大数据时代事业单位人事档案信息化建设分析

刘 颖

（天津市蓟州区人力资源和社会保障局，天津 301900）

1 人事档案管理的重要性

档案管理的信息化建设，是利用信息技术，在档案管理中充分提高管理水平，从而使传统的档案管理模式向网络信息时代转变。在事业单位档案信息化建设过程中，利用单位内部的网络系统，实现对档案信息的综合管理，来促进档案管理的科学有效实施，能够更好地提高企业管理的效率。在大数据时代下，人事档案的信息化建设，对于事业单位具有重要的意义。首先，在传统的档案管理中，由于复杂的管理流程，再加上对档案的利用率不高，所以不能充分发挥档案数据的优势，通过对人事档案的信息化建设，可以对档案进行有效地利用；其次，传统的档案通过纸质方式归档，需要较大的存储空间和管理成本，并且要针对各种不可抗力的因素，要做好安全防范措施，通过信息化管理，不需要占用大量的空间，只需进行计算机的管理与维护。再次，在传统的管理模式中，保存的形式也比较单一，但在信息化管理模式中，可以通过音频，视频等方法，全面的将资料进行保存；最后，在文件的安全性上，通过对电子文档进行保密工作，更能提高资料的安全性，所以档案管理的信息化建设，对于事业单位具有重大的意义。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 档案信息资源开发不合理

因为我国事业单位的档案管理还存在一些不合理的问题，发展不够全面，在资源的开发与管理过程中，还没有达到较高的水平，从而不能对具体的档案资源进行合理的有利用，这种现状就会阻碍我国的信息化档案建设，在大数据的时代下，不利于事业单位的长期发展。由于目前信息档案信息资源开发不到位，所以在当前情况下，对信息资源进行有效地利用，是对数据管理的首要任务。为了更好地实现档案管理在事业单位中的合理配置，必须利用大数据以及信息技术，对资源进行开发与合理利用，针对具体的资料进行规范化处理，将传统的纸质档案向电子信息进行转变，建设网络信息化的管理平台，加强对档案的整理与分析，对档案进行归档分类，从而实现档案的高效利用。

2.2 缺乏安全防范意识

在人事档案信息化管理中，可以提高工作效率，使档案管理有序进行。在管理手续与过程中，能够把复杂的问题简单化，节省人力资源，在具体的人事关系中，发挥着重要的作用。但由于信息化可以高效的对信息资源进行管理，在调动人事资料中具有强大的优势，这也使个人信息存在一定的安全隐患，成为档案管理的巨大阻碍。在信息化发展迅速的当今时代下，由于工作人员对信息管理的安全性不重视，个人隐私受到侵犯的案例也时有发生，这也警示着工作人员，在具体工作过程中，保护好人事档案的安全，使个人的合法权益不受非法分子的侵犯。只有在人事档案信息化管理中，做好安全措施，提高安全意识，才能使事业单位安全有序的发展。

2.3 缺乏设备与技术人员

在事业单位档案管理中，由于缺乏高新设备，也没有对设备进行及时的更新与处理，再加上缺乏经验丰富的信息化管理人员，这使我国事业单位的信息化建设发展变得缓慢，是发展道路上的阻碍之一。要加快信息化建设水平的提高，就必须对老旧的计算机等设备进行更新换代，在设备方面跟上时代进程。此外，还应注重人才的管理，提高管理人员的专业化水平，使单位拥有更优秀的技术人才，切实保障事业单位的信息化建设质量。

3 加快人事档案管理的对策

3.1 健全档案管理信息化管理机制

在飞速发展的信息时代，利用大数据平台，建设合理的人事档案信息，对于事业单位来讲，是至关重要的。信息化建设可以提高工作人员的档案管理水平，有利于单位的健康发展。在实际实施的过程中，为确保使人事档案发挥应有的价值，促进信息化建设的顺利进行，首先应该根据具体情况，做出具体分析，健全信息化管理机制，确保在管理过程中的各项流程，都能统一起来，无论是在档案的收集、管理，还是在归档、利用的过程中，都能方便工作人员的查找与使用。在管理中，人事档案人员应做到分类管理，统一格式，能够充分利用档案资源，为事业单位加快信息化建设的步伐奠定良好的基础。

3.2 注重具体设备的建设

拥有高效的软硬件设备，是促进人事档案信息化建设的前提条件。所以在具体操作过程中，事业单位应加快对内的设备更新力度。设备的信息化程度，决定管理档案的效率，影响着人事档案系统的运行速度。在完善硬件设备的过程中，应根据实际情况，通过高效的硬件设备，确保档案管理的有序进行，并将各个部门统一起来，增强各个部门的交流与沟通。在软件设备的建设中，应注重寻找适合本单位的软件，针对目前的软件情况，不断完善软件设施，提高档案信息的利用率，注重引进高新技术的，使人事单位的信息平台更加科学化。

3.3 提高档案信息的安全性

事业单位应根据自身的管理体系，保障人事档案的安全性。首先应在信息管理的过程中，建立信息恢复机制，并做好档案的备份工作。其次应按照管理的进程，对档案进行规范化管理，其次，作为工作人员，应具有专业的职业素养与安全意识，防止档案出现安全隐患。最后，应针对实际操作过程中遇到的风险问题，制定完善的解决方案，确保信息的安全。

3.4 提高管理人员的技术水平

根据我国事业单位的目前情况，在档案管理中都有固定的工作人员，这些人员对提高档案管理的效率起着决定性作用，所以应努力提高工作人员的业务水平，不断更新管理模式以及工作方法，并对工作人员定期展开培训工作，增强管理者对档案信息化建设的意识，在工作上拥有明确的工作态度，良好的态度是开展档案管理的基础，在工作过程中，管理者应树立强烈的工作理念，掌握正确的工作方法，建设明确的工作目标，拥有优秀的服务意识，在管理中不断提升自己的业务能力，通过多种方法，丰富自己现有的工作水平，加强自身素质的培养，以便在具体的工作过程中，充分发挥自己的优势，促进事业单位的信息化建设。

4 结束语

总而言之，强化事业单位人事档案信息化建设，可以加快事业单位的快速发展，具有重要的意义。在实践过程中，只有从多个角度出发，通过多种方式对人事档案进行建设，通过全体事业单位工作者的共同奋斗，针对建设过程中遇到的问题，分析到位，寻找相应的解决措施，才能切实提高信息化管理的水平，使人事档案管理在事业单位中充分发挥优势，令我国的事业单位的发展，不断完善信息化管理制度，迈向新的征程，创造新的价值。