环保档案的收、管、用

央 青

（四川省凉山州木里生态环境局，四川 凉山彝族自治州 615000）

随着国家、社会、经济的不断发展，环境保护工作已走上法治的轨道，并向着管理现代化目标发展。因而做好环保档案工作，科学地管理环保档案，并充分地发挥环保档案在环保工作中的作用，是实现环保工作管理现代化的必要条件。环保档案工作，从实质上讲可以概括为“收、管、用”三个环节。

1 收——环保档案的收集

“收”包括文件材料的收集、整理、归档等工作内容。“收”是基础，做好环保档案的收集整理，是环保档案工作的前提。环保档案的收集，是环保档案的前期工作，主要包括对以下文件的收集：环境政策、法规文件、环境规划文件、环境统计文件、建设项目环境管理文件、征收使用排污费文件、环境纠纷处理文件、环境监测文件、环境质量评价文件、自然保护文件、环境科学研究文件、环境工程建设文件。这些文件共同组成了环保档案，做好以上文件的收集工作，有利于环保档案的分类整理。方法如下：

1.1 形成与归档

环保工作是按照一定的程序和规则有规律、有秩序地进行的，要使环保科技文件材料达到完整、精炼、准确，无论是环保科技工作的各业务部门、业务人员，还是各部门档案工作人员，都必须熟悉环保各项工作程序。档案部门了解环保科技文件材料形成情况，以便随着环保工作各程序的进程，监督、检查有关环保科技文件材料的形成与积累，随时提示环保各业务部门和业务人员形成和积累哪些材料，事先才能提出应形成积累材料的“安民告示”，归档时才能提出哪些材料尚未归来，促进应归档的科技文件材料在环保科技工作结束或告一段落时按时归档。

1.2 归档有依据

环保工作有自己的标准与规范。如有关污染物排放标准、环保管理条例、暂行规定，对环保工作的职能范围、环保工作的内容及要形成的信息都作了规范，实质上也对其应形成、积累归档哪些内容的文件材料作了原则的规定，甚至对一些数据、污染物的指标、涵义、表达方式等也都作了规定。这对于检查环保科技文件材料的标准化、规范化及其准确性均提供了依据。各级环保档案部门和业务部门的有关人员，应该对违反条例、标准及规定的行为进行教育、批评，或报有关部门予以纪律处分或追究法律责任。

2 管——环保档案的保管

环保档案工作的“管”包括环保档案的保管、鉴定、统计、销毁等工作内容。“管”是手段，做好环保档案的鉴定保管，是环保档案工作的桥梁。

归档保管。环保档案的鉴定保管是非常重要的。没有科学的保管工作，环保档案就失去存在的条件，不仅收集来的档案材料有可能散失，而且对档案的利用也得不到保证目的也无法达到。所以，保管工作在档案工作中具有十分重要的地位和作用，保管方法如下：

2.1 环保文字材料

1）案卷的排列顺序，应遵循自左至右，自上而下的原则。并使之与档案的系统化整理保持一致，与案卷分类目录，保持一致，以便查找利用。

2）排架的饱和度要适宜，不能过挤。如果排得太挤不仅调阅不方便，而且容易将案卷封面擦伤，甚至撕裂。

2.2 环保底图的保管方法

环保科技档案的保管条件与其他档案大致相同，但在保管方法上由于有的与其他档案材料的介质不完全相同，应有所区别。尤其环保档案的原始底图的制成材料相对特殊，易破易碎，不宜装订，还不可折叠保管。只能采取“平放”和“卷放”两种保管方法：平放是把底图按顺序存放在多层抽屉的底图柜内；卷放是将底图按套卷起来，大张卷在理面，小张卷在外面，卷后呈塔形，用绳捆上，放上标签，依次排放。为保存好这些原始底图，还应用缝纫机为底图扎边或用贴边机为底图贴边。有条件可存入图筒(有铁制的、纸制的两种)。

2.3 蓝图的保管方法

蓝图可以折叠保管，折叠的要求是：折叠的幅面以机械制图的A4幅面为标准；图纸的标题栏要露在右下角，蓝图折叠方式为手风琴风箱式；四边整齐美观。用册式装订保管的左面要留出装订线；用盒式散装保管的不用留装订线，依目录排放即可。

