大数据时代对档案现代化的影响和要求

王志辉

（山西省偏关县卫生健康综合行政执法队，山西 忻州 036400）

在计算机、网络与通信技术迅猛发展的时代背景之下，人类社会也开始从之前的工业社会逐渐进入到了信息化社会，特别是20世纪90年代互联网的出现，促使信息量呈现出了几何级数增长，整个世界都步入到了一个大数据时代。大数据方法以及思想在新时代背景下也受到了越来越多的关注和应用，档案接在档案信息化发展过程中也需要保持对于信息技术发展的高度敏感性，及时追踪新技术发展趋势，深入探讨各种信息技术应用于档案现代化发展中的可能性，准确认识其带来的影响和要求，这样才能有效促进我国档案事业得以发展。

1 大数据时代档案工作面临的挑战

1.1 为档案工作理念及模式带来了影响

从之前的传统档案管理理念与管理模式来分析的话，其明显具有单一性，工作内容也主要是对相关资料进行分类、搜集、整理和标记，这一种档案管理方式基本上能够满足对于档案的管理要求，可是同样也存在着一定的不足之处，具体表现为占用了大量的人力资源，同时档案管理工作人员工作量也较多。在大数据时代背景之下，档案信息量有了明显的增加，档案信息也涉及了较多领域，信息冗杂问题更是十分明显，处在这种情况下若依然还是采用传统档案管理模式，整个工作效率自然会大大降低，更甚至还会引发较为严重的后果。为此，及时改变传统档案管理模式及方法可谓是大数据时代档案现代化受到的影响。

1.2 档案存储形式受到影响

在档案管理过程中，档案存储是其中较为重要的一项工作，假设没有存储自然也就无法有效利用档案信息资源，更甚至还会促使档案出现丢失与损坏等情况。在传统档案存储过程中，档案材料大多是纸质存在，可是在大数据时代背景之下，音频、视频等资料也成为档案存储主要形式之一。除此之外，在档案存储过程中还需要结合档案类型来选择恰当的存储方式，同时及时对其进行归类，充分利用大数据技术来实现关键词提取与调动，这样才能更加的便捷。

1.3 对档案工作人员造成了影响

大数据时代对于档案现代化发展造成的影响，还体现在档案管理人员这一方面，在档案现代化发展过程中，很多工作都与科学技术紧密相关，并且在不断发展过程中还呈现出了多样化的形式，这种情况下档案管理人员自然需要具备一定的大数据意识以及计算机应用能力，这样才能在工作过程中有效利用相关技术来优化档案管理。

2 大数据时代对档案现代化的影响和要求

2.1 促进档案概念泛化

档案概念与本质问题一直都是档案学较为基础的问题，在档案学界之中一直广受探讨。有学者在研究过程中有对档案进行定义，其认为档案是社会组织与个人在社会实践过程中直接形成的具有清晰、确定原始记录作用的固化信息，同时还认为原始记录性是档案的本质属性。虽然在信息时代背景之下，早就已经出现了电子档案这一概念，可是在电子文件整理、搜集、归档与存储的时候，依然还是有出现纸质档案分类与鉴定等方式。在信息稀缺、存储信息代价较大的纸质时代，如何有效存储与甄选出对社会以及个人具有明显价值的档案就显得尤为重要。很多信息虽然已经具备了“原始记录性”，可是因其自身单位信息价值十分有限，而无法将其作为档案来存储，例如网络访问日志、顾客在购物商场的记录、鼠标在网页上的轨迹等等。可是在大数据时代背景之下，大规模的数字存储系统得到了较为广泛的应用，这也促使数据存储成本变得越来越低，很多之前无法存储的信息数据即可有效存储下来。当这些价值密度较低的数据有效汇合成为PB级别的时候，人们自然也可以从中挖掘出其本应该具有的价值。例如，商场可以按照大量顾客在商场之中的路线、滞留时间、关注方向等相关数据来对商场进行合理布局，这样就能进一步提高商场人流量。这些价值密度较低的原始数据记录在大数据时代背景之下能够产生较大的价值，也具有了档案完全属性，这也促使越来越多的学者开始重新对电子档案范围进行重新审视。一般情况下学者们会将档案定义为事件结束之后经过整理归档的文件，而且还会将档案分割成为较小且相对独立的信息单元，身处在信息化时代背景之下，记录就是档案，数字化的记录一旦生成即可成为不可删改的档案。广泛应用于社会实践的税务管理系统、车辆交通管理系统、户籍管理系统等即可实时将记录有效转化成为档案，而且每一条记录均可以将其变成具有价值的档案及时存储下来，这样就能有效将其价值充分发挥出来。身处在大数据时代背景之下，档案概念依然还是存在着较为严重的泛化问题，我们需要提高重视，这样才能促进档案现代化发展。

