浅析电子档案的归档、保存与利用

那哲铭

（哈尔滨医科大学档案馆，黑龙江 哈尔滨 150081）

新档案法中也对电子档案更加重视，重申了档案信息化的重要性，在新档案法中也有“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，由于电子档案具有很强的“可变性”和“可共享性”，所以在保管与利用上都对相关的工作者有着较高的要求。虽然档案信息化的工作已被大规模开展，软、硬件和制度都需要一个明确的规定来统一使用。才能解决现在工作中存在的某些问题，也能够增强各部门间工作的统一性与协调性。

1 归档工作

归档工作要进行的严格，可以尽可能的保证“来源可靠、程序规范、要素合规”，因为只有归档工作顺利，工作质量得到保证，后续的保管和利用才能减少出现意外情况。归档工作要最大限度的精确与科学，才能让文件形成部门和档案部门的后续工作量得到减少。

1.1 归档前进行明确要求

在归档前就应该对归档的日期和具体要求进行明确，以保证归档工作的顺利，并对文件载体进行确切要求，如纸质文件的纸张与清晰度、电子文件载体的规格、乃至品牌进行明确要求，进行统一规定。此外，若归档纸质文件，当同时提供扫描件或电子件。若提供扫描件和电子件，则同时提供纸质件，以保证归档文件的可靠性，同时为保存和利用提供便利。才外文件形成部门所额外提供的电子件（扫描件）仅保证文件完整性使用，档案部门仍需再次进行扫描（打印）。要求档案形成部门来收集、整理的初衷并不是为了降低档案部门的工作量而是为了限制档案部门的权利，并让相关度更高的部门来进行档案的收集工作。提高档案的可靠性与可用性，所以档案部门在需要时仍需参与归档前工作，并给档案形成部门以相应的帮助。

1.2 移交前明确要求与相关证明

在向档案部门移交前，文件形成部门就应当确认归档范围内相关文件的准确与完整并保证真实可靠，在归档前就预先对文件进行鉴定与整理、编辑。并提供相关证明以保证文件来源可靠，在正式归档前在所提供的证明材料上明确体现“最终版本”和“责任人”。证明材料需提供纸质和电子件，例如在纸质档案上添加骑缝章或签名，电子件上添加电子签名或电子章电子指纹等算法，在经档案部门确认后再进行移交。

1.3 在保管前再次确认文件的可靠性

在确认文件可靠性后，档案部门需逐个、逐页确认文件的完整性和可读性。

如某个文件有缺损或文件损坏后，从文件形成部门所提供的电子件（纸质件）中，打印（扫描），将文件还原。若电子件和纸质件同时出现相同问题，则联系文件形成部门进行还原或修复。如为不能实体化档案，则要求形成部门重新提供。

2 保管工作

虽然电子档案的“单套制”仍然是档案工作的目标，但不只是思想方面的“安全感”，无纸化办公也并没有做到完全落实，所以目前的档案工作仍需保管的电子文件需进行了“双套制”的保存，防止极特殊情况的出现。

但是信息化的工作重点仍是电子档案，所以对于电子档案的载体保存工作要做到“专业”与“认真”，尽量避免因人为失误造成的损坏，而对因不可抗因素造成的破坏与损毁，要即时做到修补。如不能实体化的档案，要提前做出备份，并在载体上或额外附加详细说明，以保证来源可靠以及内容完整，并为日后的维护、销毁工作做好准备。

2.1 明确软硬件的规格

首先是确认号存储载体自身的情况，例如是否已经过时、或是型号过于陈旧不能满足现存计算机机型的常规使用需求。在新兴技术日新月异的当下，任何工作都不能出现技术断层，尤其是档案工作这种需要严格维护的业务，更应该注重对硬件更新与替换。并做到淘汰的硬件集中保存销毁，所存内容保存、移动并清除。工作人员要确认新硬件的兼容性与可用性，避免“为新而新，为贵而贵”。

生成或编辑内容的软件也应跟随需求按时更新，避免存在大的兼容问题。用新的技术替代就技术时，要特意注意可以向下兼容。每次在软件的更新或换代前，要做到全面的存档、备份，防止内容丢失。同时如需先进技术，应对具体操作人员进行培训。

2.2 注意物理安全

在保存中注意物理安全主在于储存和维护上，光盘和磁盘在存储中都极容易出现因温度、湿度等条件的破坏。比起纸质材料来说，更难保存也更难以修复。所以在存放的时候就要先准备合适的地点，而在放置后，非必要，不要大规模挪动，易出现丢失、碰撞、掉落等情况。

定期维护也是工作的重点，在固定年限中要对所有的存储硬件进行测试，每个载体都要先进行拷贝、在逐个检测，如发现问题要及时的维护、修正。修复的文件要与源文件统一保存，并同时存储维护文件和维护记录的纸质件。为以后的维护工作提供便利。最初的原件要严格保护，任何有可能导致破坏的维护行为，都应现在复制件上进行测试，防止因维护而产生的破坏，造成损失。

2.3 注重分类

电子档案由于有更好的“可共享性”，一个档案有不同的属性，所以可以同时作为两种不同功能的文件，而作为数据，与纸质文件不同，在存储系统中，使卷号在经过认真的编写后，同一个文件可以出现在多个不同的搜索情况中，在保证安全的前提下，可以尝试对卷号、案号的格式进行调整，仅在电子档案工作中尝试以提高效率。