3 用——环保档案的利用

环保档案工作的“用”包括借阅、咨询、文献公布、技术交流、信息化建设等内容。“用”是目的。做好环保档案的利用开发，是环保档案工作的终极目标。

环保档案的利用开发。环保档案信息的利用开发极为重要，是对环保档案信息采集、加工、贮存和输出价值的直接体现。是深入挖掘环保档案的潜力，真正实现环保档案的价值，全面发挥环保档案重要作用，更好地为环保事业发展及社会各项实践服务。办法如下：

3.1 环保档案的借阅

环保档案借阅也有相应的制度，档案管理人员应提高思想道德水平，认真履行制度的各项要求。环保档案的借阅包括内部借阅和外部借阅。以下几点需要特别注意：

1）应工作需要，环保档案被借阅的时候，需要借阅人在环保档案借阅登记簿上登记，并由借阅人签字，以便证明其真实性和后期的核查工作。

2）借阅档案在未经领导批准的前提下，不得拿出单位，一般借阅限于在档案室内查阅。

3）不得随意在环保档案上涂抹、勾画，未经许可更不可以摘抄、拍照和复印。

4）主管领导批准后，方可摘抄、拍照或复印。抄录者对涉密档案富有保密的责任和义务。永久保存的环保档案不可以复印。

5）不得自行披露统计数据和相关内容。

6）针对归还的档案经检查无误，及时注销登记。

7）外借的环保档案要经本单位领导批准，并有相关证明，才可以外借。

3.2 复制供应

环保档案的复制供应，就是按照档案的管理等级及相关规定、审批程序，由档案室根据档案原件复制的各种复件，提供给利用者进行使用。档案复制件主要是打印件、影印件、代抄件、静电复印件、缩微摄影复制件、一般照相复制件等。

3.3 建立环保档案目录中心，出版环保档案目录

建立环保档案目录中心，就是有计划、有步骤地建立包括条条块块相结合的各种环保档案目录中心，利用者可从一处获知数个环保档案室的档案信息，便于更大范围地利用档案。

3.4 咨询服务

咨询服务，是档案管理人员为查询者解答在利用环保档案时提出的疑难问题的一种服务形式。主要是依据环保档案内容，如实解答档案检索途径、档案的产生背景以及档案业务知识等方面的问题。

3.5 展览与公布

1）环保档案展览就是利用录像、图表、文字、数据和环保档案实物，在特定场所集中陈列展出，对人们进行环境知识教育、环境保护教育、爱国主义教育、革命传统教育、历史知识教育和科学知识教育的一种有效形式。可向社会宣传环保档案工作情况和环保档案在政冶经济体制等改革中所起到的作用和环保档案在环境建设、环境监督管理及四化建设中所收到的环境效益、生态效益、科技效益、经济效益和社会效益，使社会各方面的人士认识环保档案，了解环保档案工作，从而增强人们的环境意识和档案意识。

2）环保档案公布主要是在严格执行保密制度的原则下，按照相关等级要求，实现计算机检索档案网络化，应用计算机输入、处理和输出，建立计算机和现代通讯技术相结合的处理环保档案信息系统，更好地使环保档案信息为广大用户服务。

3.6 信息化建设

当前，环保档案管理信息化的建设各地情况不一，但随着互联网和信息技术的发展，环保档案信息化建设是大势所趋。要实现环保档案管理的信息化既需要政治经济、科学技术等社会条件，更需要引进现代化的人才。环保档案人员必须具备现代化专业素质，否则环保档案管理信息化建设将难以实现。某些环保部门配置了计算机，给档案存贮检索留有一席之地，档案部门提出应用方案，可一些档案干部由于缺少这方面的知识，拿不出办法，提不出要求，致使一些单位的现代化设备潜力不能充分发挥，因此，现代化人才的培养宜早不宜迟。应该做出现代化知识的培训计划，科学地安排教学内容，尽快地培养出一批适应环保档案现代化工作需要的人才。

环保局在环保档案管理信息化建设方面，积极从工作中总结经验，然后再对环保档案的全息存贮、检索，环保档案与其他环境文献的联机检索、环保系统信息的联网检索、环保档案管理信息化与环保办公自动化等如何实现一体化等，逐一进行试点研究，成熟一个，推广一个。促进环保档案管理信息化的稳步发展。

总之，通过环保档案收集、保管、利用，根据工作实践来发现环保档案工作中存在的问题，环保档案还应从完善制度、细化分类、提高档案人员素质、加快信息化建设等角度，分别提出可行性措施。进而促进环保档案管理工作的顺利开展，争取为环保档案事业开创新局面。