提高基层单位档案管理效能的路径研究

程 晓

（孝义市医疗保险服务中心，山西 孝义 063300）

基层单位是政府组织机构，主要从事公益事业，包括科技、卫生、艺术、文化、教育等工作，具有服务民生、转化政府民生政策社会职能。档案是记录社会发展、机构演变和个人成长的重要历史资料，将档案资料维护好，对社会发展具有重要的意义，为了实现这一目标，应当通过创新性的改革和创新，实现对档案的科学化管理。基层单位的档案管理也同样重要，在当前的社会形势下，基层单位的发展离不开与社会的接轨和人才策略，必须要及时优化传统档案管理制度，对人事档案实施有价值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，实现档案管理与人才策略的紧密结合。

1 提高基层单位档案管理效能的重要性

第一，当前我们正处在“双创”的社会宏观背景下，如何超越或突破传统档案管理模式是摆在基层单位档案工作面前亟待解决的问题。在新时期，要想提高基层单位管理效能，就要坚持与时俱进，构建科学、现代的档案管理架构，摆脱传统档案管理理念或是档案管理系统的制约，通过科学的收集、保管档案信息，以便最大化地发挥档案的价值，从整体上促使档案管理工作水平和效率提升，为相关单位的稳健长远发展提供强有力的保障。第二，有助于提高档案资源的利用效率。当前部分基层单位在具体的档案管理中，由于单位管理者没有从思想上认识到做好档案管理工作的必要性，加之档案管理人员对传统人工管理模式的延续操作，因此，在档案资料的编制和保存方面比较随意。在新时期，想要提高档案管理效能，相关单位要投入人力物力，引入先进技术和管理方式。与此同时，档案管理人员要与时俱进，加强学习，强化专业知识，充分利用信息技术，科学有序地对档案资料进行收集、整理、编制、存储。便于在使用档案的时候，快速及时找到档案信息资料，提高相关工作人员查找档案的主动性，从整体上促使档案利用效率提高。

2 提高基层单位档案管理效能的路径

1）创新制度管理，加强法规落实和制度考核。切实落实各项管理制度，是保障档案工作高质量开展的基础。一方面，所执行的制度要具有先进性，基层单位应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化，将陈旧刻板的管理制度进行改善，特别是档案管理制度，事关每一项具体工作，要求制度与实际工作要严密结合；另一方面，制度的执行必须科学、稳定，不能三天打鱼两天晒网。在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋，但在制度层面，还缺乏对电子档案的管理优化，哪些资料可以仅保存为电子档案，哪些应该同时保存纸质材料，都要严格分类和履行。此外，如何保障电子档案的安全性和真实性，也是基层单位档案管理制度面临的重要挑战，解决这些问题并严格执行，需要加强督导和考核，确保档案工作不出现漏洞。

2）强化基层单位基础设施设备建设力度。从信息属性和技术需求源头可以看出，基层单位在执行档案信息化建设方案时，需要对设备予以相应重视，并依据自身档案情况合理、科学地配置对应仪器。首先，上级主管部门可从意识源头上重构决策者的思维观念。决策者的意识行为是硬件环境建设的首要支撑点，可通过诸如强化培训会、相关建设意见、建设督导等方式，提高其对档案信息化工作的重视。其次，设施设备的完善需要对应的资金支持，基层单位在编制年度预算时，可划出一部分权重，为档案信息化建设提供经费保障，使项目建设任务能持续稳定进行。再其次，相关管理单位应在此基础上，出台相应的地方性或行业性法律法规，保障项目建设任务的权威性及合理性。一方面为基层单位进行档案信息化建设提供政策支撑，另一方面以制度强制性约束相关单位和人员的建设行为，以规范设施设备的采购行为，进而形成良性发展氛围。最后，各个基层单位之间的设施设备应具有一定联动性，形成本地局域网，以强化本地档案相关部门之间的联系。本地责任部门机构档案信息化建设前期，可通力合作做好设备的统筹建设，并在研究本地实情基础上，搭建网络状设备体系，为将来基层单位档案管理工作革新奠定良好基础。

3）增加经费投入以促进档案现代化。随着社会的发展，档案管理逐步从传统的管理模式向现代化管理发展，基层单位要加大档案管理设备投入，要从硬件设施和管理软件方面进行高效开发运用，用电子化、声像化的方式来取代传统的手工操作以及纸质存档的管理机制，使基层档案不仅便于管理，而且更加安全，不至于出现丢失、遗漏的现象。另外，要加强档案管理中的多重备份问题，一台设备坏了无法修复的情况下，备用设备可以利用。要提高管理人员现代化档案管理安全意识和现代化管理的基本技能，从而将纸质档案转化为电子化、信息化形式，便于存档管理。另外，要提高档案管理的安全性，比如开发安装防火墙、职员权限设置等等，注重档案管理严密分工和广泛协作。

4）加强信息化建设的力度。基层单位的现代化管理与建设需要坚持不懈地努力，将方法与标准逐一完成，打破传统的管理方式与观念，因地制宜采取新的方法来实现信息化建设的新途径。从当前的局势来看，信息化建设都是基层单位档案管理的重要目标与发展方向。一方面，信息化建设体现在日常的工作细节中，需要在档案管理系统上不断创新与建立，设备与软件的搭配也是重要的一项内容，需要按照正确合理的方法来完成，达到良好的效果；另一方面，档案管理信息化建设也需要提升档案管理的内涵，在实际的技术操作过程中，需要充分观察信息化的建设进度，牢牢掌握信息化技术在档案管理工作中的作用与进程，进一步提升档案管理的水平与效率。

5）强化档案信息化人才队伍建设。事实表明，档案的信息化建设需要对应人才队伍的支撑。不断加强档案信息化管理队伍建设，提高档案信息化管理水平，在具体工作实践中要抓好几点。一是要对从事基层单位档案管理工作人员进行爱岗敬业教育，这是管好档案的基础。档案管理工作比较单调、枯燥，也很难显现出明显的工作成绩，使得基层单位档案管理人员更换频繁。加强从业人员的爱岗敬业教育，使其安下心来，从而保证档案管理队伍的稳定。二是不定期对档案管理人员进行档案管理业务能力的培训。如请档案工作方面的专家学者、经验丰富的专业人士来讲课，以培训提升档案管理人员的业务素质和专业素养，从而不断提高基层单位档案信息化水平。

3 结语

综上所述，基层单位档案管理工作在新时期面临诸多挑战和机遇，成为此项工作进行转型的重要节点。档案管理工作应该以信息化转型为导向，结合制度建设、人才储备、理念创新等优化策略，综合运营信息技术和现代企业管理理念，结合档案工作的特殊性和基层单位工作的普遍性，紧密结合社会经济发展和单位发展的实际需求，打破传统思维和管理手段，形成科学、完善、可持续的新时期档案管理制度。实现以上优化路径，还需要基层单位加强保障，从制度、人才、资金等方面加以扶持，让档案工作成为基层单位高速发展的重要依托。