区分出“常用”和“长期保存”两个库，则避免了在每次查询时的全局搜索，避免了多余操作和冗余数据，有利于长期安全保存，也利于管理系统的运行效率，正确建立数据库与存放处，也有助于对文件的保护。

2.4 保留原始件

虽然在新档案法中强调只要“来源可靠、程序规范、要素合规”即使是公务电子邮件和网页信息也具有电子档案的效力，即具有传统电子档案同样效力。但这些是在2019年1月才正式施行的。而在2020年的新档案法中，更是明确要求了要保留原始件。所以即使不是传统的纸质档案、声像档案乃至实物档案，只要是根据新档案法要求的，例如法律、行政法规规定应当归档的。都应该保留原始件，现在的电子档案保存并没有对网上数据的保存有特别的仪式，但正如档案收集的自主性和自由性逐年降低，对于保存内容也应该按照相关规定保留原始件，以保证档案的来源可靠，也包成工作的程序规范和要素合规。

3 查询与利用

利用是最能突出电子档案优势之处，计算机的速度远胜过人工查找，但因为电子档案的“易变性”和“可操作性”，电子档案的利用上要比纸质档案更加谨慎，流程也需要更加严密。且大多数现有的档案管理系统仍不足以完全突出“电子”这样优势，对于文件的查找还是仅限于卷号查找或是目录查找，或者说是最基础的关键词查找。可降低了搜索难度便更难保证文件本身的安全，所以在查询利用方面，比归档和存放有很多可以探讨的地方。

3.1 权限与记录

明确分化权限可以在很大程度上提升利用效率和安全程度，例如给每个个人查询自己信息的权限，而不用经过档案部门的授权，这就避免了反复连续的授权工作。但因为权限的明确，在不经过许可的前提下，个人在无法得到他人的许可时，没有能力去查询他人的信息，又或者是个人在得到以班为单位的许可前，不能查询班级的详细信息，这就是分化、明确权限的作用。

这样拥有更大权限的档案部门人员就有了私自利用的权利，所以对于任何人的查询或利用，系统都应自动生成一条记录，在这个文件的页面上显示，并总结成一个总的查询记录，如果有大量或异常查询利用，在维护乃至追责时都会更快速的定位到问题的所在。

3.2 检索

电子档案的检索的效率与其说是一个档案问题，也可以说是一个计算机应用问题，要大幅度提高检索功能，在软件上进行改良要比单纯从档案的使用流程上要有效的多。有一个好的系统，和好的硬件，在正确的操作下能极大程度上提高检索效率，所以对操作人员的培训和教育也是必不可少的。

1）多媒体搜索。很多程序上都有类似功能，例如“识图”、“识曲”或者模糊查询功能，而市面上常规的文档管理系统却大多没有。作为档案工作重要的一部分，检索的效率将直接影响档案工作的效率。所以多媒体搜索功能，将成为任何档案系统所必不能缺少的一部分，它也将在一定程度上改变电子档案工作的工作方式，从单纯文字上的自然语言检索升级为多媒体检索，可以简化检索流程、降低检索难度，使录入和维护难度都得到降低，从而提高准确率。2）全文存储与检索。区别于关键词检索，全文检索的查找更全，也更接近于主题检索。虽然可能会影响效率和准确率。但仅作为技术来讲，对比关键词检索并无明显的优劣之分。如目前的档案工作中尚不需要全文检索。可仅做全文存储，或PDF和文本一同存储，在未来有更大需求的时，可以更高效的开展工作。而且多一中存储方式，也便于未来的文件利用。

结合全文搜索和多媒体搜索，将所有的条件整合集中，提出类似各种线索最终达到一个或几个特定结果。能极大程度的提升检索质量，也为以后更加智能的方式提供了准备。可以更快、更好地发现目标，乃至事先并未预想到的更优结果。

3.3 明确和记录利用权限

为了保证档案利用的安全，如有必要，上传、修改、利用应该由至少三名不同的工作人员来进行。一人多职，既不安全，又易出现失误；而仅做自己熟悉的工作，既防止个人权利过大，也能够提高准确率和效率。在利用工作完成后，在重大文件的利用后要由一人以上进行详细记录，记录下申请人、操作人和记录人，以备日后工作时检查使用。

此外，同时需要要求所有的工作人员要有安全意识，在操作的时候要额外注意误添加或误删除的情况，要即时撤销或修复。

4 结语

在电子档案的工作中，重视流程和软硬件，不能为了麻烦而麻烦，档案的形成工作，档案工作人员应把主要精力放在检查、维护、利用和记录上。档案的形成和确认应由档案形成部门预先按照档案部门的规定下先对档案进行确认和整理，并附加相关文件以确认。在严格保证归档的质量后，档案工作人员才能继续入库、扫描并维护。只有做到这些才能保证可靠性。而在保存时时要做到分类“程序规范”、保存“要素合规”，即时更新硬件，并根据利用的需求来进行分类存储。做好这些就能为长期内的档案利用做好准备。而利用的方面要改进现有系统，并明确利用者的身份和权力，可以高效地完成部门需求。但无论有多好的流程和软硬件，工作中最重要的变量是工作者本身，要科学、 严格的遵守纪律、维护职业道德才是工作的重中之重，在每次进行电子档案的归档、保存、利用前要对工作者提醒、重申这项工作的责任与义务。归根结底，所有的外因都是要维护档案的安全和准确，满足新时代关于电子档案的需求。