数字时代事业单位档案管理研究

李 琪

（中国电影资料馆，北京 100082）

在现代社会中，数字化、信息化已渗透到社会生活的各个领域，事业单位档案管理面临着档案数字化与办公自动化双重考验，促进事业单位数字档案建设，提高数字档案管理水平，促进档案管理与办公自动化相对接，建设符合数字时代发展要求的数字档案室，是对档案价值开发和档案利用的重大挑战。在数字时代档案管理中，文件管理是事业单位档案管理的组成环节，信息系统是实现档案管理的主要途径，文件处理速度、信息传输与运转速度，影像档案工作效率，更与档案开发利用密不可分。把握数字带来的科技进步和技术革新，紧扣时代发展新要求，使档案管理逐步走向信息化、数字化。

1 事业单位档案管理

1）档案管理概念。档案管理，也称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是国家档案事业的基本组成部分。档案实体集载体与内容信息于一身，实体包含纸张、胶片、磁带、光盘等物质材料，档案信息借助档案实体发挥作用，二者密不可分。档案实体管理是档案管理的基础，档案内容信息的开发利用是根本目的，没有档案实体管理的支撑，开发利用档案内容信息的目的就不能实现。因此，档案管理不仅包括档案实体管理，也包括内容信息的管理。

2）档案管理原则。事业单位档案管理必须遵循国家档案管理的基本原则，即集中和统一管理原则，维护档案完整性，保护档案安全和存储，便于提供利用。集中统一保管属于中央存储和管理的所有档案，无论大小，大到一个单位组织机构，小到组织单位内部各处、科、室及个人，都应遵循档案管理基本原则，以及为管理制定统一制度和规定。维护档案完整性，一方面，必须确保文件的数量完整，不能丢失或不完整；另一方面，必须确保档案与质量之间的内部联系，不能人为地和随机地划分文件之间的关系，不能分散或混乱文件之间的有机联系。保护档案安全和存储是保护档案免受伤害和盗窃，确保档案内容不外泄。文件管理的最终目标是易于使用，这也是衡量档案管理工作水平的标准之一。

2 事业单位档案管理要点和特征

1）事业单位档案管理要点。事业单位档案管理注重安全性与保密性。在宏观层面上，由于档案内容与国家政治和经济利益息息相关，任何国家都有档案保密的要求。有些档案对公众关闭，而大多数档案会在规定期满后对外开放，人们可通过履行一定手续办理档案查阅利用。对事业单位来说，档案信息是单位内部发展的重要经济资产和秘密武器，也具有一定保密要求和商业价值。因此，事业单位的档案管理更加看重档案的安全性和保密性。

事业单位档案管理注重服务性。在社会和历史发展的各个阶段，档案在各个行业都不可避免地为经济、政治、文化和其他社会活动提供服务，档案利用水平也是衡量档案管理部门业务开展水平的尺度。档案管理应体现公共服务的目标，在档案收集、整理、保存等各个环节开展工作，在档案提供利用中采用先进技术手段，提高检索效率，增加档案利用率。档案若长期处于封闭、半封闭状态，会导致想利用档案的人不得其门而入，使许多有价值的档案不能发挥作用，深藏于文件中的档案内容也不能用于科学研究和推动业务工作。因此，事业单位档案管理的开放性和服务性就显得尤为重要了，正确处理档案开放与利用的关系，把档案利用作为档案工作的着眼点和出发点，增强开放意识，主动开辟渠道，突出档案服务的多样性、主动性和针对性。

2）事业单位档案管理特征。档案管理在事业单位管理中的作用扩大了。在数字时代，信息作为一种资源要素已是人们的共识，档案部门承担了开发档案信息并提供利用的重要任务。以本单位为例，作为拥有电影档案馆藏的档案馆，档案信息资源开发、档案实体管理和档案提供利用等诸多环节既平行又交错，面对丰富的馆藏资源，档案实体管理和档案信息资源开发成为工作之重。在数字化加速发展，信息化蓬勃发展的今天，事业单位所掌握的信息和数据的价值与其品牌、创新和技术价值不分伯仲，档案单位的档案价值更战胜了各类发展要素，成为拉动生产力的关键要素。

事业单位档案管理方式多样了。事业单位在生产经营活动中档案来源多样，形式多样，在纸质文件物理归档的同时，还有计算机和信息管理平台的电子文件逻辑归档，不同档案来源和形式的档案其档案管理方式也各不相同。在许多专业行业、领域，除文书档案、科技档案外，还存在一些形式特殊、功能特殊的材料，称为专业档案，受到档案部门和有关部门重视，以专门档案保存。伴随专业职能产生不断扩大的归档范围，档案管理的方式变得更加多样。

事业单位档案管理的科学性提高了。事业单位受政府国有资金设立，从事各项社会活动，是接受政府领导的社会服务组织，其组织架构和单位性质决定了事业单位档案管理者不仅承担了档案保管、利用和其他行政管理职能，也决定了事业单位档案管理要以国家、行业政策为基本原则，以符合社会发展要求为先决条件。当前世界已进入数字时代，数据成为全球经济中最活跃要素，我国正处于数字经济快速发展的大背景下，事业单位更应建设符合国家政策和时代要求的数字档案，以科学和创新促进档案管理与新的时代特征融合发展。

