档案服务工作的保障。面对存在的问题，着力做好档案保密人才队伍建设、保密工作宣传、档案安全防护和档案保密制度完善等工作，才能不断完善档案管理系统，提高安全防护能力，确保档案管理安全。