高校大学生档案流转安全评价研究

纪爱芹

（安阳师范学院，河南 安阳 455000）

1 高校大学生档案流转安全性研究的背景与意义

1.1 研究的背景

大学生档案是记录大学生在校成绩、各种表现的最直观、最有效的佐证材料。不仅在大学生就业过程中具有重要作用，而且在其以后的升学考试、工作定级、职称评审、职务升迁、社会保险的缴纳、退休后养老金的发放、以及各种福利待遇的确定等方面都会直接或间接的需要档案中的相关材料，档案的重要性不言而喻。对社会而言，从2015年开始，大学生档案的邮递由“机要”投递转变为“EMS”投递，因此在投递过程中存在诸多问题：如有的档案接收单位不予接收；有的档案在投递过程中出现破损、丢失等，种种问题导致高校出现了大量毕业生档案滞留、堆积的现象；档案在人才交流市场无人认领、无人问津的现象；由此引发的滞留堆积档案的保存、管理等系列问题都比较突出。因此加强高校大学生档案管理尤其是档案流转安全管理成为众多高校档案馆亟待解决的问题。

1.2 研究的意义

1）档案是保证大学生顺利就业、工作的重要前提。如果档案管理不善出现破损、丢失会在较大程度上影响其就业或以后的工作。据统计仅河南省每年大学生因为档案不完善而导致不能就业或不能升学的人数高达8千多人。

2）档案安全流转是保证人才信息无缝衔接的重要环节。档案从一个单位流转进入到下一个单位，在收集、运输、接收、保存的过程中是人才信息的流转与传递。档案的安全流转是实现高校与用人单位以及高校与各地人才市场无缝信息交流与传递的重要保证。

3）档案安全建设是现代档案管理工作的题中应有之义。档案的安全化建设是国家档案局以及各级档案部门的首要任务，不仅关系到档案者本人的信息安全，而且是保证社会人事关系和谐稳定的重要基础。

2 高校大学生档案流转现状研究及存在的主要问题

2.1 大学生档案流转研究现状

目前世界各国都开展了对大学生档案管理的研究。在国外以英国、加拿大等国家研究较为前沿。他们主要是通过计算机和现代信息技术为辅助，将信息技术运用到档案信息管理中，在档案的分类、整理、归档、资料收集以及流转过程中通过信息技术手段做到各环节的有效监控。在中国我们对档案研究的起步相对较晚，不过随着信息化建设的推动，档案管理发展迅速。但是目前的研究主要集中于档案管理的背景与意义、档案研究现状、档案管理的路径与方法以及管理措施等，对于档案流转过程的研究较少。因此这为本论文的研究提供了重要空间。

2.2 大学生档案流转过程中存在的主要问题

1）流转档案填写、收集不规范。很多高校存在大学生档案信息管理不规范的问题，这导致档案在信息收集源头就存在填写不规范、信息收集程度不高的问题。如有的大学生档案信息不完整、随意填写、涂改或不按要求填写等导致档案质量不高。有的学生不重视档案工作，将档案放在手里不及时上交。

2）高校档案管理人员力量薄弱。高校虽然有专门的档案馆，但档案管理人员数量有限，每年面对数量庞大的学生档案，学校多通过学生兼职人员进行信息的收集、检查、分类、归档以及借阅与归还等工作。学生人员存在业务不熟练、专业知识有限等问题导致档案管理问题频出。

3）档案流转信息不透明。我国档案管理在流转过程中目前主要是通过EMS投递，档案与其他快递的查询流程一样，只能对简单的时间、地点进行信息描述。档案流转过程中的具体环节、流转时间限制、服务措施、保障以及流转中的档案数量等关键信息都不能查询。

4）流转档案接收手续不完善。档案接收工作目前主要是通过人工完成。接收单位和人才管理市场通过人工验收的方式，实行前期验收与后期验收相结合。在前期验收中主要是核对档案的数量与人员信息是否一致，而对档案内部信息不做检查；在档案接收手续完成以后再进行详细的内部信息检查。庞大的档案数量导致后期验收过程漫长，造成内容信息不完善的档案难以及时与传递单位进行有效沟通；甚至造成了很多无主、无名档案。

5）流转档案管理手段落后。目前我国高校档案馆真正实现信息化场馆建设与管理的数量仍然较少，多数档案馆只是进行了简单的信息化改造，如档案信息的录入、查找等能够通过计算机快速定位。但是档案的分类、信息完整性检验以及档案的保存、借阅等还是依靠人工进行。因此信息化改造的程度有限，人工智能在档案管理中难觅踪迹。

3 构建大学生档案流转安全性屏障的有效措施

3.1 严格信息搜集的源头化管理，保证档案质量

高校应该强化档案填写指导，建立档案填写协助员制度，可以让学生担任兼职人员，通过对他们的短期培训，在档案集中填写时间段内指导相关年级、班级档案的填写工作；强化档案审核检查制度。采用双人轮流检查制度，对同一份档案采用不同的人员进行轮流检查，保证档案的错误以及填写不规范等问题能够被及时发现，确保信息填写的准确与规范。加强档案表格设计的合理化，尽量采用客观选择的形式填写表格，以减少填写的随意性与主观性。

3.2 加强档案管理部门的信息化建设

档案管理的信息化建设不仅仅体现在硬件设施方面，还体现在系列流程设计、档案收集、分类、数据信息化采集、归档保存、借阅、归还以及使用者信息查询、对档案材料数量及种类的随时了解、信息化公开等。因此我们应该加强档案流程等软件设施的信息化。如将借阅、使用档案流程信息化，可以借助指纹识别技术或人脸识别技术支持远程借阅与使用；支持远程档案打印。使用者可以登陆档案系统，根据需要选择需要打印的档案直接进行打印；同时要完善档案查询系统。目前高校的档案查询必须要到档案馆，而且个人无法知晓个人档类具体有哪些材料，对档案处于茫然无解的状态。因此查询的信息化与便民化是档案建设的重点。

3.3 加强档案管理人员的专业化建设

高校档案馆是高校稳定运转的重要保障，但是与教学、科研相比，档案工作没有受到重视。因此档案专职人员力量薄弱。高校应该重视档案管理工作，通过公开招聘一批专业化水平较高的管理人员，采用信息化手段提高档案管理水平。

3.4 实现档案流转过程的公开性与透明性

目前档案流转与其他材料流转过程一样，没有体现出人事档案的重要性与特殊性，因此在流转过程中很容易出现丢失或损坏。目前应该强化人事档案流转环节的公开化、可查询化以及透明化建设。可以借助于目前的快递查询系统，在此基础上进行信息查询的详细化与具体化，如可以清楚地知道档案是否完好，所在的位置、时间，档案材料的数量，送达人员与接收人员的详细信息等等，保证信息的公开性，确保档案流转安全。