对“品质工程”示范创建工程中档案管理工作的研究——以三峡—葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程为例

陈 聪

（长江三峡通航管理局，湖北 宜昌 443000）

长江莲沱河段是三峡—葛洲坝两坝间“四滩一弯”中著名的洪水急流滩，汛期大流量下流态险恶，对船舶航行安全和航道通过能力带来极大的不利影响。为改善船舶航行条件，保障船舶通航安全，提高两坝间河段的通过能力，交通运输部于2016年发文批准了三峡－葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程立项。本工程主要建设内容包括：炸除下岸溪至丁头镇河段两侧6处水下碍航岩嘴和梳子溪至晒经坪河段左侧水下河床，将弃渣抛填至莲沱弯道深沱沱心左侧，炸礁工程量约为75.2万方米，清渣工程量约70.9万方米。配套建设15米钢质浮标船29座，8.5米铝合金塔标79座，水位站10座。本工程通过调整河道断面形态，改善通航条件，将3000吨级单船限制通航流量由25000立方米/秒提高到35000立方米/秒[1]。工程完工后可进一步提高三峡至葛洲坝两坝间通航标准和船舶航行安全性，改善通航条件、提高通过能力，对长江黄金水道的航运发展和促进地方水路运输与经济快速发展具有很大的社会和经济效益。

三峡—葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程是长江三峡通航管理局（以下简称三峡局）目前投资规模最大的一个项目，为了认真贯彻落实《交通运输部关于打造公路水运品质工程的指导意见》有关要求，三峡—葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程作为2016年交通基础设施重大工程建设重点推进项目之一，已被列为“品质工程”示范创建项目。

该工程主要施工合同有5个，于2017年底开始施工，2021年6月完成初步设计内全部施工内容。在长达3年半的施工过程中，形成了大量有价值的工程档案，这些档案真实、客观、全面地反映了工程建设的详细情况。通过对过去3年项目档案管理工作的回顾，总结了以下经验。

1 建立健全档案管理机制

1.1 管理体系

按照“统一管理，分级负责”的原则，成立了莲沱航道整治工程档案专项管理领导小组。领导小组由参建单位分管领导及部门负责人组成，领导工程项目文件资料立卷归档管理工作，负责文件资料立卷归档管理工作重大问题决策。

在此基础上，组建由各参建单位专职档案员参与的档案管理网络。档案管理网络下分档案日常指导监督小组、项目管理档案工作组、施工单位档案工作组、勘察设计单位档案工作组、监理单位档案工作组。由三峡局档案室、建设单位基建办公室和各参建单位人员组成，三峡局局办档案室及基建办公室负责建设项目档案的管理、监督、检查和指导，并按规定向上级档案部门上报专项验收的请示。各参建单位应根据统一领导、分级负责的原则，对本单位工程项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受上级及同级档案部门的检查与指导。

1.2 管理制度

为实现莲沱航道整治工程档案工作的规范化管理，提高项目档案管理工作的标准化、精细化和制度化水平，参照国家法律法规及行业标准、上级规定，根据莲沱航道整治工程的建设实际，科学制定了该项目档案资料的收集、鉴定、分类、整理、归档、保密、保管、利用、数字化等各项规章制度和管理办法。尤其是明确了归档范围，从而使工程的每个环节都有迹可循，确保项目档案的真实性、原始性、可靠性。先制定了《三峡—葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程项目文件资料管理实施细则》，随后制定了包括《档案库房管理制度》、《档案接收制度》、《档案数据管理维护制度》等11项工作制度在内的《莲坨航道整治工程档案工作指南》，并将工作指南及时下发至各参建单位，要求各参建单位严格按照要求落实制度内容。

2 加强档案队伍建设

2.1 统一认识

做好“品质工程”项目档案管理的基础工作，各参建单位要在认识上保持高度一致。监理单位既要对工程投资、工期、质量、安全进行重点控制，也要加强对各施工单位档案工作的监督管理。监理单位要定期到各施工单位检查施工资料，并以监理指导意见单的形式向施工单位反馈资料的检查情况和整改意见，使项目档案工作更加规范化。设计单位和施工单位在熟知各项档案管理制度的基础上，要设置专职档案员负责对该项目的档案资料进行管理，有条件的施工单位可以按照“八防”要求建立工地档案室，为项目档案管理规范、档案保管安全打下基础。建设部门必须树立一流工程必须以一流档案为基础的意 识[2]，重视和配合项目档案管理工作。

