新形势下社会保险业务档案管理工作探讨

朱方野

（天津市社会保险基金管理中心档案馆，天津 300000）

社会保险业务档案是专门档案的一种，是社会保险经办机构在办理养老、医疗、工伤、生育、失业等社会保险业务过程中形成的档案，包括参保单位在办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料，以及参保人员办理社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时填报的登记表单及相关审核材料。做好社会保险业务档案管理工作是实现社会保险事业可持续发展的重要基础，是实现参保单位和参保个人“记录一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，更是实现社会保险经办管理标准化、规范化、现代化的必然要求。

1 社会保险业务档案特点

1.1 档案生成量大

随着我国社会保障体系的建立和完善，社会保险事业取得重大进展，加之人们参保意识不断增强以及社会保险征缴扩面工作和全民参保计划的扎实推进，参保人数迅速增加，社会保险业务档案生成量也在逐年增加，以天津为例，当前各类社会保险业务档案年生成量约2万余卷（纸质案卷和电子档案），且逐年递增[1]。

1.2 档案专业性强

根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》可知，社会保险业务档案业务类别包含社会保险管理、社会保险征缴、养老保险待遇、医疗保险待遇、工伤保险待遇、生育保险待遇、社会保险业务统计、社会保险稽核，不同业务类别的档案有着永久和定期两种不同的保管期限，定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。

1.3 服务民生

社会保险业务档案是一项重要的民生档案，社会保险业务档案的服务对象是广大参保群众，社会保险业务档案管理的目的在于发挥利用服务职能作用，切实维护参保群众切身利益，促进社会保障事业发展。

2 社会保险业务档案工作中存在的问题

2.1 经办机构对档案工作重视程度不够

在社会保险经办机构中普遍存在重业务经办、轻档案管理的现象。由于当前参保人数的增加和经办人手的不足，各省市业务经办人员和档案专职、兼职人员工作繁忙，没有充足时间做好档案管理工作。

2.2 经办机构库房设备设施不够完善

除别个省市建立了专业的档案馆外，大多省市社会保险业务档案只能存放在档案经办机构的库房，《社会保险业务档案管理规定（试行）》对社会保险业务档案的管理作出了明确的要求，但个别社会保险经办机构受经费和场地条件的限制，库房设备设施不够完善，不能完全做到“十防”（防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防紫外线、防高温、防污染、防有害生物），除此之外也存在档案随意放置的现象，在库容有限的情况下，档案库房不能及时接收业务科室生成的档案，档案只能存放于业务科室，容易发生丢失现象，对档案的安全保管存在隐患。

2.3 档案人才队伍力量薄弱

当前社会保险业务档案人才队伍的力量稍显薄弱，尤其在社会保险经办机构中，缺少档案专业科班出身人员，档案管理人员均为业务经办人员兼任，新知识和新理念匮乏，缺少充分的岗前培训[2]，档案人才队伍力量薄弱已成为档案管理工作中不得不面临的一项问题。

2.4 档案工作意识的缺乏

当前档案信息化建设已全面展开，以天津为例，天津在2016年上线了社会保险金保二期信息系统，并为经办窗口配备的高拍仪和中速扫描仪等设备，大大方便了经办和电子档案归档整理，但在实际效果上，影像模糊、影响缺失等问题越发常见，需要档案管理人员及时进行档案自查。

3 完善社会保险业务档案管理工作的措施分析

3.1 进一步增强档案意识

在新形势下，档案管理部门和社会保险业务经办机构要重视档案知识培训，增强各级领导、档案人员、业务人员培训力度，进一步增强档案管理意识，提升专业能力，强化档案人才队伍建设成果，把档案管理进一步融入业务经办，充分发挥业务档案的凭证参考作用。

3.2 进一步优化档案管理流程

在社会保险业务经办机构持续推进档案管理与业务经办紧密契合，使档案管理流程顺应“综合柜员化、档案电子化、网厅一体化”的建设目标。将档案收集整理工作前置，在受理申报和业务审核时，重点审核申报材料是否齐全规范。转变档案馆对纸质档案数字化加工的旧模式，形成边经办边整理的新模式，即在社会保险业务经办机构对经办材料进行扫描或高拍，直接生成电子影像档案，通过档案电子影像和版式电子文件的广泛应用，实现档案信息在业务经办过程中的全程利用。

3.3 建立健全档案标准化建设体系

以当前各公共服务行业标准化体系建设为蓝本，建立健全档案管理标准体系，尤其是在社会保险业务经办机构，全力推动业务档案管理标准体系落到实处。以历年全国社会保险业务档案达标验收“回头看”工作为契机，持续开展以档案库房建设、档案人才队伍建设为主的档案标准化建设工作，建立经办机构考核档案，通过连续监测和持续考核，形成考核评价结果。

3.4 完善档案信息系统功能

随着信息技术的不断创新和发展，一是档案管理部门应时刻与业务部门进行联系对接，不断提出新的系统建设需求。二是社会保险业务经办部门、系统开发部门、网络运营部门之间加强合作，清楚了解到自身发展的需求，将信息化管理作为发展载体，开发出稳定的信息管理系统[3]。三是将档案信息化、数字化管理的技术标准纳入业务档案信息系统建设，通过档案信息系统功能的完善提升，实现数据、基金、档案的相互匹配和相互验证，进而达到业务、财务、档案一体化管理。

4 结语

社会保险经办机构在业务经办中形成的业务档案记录和反映了社会保险经办运行轨迹，是社保事业发展的珍贵史料，是社会保险“记录一生、保障一生、服务一生”的重要载体，反映基金安全管理、数据质量管理的重要历史依据，对维护参保群众的合法权益，构建和谐社会关系意义重大。在新形势下，不断完善档案管理流程，建立健全档案标准化体系，持续完善信息系统功能，档案管理工作才能形成标准化、规范化、现代化管理新格局。