基于文书档案管理的信息化建设

程 婷

（长沙水业集团有限公司，湖南 长沙 410000）

信息化对企事业单位文书档案管理工作是机遇更是挑战，一般企事业单位文书档案管理尤其烦琐杂乱，文书的档案管理是对过去经验的总结和对今后工作的启示。各单位工作者必须从全新的角度去思考档案管理与之相结合的方式方法及理论逻辑，构建在信息化时代中档案管理与服务的系统框架，以充分利用新技术来推动档案管理的发展。只有如此，才能更加准确、高效地开展工作，促进企事业单位文书档案管理的发展。

1 文书档案管理基本要求

文书档案进行管理时，基本要求如下：

1）贯彻落实党和国家的保密保卫制度，防止文书档案失密、泄密；2）为方便查阅利用，必须编制文书档案的目录和索引；3）文书库房要防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠，办公室和库房分开设置；4）定期检查文书档案的保管情况，破损变质得及时修补、复制。

2 文书档案管理信息化建设必要性

在传统的文书档案管理中，通常以纸质档案的形式存在，但纸质文书档案常会因环境的影响而发生纸张破损或者字迹模糊的现象，或者因人为因素造成资料遗失等，导致相关的重要资料不完整。而文书档案管理借助信息化手段后，一切依靠云计算、云服务，使电子档的文书更加清晰明了，管理上也更加规范，减少资料泄露、丢失的可能，可以最大化避免以上出现的问题，进一步提高文书档案管理的质量。

传统文书档案在管理的过程中，首先会对资料进行收集、整理、装订等工作，这一系列工作需要很长的时间才能完成。而依赖于信息化管理后，利用简单的程序或者计算便能在较短时间内对档案进行有效管理，改变了传统文书管理效率低下、时间长、不易查找等问题，文书档案管理信息化对于文书的查询也更加方便快捷，极大地提高了工作效率。

合理利用信息化，可以提高文书档案的利用率。由于信息化文书档案查找方便快捷，工作人员利用网络能很快查找自己需要的资料，无需耗时耗力现场查找，使文书的存在得到最大利用，而不像以往仅作为存档需要，放置便是一年半载，使文书并未发挥其实际效用，利用率极低，而文书档案管理信息化将改变这一趋势，打破传统文书的限制，使信息化文书档案得以最大利用。

3 信息化背景下文书档案管理工作存在问题

1）文书档案信息化管理理念落后。在部分事业单位，领导依旧采用传统的文书档案管理，思想观念落后，而在部分单位，他们在文书档案管理上运用了信息化技术，但是却没有积极开展文书档案信息化建设，只跟随时代潮流，在技术投资、相关设施引进等方面存在不足，导致文书档案信息化只是一个幌子。出现相关的问题后，空有设施，很难用信息化技术手段进行合理有效地解决，浪费大量人力物力，对于文书档案管理还是一如既往地没有提升。

2）文书档案管理人员素养不高。目前我国很多企事业单位的文书档案管理人员都并非档案管理专业出身，而是由企事业单位的其他职位调动而来的，工作兴趣不高。再加上企事业单位对这些半路出家的文书档案管理人员没有进行针对性培养。所以他们的文书档案管理素养有限，既缺乏科学的档案管理思维，也不懂得专业的档案管理知识。在文书档案管理实践工作中，没有能力有效综合、科学分类与适度解析庞大的档案数据信息，根本难以胜任日益繁复的文书档案管理工作。

3）文书档案管理过程信息化程度低。目前我国企事业单位的文书档案管理工作中所包含的电子档案内容不断增多，但与此同时文书档案管理理念与管理方法还仍然沿用之前的文本管理模式，这显然难以满足企事业单位文书档案管理的实际需要。再加上很多企事业单位在文书档案管理的信息化建设方面不愿投入过多资金，也不愿引进专业的信息化管理人才，很多企事业单位的文书档案管理工作信息化程度还较低，缺乏对档案数据的规范化、流程化、集中化以及标准化管理。

4 基于信息化背景的文书档案管理工作创新路径

1）树立文书档案信息化管理理念。在信息化大背景下，文书档案管理的改革必将要求相关工作人员转变意识，认识树立文书档案管理意识的重要性，现在的企事业单位大多缺少对文书档案的认识，只有在遇到无法解决的问题才肯去翻阅文书，更需要把文书档案管理信息化意识融入管理工作中，充分利用电子网络技术与信息技术有序、有计划地开展文书档案管理工作是时代发展的趋势。企事业单位全体员工都应该积极转变以往的片面看法，真正认识到文书档案信息化管理的重要性。一方面领导层应该加大对文书档案管理工作的资金支持与人力、技术投入，进而为文书档案管理工作的创新奠定坚实的物质基础，提供强大的人力保障与技术保障。

2）创建文书档案信息化管理平台。在信息化前景下，实现文书档案信息化管理最根本的方式就是创建专门的文书档案信息化管理平台，促使企事业单位的办公方式由传统的纸质办公逐步转化成无纸办公。文书档案管理信息化的提高，必须要有一个完善的信息化技术手段，基于此，企事业单位首先需要建立完整的文书档案管理信息化的数据库，使企事业单位的各个部门能有效连接，确保档案资料数据库的完全控制和管理。在查询档案时能及时快捷地找出自己所需的信息。其次是确保纸质文书档案信息的准确录入，并做好数据的保密性。此外，企事业单位必须加强网络防护，做好内外网的监控，及时更新各项软件，并且要对档案数据进行权限设置，进一步提升文书档案数据的安全性。

3）建设高素质文书档案管理队伍。文书档案管理人员是文书档案管理工作的直接实施者，其职业素养高低直接关系着文书档案的管理效率与管理质量。在信息化背景下，要创新文书档案管理工作，实现文书档案的信息化、系统化、科学化管理，各企事业单位十分有必要打造一支高素质的文书档案管理队伍。一方面，企事业单位应该加强对目前在岗文书档案管理人员的专业培训，促使他们能够深入了解文书档案信息化管理原则与操作流程，熟练应用相关的信息化管理方式，切实提升在岗文书档案管理人员的实务操作能力。另一方面，企事单位要积极招聘文书档案管理相关专业的优秀大学生，他们接受过档案管理方面的系统教育，拥有良好的信息化管理思维和创新意识，能够为企事业单位的文书档案管理工作注入新鲜血液。

4）制定完善文书档案信息化管理制度。完善的文书档案管理制度是企事业单位实施文书档案信息化管理的制度保障。在信息化背景下，为了有效落实企事业单位文书档案管理工作，不断提高其文书档案信息化管理的实效性，企事业单位应该在适度调整与进一步优化现行文书档案管理制度的基础上，及早制定更为健全完善的文书档案信息化管理制度，并以此制度为依据，科学分配相关的文书档案管理任务，不断强化文书档案信息化管理的执行力度。

5 结束语

综上所述，文书档案记录了企事业单位的管理活动，具有重要的应用价值，可以很好地辅助企事业单位其他工作的顺利展开。需要相关人员积极创新文书档案管理工作。通过革新管理理念，创建专门的文书档案管理平台等方式，有效提高文书档案管理的科学性、规范性与真实性，更好地促进企事业单位的稳定健康发展。