大数据背景下行政事业单位信息化档案管理研究

丁 俊

（湖北省石首市巡察信息中心，湖北 石首 434400）

在事业单位中，档案管理与信息化技术结合，能够减少事业单位人力和物力的投入，规范档案管理工作，减少简单而繁琐的工作步骤，减轻档案管理工作人员的工作压力，显著提高工作效率，而且也减少了在档案管理工作中存在的错误概率。虽然目前行政事业单位档案管理科学化已经获得了广泛地运用，但是在事业单位的管理上仍然存在着信息技术的人才缺乏、硬件设施欠缺、资金投入少以及管理制度不完善的问题。应根据信息化时代发展的特点，深入探究档案管理科学化的对策，以适应信息化时代对档案管理的工作要求，以适应激烈的市场竞争的需求，建立健全档案管理科学化的体系，发挥出档案管理的真正价值。

1 事业单位档案管理科学化的意义

1.1 精简档案管理工作人员的工作程序，提高工作效率

行政事业单位每年都有大量的文件需要进行归纳整理，甚至有些大单位每年高达数万份文件需要进行整理，而且有些人事档案或重大事件的文件需要长期保存，因此档案管理人员的工作量十分大。在没有事业单位档案管理科学化的年代，纸质档案的整理、筛选和归档保存都是一项十分庞大的工作。实施信息化档案管理之后，显著节约了人力物力，提高了工作效率。

1.2 有利于档案信息的永久保存

纸质档案不利于长久保存，特别是遇有阴雨天气或自然灾害，很容易导致纸质档案信息的破损丢失，而且纸质档案占用空间大，不好提取查找。进行档案管理科学化之后，利用信息技术进行档案管理，能够永久地解决这些问题，使得档案的存储和提取都变得十分简单快捷。

1.3 有利于快速查找档案信息

常规纸质档案具有不可移动而且不利于传承的特点。而进行档案科学化管理之后，各种信息资源不是以纸质形式出现，而是以电子信号的形式出现，这样就促进了信息资源的交流和利用。

2 大数据背景下行政事业单位信息化档案管理研究

2.1 构建完善的信息化档案管理机制

为了切实推动行政事业单位档案信息化工作的科学发展，有必要转变传统的档案管理理念，加强对档案管理工作的重视，有效监管日常的档案管理行为，充分调动档案管理人员的工作积极性，让档案管理人员认识到档案管理对推动行政事业单位发展的重要性，从而树立良好的责任意识。同时，行政事业单位还应结合自身档案信息化管理与发展需求，适当调整档案管理方法，科学利用现代化技术和设备满足信息化发展需求，构建完善的信息化档案管理机制，从而对档案管理人员的行为形成约束，确保档案管理工作的有序进行。

2.2 提高档案管理的信息化水平

在大数据背景下，行政事业单位的档案管理工作面临着更多的挑战。为了合理应对新时期的各种挑战，行政事业单位应当结合自身的实际发展状况，加强对现代化信息技术的合理应用，全面优化信息化档案管理流程，推动档案管理与信息技术的一体化发展。由于档案管理的信息化需要有良好的软硬件基础设施，因而行政事业单位还需要对档案管理进行优化，要求档案管理人员掌握一定的计算机操作技术，并且熟练运用各种信息化档案管理设施，从而真正提高事业单位档案管理的信息化水平。此外，互联网本身是档案管理信息化的核心所在，行政事业单位还要推动办公系统与档案管理系统的融合，确保所有档案资料与信息都能实现快速传递与分享，实现其利用价值。

2.3 提升档案管理人员的信息化素养

档案管理人员的信息化素养将对档案管理质量有直接的影响，因此行政事业单位应当加强档案管理人员的信息化培训工作，提高其专业素养。为了引导档案管理人员形成良好的自主学习意识与能力，行政事业单位可以采取激励策略，通过奖惩机制来引导档案管理人员参与到日常的信息化档案管理学习活动中，并对表现良好的档案管理人员提供适当的福利和奖励。除了专业素养方面的培育外，还应关注档案管理人员的道德修养，培养其责任意识，要求其学习先进的档案管理理念，为形成更加良好的档案服务体系贡献一己之力。

2.4 完善档案管理科学化的管理制度

行政事业单位档案管理科学化的工作重点就是相关行政管理工作人员 必须要认识到档案管理科学化的重要意义，要加强对档案管理科学化的宣传力度。与此同时，可以借用互联网技术来进行档案管理科学化的宣传，对档案管理科学化的知识、方法以及法律法规进行详细讲解，加深人们对事业单位档案管理科学化建设的认识，以此来提高对档案管理科学化建设的重视度。在实际的行政事务中，更应根据事业单位的自身的发展情况，制定档案管理制度，把档案管理的职责划分到每个工作人员身上来，规范工作人员的日常工作流程及行为，来提高档案管理的水平和质量。另外，在落实档案管理制度时，也需要借助多种手段，例如对档案管理人员进行每个月的定期考核、对优秀的人员进行奖励、对于业务能力差的档案管理人员要进行惩罚。只有通过奖惩措施的落实才能激发工作人员的积极性，提高档案管理科学化。

2.5 加大资金投入

事业单位管理工作科学化，不仅要具备人员的综合素质的提升，而且还要资金的支持。只有事业单位具有完善的档案管理的各项硬件设施，升级相应的硬件和软件设备，才能结合现有的技术来构建完善的档案管理系统。行政事业单位要对工作环境所需要的软件进行升级改善，让管理人员能够拥有其所熟悉的工作环境，来激发管理工作人员的热情。为了满足档案管理人员的工作需求，必须配备专业的库房和消防设施。此外，档案管理室必须配备计算机，而且每项计算机设备都要应用到档案管理工作中，提升档案管理的效率。电子档案能够让档案的存储和调取效率更高，而且还能进行备份，避免资料的损害遗失。最重要的是利用档案管理科学化能够显著降低档案管理的成本。

2.6 加大硬件建设力度

行政单位要想保证档案资料的完整保存不受各种外界因素的影响，事业单位的档案管理部门需要具有完善的硬件设施，才能保证档案管理工作的顺利进行以及对档案的有效保护。并且档案信息化管理后，需要运用新型的信息技术才能更有效地进行档案信息的存储，此时需要用到大储存容量的便于信息存储及提取工作的硬件，因此需要保证充足资金保证档案管理工作所需的硬件设施的配置。

3 结束语

总而言之，在大数据环境下，信息技术成为推动档案管理发展的核心所在，其能够提高档案管理的科学有效性，也可以逐步转变档案管理形式。因而行政事业单位应认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极采取现代化档案管理手段，加强对各类信息化设备的科学运用，优化档案管理流程，构建完善的档案管理机制，稳步提升事业单位的档案管理水平。