新常态下疾控中心文书档案规范化管理的措施探讨

王向农

（武汉市江夏区疾病预防控制中心，湖北 武汉 430200）

四十余年的改革开放，我国社会与经济快速发展，社会各个领域在这个过程中稳步推进。医疗卫生事业作为保障社会和谐稳定、民生事业有序发展的重要基础，其也在医疗卫生体系改革进程中稳步推进。疾控中心文书档案是客观记录地方病、传染病、职业病、公共卫生事件处置等关键性文书资料，对疾控中心预防疾病、控制疾病的意义重大[1]。但从现实情况来看，因为多方面因素的影响，疾控中心文书档案管理工作还存在一些不足，规范疾控中心文书档案管理势在必行。

1 建立健全文书档案管理制度体系

疾控中心文书档案规范化管理，管理制度体系是基础所在。这就需要疾控中心针对现有文书档案管理制度体系进行全面的梳理，分析文书档案管理制度体系存在问题的环节，同时充分考虑现阶段文书档案管理要求、未来疾控中心发展趋势，尝试去吸收借鉴优秀企业档案管理方面的先进理论与经验，推进疾控中心文书档案管理制度体系的优化调整，明确文书档案管理制度体系的细节部分，同时需要将具体的责任落实到个人，保障各个环节均能够严格按照管理制度体系开展工作[2]。在此基础上，要想有效推进疾控中心文书档案管理制度体系的顺利落实，还需要围绕制度体系落实构建一套审核体系，分别针对文书档案管理的关节环节开展审核，基于审核进一步规范文书档案管理。

2 规范衔接文书工作与档案管理工作

对于疾控中心文书档案管理工作来说，文书工作与档案管理工作能否进行有效的衔接，对文书档案真实性、规范性的影响巨大。因此，要想推进文书档案规范化管理，首要任务在于全面提高疾控中心文书质量，针对文书工作与档案管理工作的衔接进行规范。其一，对于疾控中心各种文书的处理，需要全面按照规章制度，开展科学分类之后，按照文书档案管理标准开展立卷归档工作。其二，高度重视文书工作与档案管理工作细节的衔接。比如，文书格式必须遵循要求，保障材质、纸面清洁、纸张版式均需要满足要求。在此基础上，针对文书工作与档案管理工作的衔接，还需要建立规范的制度、明确的责任划分，从而有效保障两者之间衔接的及时性、科学性[3]。

3 建立健全文书档案著录与分类号

著录与分类号作为文书档案规范化管理的基础，由于疾控中心传统的文书档案管理工作还存在一定的疏漏，导致一些文书档案管理存在著录、分类号不规范的问题，制约文书档案管理工作的开展。对于上述问题，疾控中心应当结合文书档案规范化管理要求，针对现有文书档案进行全面的梳理，建立健全文书档案著录与分类号，为文书档案规范化管理奠定基础。针对一些内容复杂的文书档案来说，应当再次进行组卷，以便于针对存在关联的文书档案进行组合，并在这个过程中针对缺少目录、缺少页码的文书档案进行编著，为后期各项工作的开展奠定基础。在此基础上，疾控中心还需要根据《档案著录规则》要求，充分结合文书档案管理实际情况，针对文书档案著录细则进行不断的完善，针对文书档案著录的流程、细节、规范进行完善。此外，分类号是文书档案检索的基础所在，疾控中心应当按照《中国档案分类法》，结合文书档案管理工作内容、检索标准、数字化建设实际，针对文书档案分类标准、分类流程进行完善，切实提升疾控中心文书档案分类的效率与质量[4]。

4 围绕数字化建设动态规范建设标准

5G商业元年的正式到来，快速推进的5G基础设施建设，5G的影响力正在不断提升。对疾控中心文书档案管理工作来说，数字化建设势在必行。尽管疾控中心也在积极推进文书档案数字化建设，但相较于快速发展的信息技术来说，数字化建设存在较大的滞后性。与此同时，标准化、规范化作为数字化管理的重要特征，直接关系到数字化建设的成果，但疾控中心文书档案数字化建设标准不够规范，数字化建设进程中存在诸多不够规范的地方。对于上述问题，疾控中心需要全面围绕数字化建设动态规范建设标准，充分结合疾控中心文书档案管理实际，同时针对未来文书档案数字化建设发展趋势进行考量，针对数字化档案管理规范、标准进行明确的规范，同时也需要针对数字化建设的系统、流程、软件等细节部分进行规范，保障文书档案数字化建设能够按照标准有序推进。在此基础上，对于文书档案数字化管理工作的开展来说，还需要针对数字化管理的流程进行规范，结合文书档案数字化建设动态，不断针对文书档案数字化管理的流程跟进调整，保障操作规范、操作模式的统一。

5 提升文书档案管理队伍综合素质

疾控中心文书档案的规范化管理，档案管理队伍是重中之重。正如上文所述，医疗卫生体系改革的有序推进，社会大众健康管理理念的持续转变，新常态下疾控中心面临的外部环境均在不断发生变化，对疾控中心各项管理工作、服务职能提出了更高的要求，再加上当前文书档案数字化建设的不断推进，对文书档案管理队伍综合素质的要求越来越高。这就需要疾控中心高度重视提升文书档案管理队伍综合素质，全面落实文书档案管理队伍的培训教育工作、人才引进工程，保障档案管理队伍综合素质的有序提升，推动文书档案管理工作的规范化开展。首先，对于现有文书档案管理队伍来说，疾控中心应当结合文书档案规范化管理要求、数字化建设动态，加强文书档案管理专业知识、数字化文书档案管理知识的培训教育工作。培训教育的方式应当尽可能采用更为灵活、多元的方式，如集体培训、高校委培、线上教育等，为文书档案管理队伍提供更多的选择。其次，疾控中心还应当针对文书档案管理岗位进行优化，建立科学合理的薪酬体系、晋升体系，以此来提升文书档案管理岗位的竞争力，吸引更多的综合型人才进入到文书档案管理队伍。最后，建立健全文书档案管理队伍绩效管理机制，将文书档案管理工作、培训教育等纳入绩效管理工作中来，并与薪酬进行挂钩，以此来提升人才的积极性，从而有效推进文书档案规范化管理。

综上所述，疾控中心文书档案规范化管理是一项系统、复杂的工程，仅仅通过某一个方面的努力，显然难以获得理想效果。这就需要疾控中心充分结合工作实际、未来发展趋势，通过建立健全文书档案管理制度体系、规范衔接文书工作与档案管理工作、建立健全文书档案著录与分类号、围绕数字化建设动态规范建设标准以及提升文书档案管理队伍综合素质，为疾控中心各项工作开展奠定良好的基础。