地籍档案管理存在的问题及措施分析

刘美杉

（青岛市城阳区自然资源局，山东 青岛 266109）

随着社会经济水平的不断提高，我国土地资源管理也成了地籍档案管理的核心内容。为了有效管理好土地资源，使每一寸土地都能得到充分利用，土地管理部门需要不断创新地籍档案管理体系，促进其在土地的数据收集、管理中充分发挥作用，使土地管理部门不仅能够清楚掌握当前土地的数量及质量，了解当前土地的使用、建设用地的现状等情况，在面对土地权属变更等问题上还能及时进行监督，为人们的土地生产、用地建设等提供更好的服务，进而满足我国经济的深入发展的需求。

1 地籍档案的概述

地籍档案也就是指在地籍管理中所记录的土地位置、数量、用途、权属、界址等信息，在此记录过程中通过不同形式所形成的活动具有保存、参考价值的，比如：地籍管理中采用文字进行记录、也可以是采用图表或是磁带、磁盘的形式进行记录，以上这些活动都称为地籍档案。在地籍档案管理中，其主要工作内容是按照档案管理的原则和要求，对土地进行科学的管理，如：土地数据收集、整理、统计、归档、保管等地籍档案资料进行管理，为土地管理部门提供准确、全面的土地利用现状数据服务。

2 地籍档案管理的作用

在科学技术高速发展背景下，对地籍档案管理工作也提出了更高的要求，为了满足当前社会发展需求，推进地籍档案管理现代化、信息化发展，地籍档案管理人员需要不断丰富地籍档案管理的内容，创新地籍档案管理的工作模式，使土地登记档案的作用能够充分发挥出来。具体作用如下：

2.1 促进作用

多年来，我国因为土地问题所引发的问题一直不断，其中，土地权属所引发的纠纷占了大部分。为了有效降低、减少这类问题的发生，在土地管理中通过运用地籍档案管理，能够有效地消除土地权属所引发的各类问题，以确保土地权属可以清晰，土地得到规范利用，土地交易能够安全，为我国经济发展和社会稳定充分发挥了地籍档案管理的促进作用。

2.2 保护作用

在传统的土地管理中，由于人们土地权属登记意识低，没有对土地进行权属登记，使得土地权属纠纷问题不断，人们的土地得不到保障。自从应用地籍档案进行土地管理，并将当前土地依据我国土地管理相关条例规定进行权属登记后，任何企业、单位或个人不能占有，这也进一步对取得产权证土地的发挥了保护合法权利的作用。

2.3 规范作用

在土地管理中，为了防止出现欺诈等不正当交易行为，土地管理部门通过采用地籍档案管理，对土地进行确权登记，使土地权属都能明确、清晰。同时，也是维护土地权利人的合法利益。为此，必须要充分发挥地籍档案规范管理的作用，因为只有对土地依法进行确权登记，才能建立公平、公正的土地市场，才能清楚掌握土地市场交易情况，避免出现为了达到目的而采用欺诈手段的行为，进一步规范土地市场。

2.4 预防作用

在地籍档案管理中，土地所反映出来的信息都是以宗地为基础，如：宗地的几何描述、宗地上设施设备的价值以及土地权益等信息的记录等，这些档案信息的记录可以为土地税收、银行贷款等部门提供相关参考依据，从而有效降低金融风险；而地籍档案信息的公开查询，可以为土地交易、置业购房人员提供全面的信息服务，以减少购房者的经济风险，进一步将地籍档案管理预防金融风险的作用充分发挥出来。

3 地籍档案管理中存在的主要问题

在土地管理中，运用地籍档案管理中虽能有效降低土地权属纠纷等问题，但由于地籍档案数量比较大，技术含量比较高，形式也比较多样，保管比较分散和周期长以及具有动态及现实性等特点，使得地籍档案管理过程中存在许多问题，严重阻碍了地籍档案管理水平的提升，具体问题如下：

3.1 保护管理制度不健全

当前，由于部分地区地籍档案管理人员仍存在比较看重业务，对档案管理工作不重视的现象，使得一些地籍档案不能在规定时间内及时提交到档案管理人员手上保管，而是存放在业务科室办公室内，这也导致部分地区存在地籍档案保护制度不健全，地籍档案资料信息存在缺失、保管不理想的现象频频发生。如：有些业务人员由于保存室空间有限，直接就将档案放置于业务科室办公室内，使档案与业务人员同处一个办公室内，这种做法对档案的保管是非常不利的，还有可能给档案埋下安全隐患；而档案借阅规章制度的不健全，导致一些档案被借阅后不能及时归还，从而造成地籍档案被弄丢，很多档案数据信息与实际上不符合的现象频出。

3.2 档案处理技术水平低

伴随着地籍档案信息量的逐渐增长，地籍档案管理人员的不足现象愈加明显，加上受到传统档案管理模式的影响，当前很多地区的地籍档案处理工作仍处于一半工作人员手动管理，一半信息化管理的阶段，这也使得地籍档案人员在处理土地信息资料时，不能细致的对土地资料进行收集、整理再归档保管，而是直接将这些土地资料放到档案室算是完成任务，导致很多地籍档案信息资料被搁置得不到充分利用，土地利用效率低。