3 数字对事业单位档案管理的影响

1）档案管理效率提高。数字时代，互联网信息爆炸是当前社会的普遍现象，作为信息要素之一档案资源也呈增长状态，用过时的文件管理工具来满足文件管理需求很困难的，这要求事业单位在适应信息爆炸的同时迎接新的挑战。文件、档案数字化，开发创建互联网文件管理系统，运用数字信息强大的数据存储功能实现数据归档，通过办公自动化审批流程，实现档案利用、审批一体化。数字、信息技术的提升，不仅可以摆脱占用时间和空间成本的传统归档，也可以摆脱过度依赖个人经验、腾挪库房的归档方式，降低存储空间，节省成本。集中统一管理，也可以有效提高文件管理效率，实现精准搜索。因此，运用数字信息技术管理档案是事业单位档案管理的最优途径，有助于提高档案管理效率。

2）档案管理安全性增强。数字时代开放和共享的特点决定了档案管理需要更多人参与和实时共享，信息的保密性和安全性成为档案人员的关注重点。这不仅要求档案人员遵守档案制度和保密要求，更要求档案人员和档案利用者熟悉档案数字化，熟知自动化操作。常见的档案辅助管理软件需要借助光盘、条形码、多媒体等技术，与办公自动化等应用系统互联互通，功能覆盖档案编目、检索、归档、库房管理等多个环节，已基本实现了纸质文件、电子文件的双轨运行，实现了档案文件的全流程、一体化管理。因此，档案管理不仅注重文件本身的安全，还要遵守文件管理系统工作要求，注重纸质文件、电子文件全过程的双重平衡。

3）档案价值提升。档案管理在事业单位管理中具有信息咨询和决策参考的作用，伴随数字在档案管理的应用，利用互联网、数字化、信息技术整合档案信息，建立信息资源数据库，有助于提升档案价值。档案增值一方面有利于档案管理人员评价和预测文件档案内容，另一方面可以增加档案在单位职能、组织项目的参与度，提升档案互动性，而档案互动性也有利于管理者、项目参者了解项目进展，推动业务工作开展。

4 数字时代背景下事业单位档案管理优化建议

1）创新档案管理形式与利用方式。打破事业单位固步自封、因循守旧的保守传统，创新档案管理形式与利用方式，利用办公自动化和网络操作管理系统实现决策审批和信息交流。首先，要求单位领导者与时俱进，在档案管理中运用先进管理理论指导档案工作。其次，增进中、高层领导的管理能力和专业水平，带领基层人员夯实档案基础业务。最后，增强全体干部、职工责任意识，增强档案知识水平，加强档案部门与各部门沟通交流，使档案不时“飞入寻常百姓家”。

2）建立健全档案管理制度。体制和机制历来是各项事业的关键问题，涉及多个部门的责权关系和组织体系，建立健全档案管理体制，建立完善切实可行的协调、监督机制，引导和支持档案工作。发挥管理制度的平衡制约作用，有利于推动档案人才、技术人才、管理人才沟通合作，使档案管理工作程序化、透明化，确保相关人员尽职履责，共担责任义务，共享研究成果。

3）增强档案管理安全性。档案安全是档案管理能够持续正常运作以及档案保存和提供利用的先决条件。只有确保公文、文件运转安全有序，才能让档案在机构运行和业务拓展方面发挥作用。在日常交流和业务工作中，人们利用和获取信息的方式大多在互联网上，许多文件管理平台和档案操作管理系统也建立在本地网络连接之上，人们从网络中获取信息并通过网络沟通交换，主动或被动地完成了信息在互联网的传播与输送。这种常见的沟通方式也是影响档案安全的重要因素，提高档案安全的风险意识，增强计算机、网络操作系统安全性就显得尤为重要了。

4）培养档案管理的复合型人才。除了档案专业知识，优秀的档案管理人员还需要丰富的管理经验和接收、处理信息的能力，因此，对档案管理人员的专业性和综合素质要求十分必要的。档案工作的职能决定了档案人员工作复杂繁重，档案工作涉及范围广，从电子文件管理到数字档案建设，从履行档案业务到业务系统支撑，再到档案提供利用。各环节各流程都要求档案部门应配备高素质的复合型人才，人适其岗，以岗锻才，一是有助于档案工作发展规划，落实档案工作各项任务，确保档案工作有序开展。二是专业人才各司其职，有利于做好网络设备维护、软件开发、文件管理，确保各级各类人员分工明确，职责清楚，有条不紊的开展档案工作。

5 结论

数字时代来临，各行各业开启不同以往的快速发展模式，面对与日俱增的数据量，日益更新的信息技术，打破传统信息处理方式，运用信息科技挖掘处理档案内容，增值创造档案价值。以数字时代的事业单位为对象，分析档案管理对事业单位经营发展的影响，通过创新档案管理形式与利用方式、建立健全档案管理制度、增强档案管理安全性、培养档案管理复合型人才等方式提升档案管理水平，发挥档案支撑作用。但是，档案管理是一个长期发展的系统工程，需要对各阶段的目标、任务、措施进行总体规划，分步开展实施，有序推进。在国家、地方、档案行政管理机关，行业主管部门指导下，注重效益，统筹规划，促进档案增值，不断升级和优化综合信息管理的方式和手段，实现档案管理的信息化、现代化和智能化。