2.2 强化培训

由档案日常指导监督小组组织各类专项活动，提高各参建单位专职档案员的档案意识和档案业务水平，以确保项目档案管理工作的质量。可以采取以下措施：一是在单位工程开工前组织档案技术交底，组织参建单位学习该项目档案管理制度，使其明确项目档案的收集范围、收集时间、收集要求。二是开展项目档案实体整理示范培训，手把手示范文件的收集、鉴定、分类、组卷、编页、编目、数字化、装订成册等步骤的具体操作方式，使各参建单位档案员能够更准确地掌握实体管理每个环节的具体操作步骤及业务标准，来确保项目档案实体整理工作的有效开展，达到项目档案应收尽收，应归尽归、分类精准、组卷规范、排列合理的项目档案移交要求。三是组织各参建单位档案员参加三峡局开展的各类档案知识讲座和湖北省档案科技推广中心举办的全省档案人员专业技能培训班。四是组织各参建单位到长江干线武安段航道整治工程武汉至安庆段6米深航道整治工程施工Ⅰ标段和苏州港太仓港区四期工程进行学习交流。五是在档案季度工作会上，组织档案员一起网上学习优秀的项目档案管理工作经验。

3 规范档案管理措施

在项目工程实施过程中采用超前期介入、同步检查指导、预立卷与首卷认可制相结合、验收把关等方式实现项目档案全过程管理。

1）超前介入。在莲沱航道整治工程开工前就制定了项目档案管理制度、办法，明确归档范围和归档要求，规定项目文件的分类原则。制发项目竣工文件材料编制方法，并根据工程项目的实际进展情况同步修订补充，动态完善。在单位工程开工前召开档案交底会，向有关单位负责人部署档案资料的建设准备工作。

2）同步检查指导。档案管理必须与工程建设同步进行，建立档案巡查机制，由档案日常指导监督小组采取定期和不定期的抽查方式对施工、监理和设计单位的档案资料进行检查和专业指导。在项目施工过程中，档案员要深入施工现场与项目实施单位建立联系，对各阶段形成的档案资料及时追踪和检查，提出具体可行的收集指导意见，并认真填写档案指导回执单。

3）推行项目档案预立卷制度。各参建单位根据各个单位工程的归档范围提前设置预立卷档案盒，文件随来即归，可以极大提高项目文件的整理和利用效率。

4）实行首卷档案认可制。要求各参建单位按照《三峡—葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程项目文件资料管理实施细则》的要求开展竣工文件首卷档案的立卷工作，由档案日常指导监督小组对首卷档案的整理过程进行指导，直到首卷档案整理工作通过检查认可，并以此作为后续项目档案的整理样本。

5）验收把关。推行交工验收前的档案审查制度，即单位工程进行交工验收前，由档案日常指导监督小组组织召开交工档案验收会，对单位工程的档案进行检查。对检查中发现的问题，以档案业务指导单的形式反馈给各参建单位档案员，并限期整改，对基本符合提交交工验收条件的工程档案，就在《交工档案验收证书》上签署意见，同意进行下一步的单位工程交工验收。未通过档案审查的，则不能进行单位工程交工验收。

6）定期组织自查自纠。对照《长航局档案工作“五项工程”评价办法及评价指标体系（试行）》、《长航局建设项目档案管理工作手册》、《三峡—葛洲坝两坝间莲沱段航道整治工程项目文件资料管理实施细则》的要求组织各参建单位每季度进行自查工作，对自查中出现的问题逐一分析出现问题的原因，并及时按要求整改到位。

7）重视台账管理。项目部按照《档案库房管理制度》的要求建立了工地档案室，按要求配备了“八防”设施，制度上墙。要求各参建单位都要做好档案出入库、档案利用、设备管理、温湿度控制、档案工作总结及计划、档案整改等工作的台账管理，档案管理工作要有留痕，交工资料中必须有一卷档案管理资料。

4 加强档案信息化建设

莲沱段航道整治工程在各单位工程的施工合同中列入了档案数字化要求，即项目档案实行电子、纸质双套制归档管理，对档案数字化质量作出了明确规定，在实施中要求做好项目档案电子登记工作。研发了适应该项目的信息化系统，该系统先建立项目资料文件归档目录，然后由档案管理员将未归档文件定期进行手动归档，或在相应的目录中添加本地附件，以实现项目档案数字化挂接功能。

5 加大宣传力度

与三峡局局办、党办密切协作，及时的、多样化的、多角度的宣传，推广档案管理示范工作的阶段性成果。收集了大量施工过程中的影像资料，2019年国际档案日，利用这些影像资料制作了莲沱项目档案工作纪录片，并获得了国家档案局建设项目档案微视频比赛入围奖。同时利用三峡通航记忆公众号对该项目档案管理工作进行一些日常工作的宣传。