此外，由于地籍档案室储存设施设备落后，大多需要依靠人力来完成检索工作，而人工检索时间长，工作效率比较低，很难从地籍档案真实需求去分类管理，而无法满足当前社会发展对土地信息的利用需求。

3.3 缺乏档案专业人才

当前，部分地区地籍档案管理人员大多只是经过简单的业务培训，却没有经过系统性专业知识教育培训，在面对土地资料信息查询、归类、保管等工作时，他们的业务知识能力、管理水平都无法满足当前工作需求；此外，部分地区管理层对档案工作重视程度不够，使得档案工作没能设立专门档案管理人员，而是由其他业务人员代为管理，这种不合理的人员安排，导致土地档案管理缺乏专业的管理人才，使得土地档案管理工作被忽，土地利用效率低，严重影响到地籍档案管理水平的提升。

4 提升地籍档案管理水平的对策

根据上文土地档案管理中所存在的问题可以看出，若想地籍档案充分发挥其管理作用，进而提高土地的利用效率，提升土地档案管理水平，就必须运用科学、合理的管理措施，通过不断创新、不断完善地籍档案管理中的各项制度，以推进地籍档案管理工作模式的创新，同时，加强地籍档案管理设施设备以及地籍档案管理队伍的建设，进一步提升地籍档案业务能力及管理水平。具体管理对策如下：

4.1 提高地籍档案管理意识，促进档案管理工作的创新

由于地籍档案管理是一项内容杂乱，琐碎事情比较多的工作，如果要做好地籍档案管理工作，自然离不开各个部门的配合与支持。毕竟，在土地管理过程中，有很多原始资料都是产于土地各项业务活动中。基于此，有必要提高各个相关部门领导层与业务工作人员地籍档案管理意识，通过学习档案的相关法律法规来提升他们的档案意识以及档案法律规章观念，以此推进地籍档案管理工作的顺利开展。

此外，还需要不断丰富地籍档案工作人员的专业知识，使他们能够掌握创新的档案管理理论知识，因为创新的理论知识是提升地籍档案管理水平和技术水平的重点，档案人员的理论知识若没有进步，那么，档案工作只能原地踏步。可见，档案管理人员唯有掌握创新的档案理论知识，才能在土地的收集、整理、归档储存、利用上运用现代信息化、数字化技术进行处理，以确保土地档案能够保持档案的原始性、真实性、保密性。同时，不断创新土地档案管理工作，进一步推动地籍档案管理的深入发展。

4.2 完善档案管理设备建设，引进地籍档案信息化管理

在土地档案管理中，其技术水平的提升离不开档案部门硬件的建设，为此，需要加大土地档案硬件的资金投入，避免出现土地档案库房与办公室混用的现象。如：对基层地籍档案库房与业务办公室同为一室的情况进行整改，单独建设一个土地专用档案室，专门用于土地档案资料的储存保管。

此外，在地籍档案管理中，还需不断引进信息化技术，提升土地档案管理技术的创新。如：通过在土地档案管理中利用信息化技术与电子数据，其保存、备份技术能够促进电子文件的形成、运行、整理与归档。同时，还能促进土地档案数据的自动处理、自动归档、自动储存以及实时统计分析，这样不仅降低纸质的使用率，提升储存空间的使用率，还能方便土地管理部门随时随地查阅。

4.3 优化档案管理各项制度，推进档案服务工作的创新

为了有效提升地籍档案管理水平，提高地籍档案管理服务质量，在档案管理过程中，必须要对地籍档案的立卷、借阅、鉴定、统计、保管、移交等各项管理制度进行优化与落实，使土地档案的归类存档，借阅登记、资料的鉴定与土地数据的统计能够更加规范化的。而地籍档案管理制度的优化离不开信息化技术的辅助，必须要加强地籍档案信息化管理，不断创新地籍数据的录入、扫描等工作方式，推进计算机信息技术的普及应用，使信息化技术的优势得到充分的发挥，进而实现地籍档案信息化、数字化管理，使土地利用得到规范化。与此同时，对于一些不涉及国家机密的地籍信息资料，可以在系统上公开，为各个相关部门提供查阅平台，进一步提升地籍档案的服务 质量。

4.4 加强档案管理队伍建设，推动档案人才教育的创新

在现代化社会发展背景下，土地开发利用数据也逐年增长，这就需要地籍档案管理人员具备专业的档案知识，以及熟练掌握信息化技术，才能有效做好土地的整体规划。但在实际土地档案管理中，仍缺乏能担当相应工作的专业人才。为此，国土资源管理部门要提高地籍档案人才建设的重视程度。如：可以通过引进相关专业的高素养、高水平优秀人才，以不断壮大地籍档案管理队伍；而对于在岗的地籍档案管理人员，可通过安排在岗培训、在岗继续教育等方式来推进档案人才教育的创新，促使他们不断丰富自身专业知识，提高自身档案管理水平，以及档案审核、分析、调配、规划等各项业务能力，使他们更专业、更高效地完成地籍档案管理工作。

5 总结

根据上文所述可以看出，土地档案管理作为土地管理的基础工作，其在国家经济发展中占有十分重要的作用。为此，通过将现代化信息技术引入到地籍档案管理之中，不断创新地籍档案工作模式，完善地籍档案管理制度，进而提升地籍档案管理水平与业务能力，为社会经济发展提供更优质的服务。