事业单位人事档案规范化管理建设

侯晓霞

（佳木斯大学附属第一医院人力资源部，黑龙江 佳木斯 154003）

现阶段人事档案管理建设的变革，日益凸显出人事档案的影响作用，国民越来越关注个人信息的有效性及其真实性。所以，事业单位应重视人事档案管理的规模化，创新其管理模式，完善和优化管理信息化建设，并结合自身实际发展状况，实施合理有效的措施，充分发挥人事档案管理在事业单位中的积极作用。

1 事业单位人事档案管理中出现的问题

1.1 档案管理质量以及效率低下

在现阶段的档案管理中，虽然一些事业单位已经建立了信息化的管理平台，但在实际的使用过程中，由于其使用效率相对来说较低，直接影响了档案的信息化管理，使档案管理的效率以及质量大幅度降低，并在一定程度上阻碍了事业单位的有效可持续发展，不能满足事业单位对于人事管理建设的发展需求。

1.2 缺乏相关的档案管理制度

随着现阶段信息时代的到来，以往的档案管理制度已经不再适应事业单位的发展要求，但由于档案管理部门没有健全的相关管理制度，导致一些事业单位无法制定符合自身发展、切实可行的管理制度，并且业部门及时有效的收集归纳档案管理信息材料。久而久之，导致事业单位的人事档案管理出现了信息失真以及信息有效的问题。

1.3 档案管理人员素质不高

档案管理人员素质的高低对档案管理工作有一定的影响作用。由于现阶段档案管理工作缺少专业的管理人才，且现有的管理人员综合素质能力比较低，使档案管理模式难以实现改革创新。尽管事业单位对于管理人员的招聘提出了相关的要求，但由于一些档案管理部门并设立相应的岗位，多数都是其他岗位人员兼任，这些兼任人员没有有专业的管理知识以及也没有参加相关培训，所以在实际工作中就会出现一系列问题，降低了档案管理的工作效率以及工作质量，使档案管理的规模化建设工作无法顺利开展。

2 推动事业单位人事档案规范化管理建设的建议

2.1 加强档案管理的信息化建设

以往传统的档案管理是采用纸质保存以及记载的方式将档案放置在文件柜力，这样的方式容易让纸质档案遇到丢失和破损的问题，占用的空间比较大，保存的时间也会受到一定的局限性[1]。在人事档案管理的建设工作中，档案的信息化能够促进规范化管理建设工作的有序开展，因此，事业单位应结合自身发展的实际情况，构建信息化管理平台，使管理人员能够合理运用管理平台来进行对人事档案的管理工作。我们可以将信息技术应用到档案管理方式中去，采用信息化管理模式，利用网络平台进行对档案信息的管理，改革和创新人事档案管理模式。一是事业单位应该重视纸质档案的转移工作，用人工录入或者扫描的方式来实行档案信息化管理建设，有效避免出现纸质档案丢失或者损坏的问题，增加建立电子档案信息，不断完善电子档案的建设结构，推动电子档案在单位工作中的广泛使用，为档案管理带来更加方便快捷的工作方式，从而提升管理的效率和管理质量；二是需要定期更新和维护信息化档案，促进档案管理的信息化建设能够适应社会时代发展，确保档案的信息化管理建设能够切实事业单位的实际发展要求。由于现阶段档案管理信息化建设发展时间相对较短，因此导致其管理平台利用率较低，针对这种现象，事业单位应该在保障平台的实际价值和功能的基础上，加强提高管理平台的有效使用率，为后期的档案管理可持续发展奠定良好的基础。三是事业单位需要增加管理建设中软硬件设备的投资成本，为档案管理的信息化建设营造一个良好的发展环境，将信息化管理建设的实际作用充分发挥出来，实现档案管理的信息化建设。

2.2 增强档案管理的规范科学化

以往传统的人事档案管理模式尽管有着比较全面的工作流程，但是由于各部门之间有着不同的组织体制，因此，整理档案的方式上也存在着差异，导致各部门之间的衔接有着很大的问题，也直接影响到了档案信息的资源共享。针对以上问题，相关的管理部门应该协调统一的规则以及格式来整理人事档案，在严格的管理制度之下，对人事档案信息进行类型分类、编写排序、排版编目、和收纳归档，确保其档案管理整体的系统化以及规范化。针对这种情况，需要制定统一的档案信息标准和格式，具体来讲，就是如何填写各项档案资料，保障每项数据能够整体统一和协调[2]。而要想有效提升人事档案的信息化管理建设水平，就应该正确认识到档案信息化管理的重要性，从而有效促进档案管理的稳定健康发展。应用信息数据技术，实现各部门之间人事档案的资源共享，深入开发和有效利用人事档案信息资源，有效实现信息的真实有效性，从而推动事业部门人事档案的规范化管理建设工作。

2.3 提高管理人员综合素养以及专业素质能力

有效提升档案管理人员的专业能力以及综合素养能力对于事业单位档案的总体管理水平有着积极影响。随着现代化时代的发展，档案的管理者需要具备一定的服务管理意识以及专业能力，定期组织相关的培训活动，让管理人员有机会去参加学习新型的档案管理理念，侧重关注管理人员的心理素质、专业知识以及管理能力等等，使管理人员能够及时更换管理理念以及改变自身工作方式，有效提升管理人员的专业素质素养以及综合能力；加强对人事招聘制度的改进和优化，结合事业单位的实际发展需求，合理增加管理人员的劳动报酬，进而吸引更多的优秀人才投身到事业单位的建设工作中，针对这些人员制定相关的培训教育计划，让其能够在实操训练中提高自身的专业工作技能的同时，并有效提升其综合业务能力，从而规范档案管理人员的行为，建设管理队伍的整体水平和质量[3]。另外，还需要加强培训管理人员具备计算机方面的基本专业技能与理论知识，增加管理人员与专业技术人员间的沟通与交流，使管理人员有一定基础的计算机维护能力，有效维护档案管理的网络技术平台。

3 结语

综上所述，人事档案管理工作想要达到稳定可持续发展，还是要在维持现有价值以及功能的基础上，提升管理人员的专业能力以及综合素质，推动管理的规划化建设，充分发挥档案管理在事业部门中的积极作用。事业单位还需要结合自身的实际发展情况，制定科学合理的管理制度，形成协调统一且有自身特色的管理流程，以保障事业单位的不断发展。