2.2 有助于破除档案信息化难题

档案工作长时间以来一直都存在着效益较为滞后等问题，这样促使档案信息化工作在开展的时候经常会陷入资金不足、领导不够重视等情况。财政部门对于档案现代化、信息化建设投入是以获得良好效益作为基础的，传统纸质信息时代对于大量的档案信息资源分析与整合开发的时候通常都需要耗费较大的人力、物力。随着大数据而来，这一问题即可迎刃而解，只需要拥有良好的数字资源基础，计算机即可快速处理海量不同类型的数据信息，并且还能及时挖掘廉价数据信息所具备的潜在价值，从而有效为经营与管理决策服务，最终有效获得能够看得见的效益。长时间以来，档案信息化发展都缺少明确的总体规划与计划安排，人们普遍认为档案数字化发展目的不外乎两个，一个是为了保护档案尤其是濒危档案而制作数字化副本，另一个则是为了实现网络环境下档案信息共享利用而展开的数字化处理。这一种认识促使档案信息化、现代化发展局限于传统档案工作模式的计算机化，对于档案信息资源整体价值尚未起到足够的重视，无法有效将其深层次价值有效发挥出来。档案存在的价值应该是帮助人们客观认识世界、辅助决策、产生效益等多方面，大数据分析并不单单是档案人员的专长，可是为大数据分析提供基础数据则是档案工作在大数据时代背景下的重要价值。为此，在发展过程中一定要及时抓住大数据时代带来的机遇，这样才能避免出现边缘化，有效促进档案工作及时摆脱困境。

2.3 对于电子文件工程造成深刻影响

《电子文件归档与管理规范》是我国为档案工作制定的相应管理规章制度，可是就档案工作实践情况来分析的话，很多工作人员在工作过程中依然会沿用纸质时代背景下的鉴定方式来对单份电子文件进行归档处理，更甚至还有部分档案管理部门会对电子文件界定存在不清楚而不愿意接受电子化记录，从而促使档案信息出现缺失等情况。《大数据时代》这一本书籍之中有明确提到，在大数据的价值链上有三种类型的公司，基于数据本身的公司、基于思维的公司以及基于技能的公司，其中基于数据本身的公司主要指的是一些有用了大量数据亦或者是至少可以搜集到大量数据的公司，可是其不一定有从数据中提取价值亦或者是数据催生创新思维的价值，他们通常是通过数据收集给其它公司来创造价值。很显然，档案管理部门应该要成为大数据的拥有者，档案管理工作人员也需要在工作过程中对电子文件态度进行重新审视。长时间以来我国在电子文件存储的时候主要有两种管理方式，一种是分散存储管理，另一种则是集中式存储管理。在大数据时代背景之下，数据可谓是最为核心的财富，所以在档案现代化发展过程中也需要最先考虑数据的拥有才是关键，不管是任何一种管理模式，档案管理部门最好是占据数据链的中心，这样才能有效发挥出其作用，保证档案数据信息完整性。身处在大数据时代背景之下，还要求对信息进行数据化处理，不能是数字化处理，这里提到的数据化主要指的是将现象变成指标分析的量化形式的一个过程，而非是将其转化成为“O”和 “1”的数字格式的过程。对于电子文件管理工作而言，其要去具备较为完善的元数据以及实现全文检索，而现如今电子文件元数据的研究大多是集中于如何有效保证电子文件完整、真实、安全与可读等方面，对于电子文件其它方面的开发利用重视程度不足，所以完善元数据标准也是有效促进大数据时代背景下档案现代化发展的关键。就目前我国档案事业来分析的话，很多档案都存在着一些重视数字化、忽视数据化的现象，在对纸质档案进行处理的时候采用图片化处理方式， 亦或者是元数据收集不够完善，这也限制了大数据开发与利用的价值，此外还有部分学者片面强调电子文件的技术安全性而忽视了人为地电子文件设置技术保障以及制度管理，这也不利于档案现代化发展。

3 结语

综上所述，在信息技术不断发展的时代背景之下，人类也开始从信息稀缺的时代进入到了大数据时代，处在大数据时代背景之下，档案现代化建设也成为档案管理与发展的重要趋势，只有顺应时代发展，做好档案现代化建设才能有效促进我国档案事业得以发展。为此，档案事业在发展过程中一定要准确认识到大数据时代对于档案现代化的影响及要求，立足于时代发展实际来做好档案现代化建设，这样才能有效促进我国档案事业得以发展。