水文工程档案管理工作探讨

刘 雅

（湖北省天门市水文水资源勘测局，湖北 天门 431700）

水文工程档案是在水文工程建设过程中形成的，具有重要的保管和利用价值的工程信息及数据资料，是后期进行工程审验的重要依据。随着我国水文基础设施建设工程数量的增多，工程投资大、建设周期长、施工环节复杂，给水文工程档案管理工作提出了更高的要求。在水文工程建设的过程中，建设单位既需要严格把控工程质量，同时还要监控施工进度，协调与施工单位、设计单位之间的关系，这就使得建设单位容易忽视档案管理工作的重要性，导致文件资料收集不够全面、及时，甚至使一些重要资料丢失，不能充分挖掘档案这一重要信息资源的价值，影响我国水利事业的健康发展[1]。因此，我们有必要指出当前水文工程档案管理中的问题，提出有针对性的意见和建议。

1 水文工程档案管理中存在的问题

1.1 缺乏健全的水文工程档案管理制度

水文工程档案管理制度的缺失主要就体现在以下几个方面：首先是缺乏完善的工程归档管理制度。对于应当归档管理的信息、文件、资料内容不够明确，格式不够统一和规范，使得案卷质量较低[2]。其次是缺乏部门协作机制。水文工程档案管理涉及工程建设方方面面的内容，需要进行全面的信息资料收集，但是档案管理部门及其工作人员的职责范围和话语权是有限的，如果不能及时得到其他部门的配合，就无法深入了解工程的各个环节，容易造成档案材料的缺失。最后是缺乏规范的档案查阅制度。在进行档案信息查阅和调取的过程中，缺乏明确的流程和手续，不能很好的对档案进行保护，还有可能存在人为篡改信息的情况，严重影响水文工程档案的真实性。

1.2 水文工程档案管理的信息化建设水平低下

随着信息技术的发展和互联网络的普及，信息交流和传递的方式发生了极大的变化，信息载体日益多元化。传统的纸质档案在进行管理的过程中，会耗费更多的人力和物力，需要建立专门的档案室，并且做好防潮防虫等的工作，即便如此，纸质档案资料也会随着时间的流逝出现纸张发霉、腐烂等的问题。新时期的档案管理工作，需要实现由纸质档案向电子档案的转化[3]。但是在实际的水文工程档案管理中，更多的还是进行纸质文件的收集和整理，缺乏信息化管理，忽视水文工程信息数据的动态采集，对于一些基于BIM等技术的三维图纸和设计模型不能有效归档，导致档案管理与先进的工程技术之间不相匹配，降低了水文工程档案管理的质量和效率。

1.3 水文工程档案管理人员综合素质有待提升

水文工程档案管理相比于一般的文书档案管理，其专业性要求更高，需要档案管理人员掌握一定的工程管理知识和水文知识，但是实际的水文工程档案管理工作仍然是由办公室管理人员负责，不能很好地根据工程建设现状和需求进行档案信息的补充和调整。此外，由于档案管理人员普遍缺乏服务意识，不能主动地进行信息资源开发，造成信息资源的浪费。

2 水文工程档案管理工作的优化策略研究

2.1 健全和完善水文工程档案管理规章制度

要提升水文工程档案管理工作的质量，提高档案管理的规范化水平，关键就在于健全和完善水文工程档案管理的规章制度。首先，工程建设单位要建立必要的责任机制。建设单位要重视部门机构的设置，成立专门的水文工程档案管理部门，明确部门职责和档案管理的责任，并且实行专人负责制和岗位责任制，一旦出现档案信息资料丢失、泄漏等的问题，进行严肃地追责，同时配套相应的激励机制，调动档案管理人员的积极性，确保档案管理工作的有效落实。其次，水文工程建设单位要建立严格的归档管理制度[4]。对于文件资料要明确其归档的时间、范围、内容、格式，对归档文件进行严格细致的审核，保证归档的统一性和完整性。再次，要建立相应的档案管理部门协同机制，各部门要积极配合水文工程档案资料的收集和整理，根据档案管理部门的要求，及时进行信息传递，否则追求相关部门的责任。最后，要建立健全水文工程档案查阅制度，设立严格的档案查阅流程，对于重要的文件资料进行复印，使用复印件进行查阅，保护原始资料，对有保密需求的文件资料实行严格的审批登记，执行保密管理的有关规定。

2.2 加强水文工程档案管理的信息化建设

要做好新时期的水文工程档案管理工作，就要结合时代特征，加快水文工程档案管理的信息化建设。首先，水文工程建设单位要创新档案管理的方式方法，投入专项资金和技术，搭建档案管理的综合信息平台，引入各类软硬件设备，实现纸质档案管理向电子档案管理的转化。其次，建设单位要利用这一档案管理的信息平台实现对水文工程档案信息、资料的动态化收集和整理，各参建单位及相关部门可以直接在这一平台上进行文档信息的编辑、整理和上传，提升部门沟通的便利性，同时降低档案管理的难度。最后，在进行水文工程档案信息化建设的过程中，要注意完善档案信息资料，重视对工程建设三维图纸、模型、视频资料等的整理[5]，提升工程档案的完整性和可借鉴性。

2.3 提高水文工程档案管理人员专业能力和综合素质

水文工程建设单要实现档案管理人员的专业能力和素质提升，首先就要从专业性的角度出发，引进和培养具备工程管理能力和水文专业基础知识的复合型档案管理人才，熟悉水文工程建设各节点的专业知识，从而确保工程信息质量。其次，建设单位要针对档案管理人员组织必要的培训，尤其是关于电子档案的管理、归档以及档案管理软件系统的操作应用，提升档案管理人员的信息化适应能力。最后，要注意培养水文工程档案管理人员的主动服务意识，结合档案信息系统的检索需求，根据水文工程的建设年份、项目内容等编制检测目录、专题目录、文件目录等，供使用者进行精准、快速地检索查询[6]。同时可以对现有的档案信息资源进行整合，主动地参与编写水文工程建设参考资料，比如《水文工程大事记》、《水文工程技术盘点》等，切实提升水文工程档案的利用价值。

3 结语

综上，水文工程档案管理作为水文工程项目管理的重要组成部分，不可忽视其重要性，要从制度、方法、人才等多个角度入手，健全和完善水文工程档案管理体系，提升水文工程档案管理的专业化、规范化、科学化水平。