人事档案管理信息化工作中存在的问题及完善建议

霍 燃

（吉林省梨树县工人技术等级岗位考核服务中心，吉林 四平 136500）

人事档案主要是由认识管理活动中产生的，主要作用在于人的经历还有工作能力等方面信息的记录，并且其中还涉及了关于个人资料还有学历方面的有效正面材料。并且档案属于信息的重要载体，属于较为关键的信息源，处理好档案管理工作对于资源利用具有较为重要的作用。随着信息化技术的不断深化发展，档案信息化程度也在逐渐地加深，从而使得人事档案管理工作效率得到了有效地提升。

1 人事档案管理信息化发展得到重要影响

人事档案管理信息化属于组织系统信息化中极为重要内容。信息化时代背景下，建立良好的人事档案管理系统对于人事工作还有人事档案等方面的工作具有积极的促进作用。长时间以来，人事档案通常采用的是纸质材料作为重要载体的形式进行有效的保存与管理，在进行管理的阶段绝大多数是采用人工的方式进行处理相关工作，人事档案管理工作主要涉及相关人事材料的收集以及档案内容的合理分类还有相关档案的调阅与审核等动态状态下的管理活动。人事档案管理工作相对较为复杂同时工作量也相对较大，在管理的过程中所需要投入各方面资源相对较多，由于该些因素的存在严重制约了人事档案管理工作的开展。并且在人事档案管理过程中过多的人为因素的参与，从而难免会出现不同程度的失误，严重影响管理工作的有序地开展。通过实现人事档案管理信息化，能够尽可能的减少人为因素的参与，仅仅需要在管理活动中进行一些基础性的相关信息数据的录入与处理。借助网络信息技术进行相关人事档案信息的有效调阅以及相关信息的分析与处理，从而使得管理人员的工作量得以大幅缩减，对于人事档案管理工作的工作效率还有档案信息的价值的利用率得到了极大地提升。

2 现阶段人事档案管理信息化中存在的相关问题

2.1 管理人员专业素质相对较低

现阶段大多数单位未能够充分认识到人事档案管理工作的重要性，因此在开展人事档案管理工作的过程中分配的资源相对较少，未能够实现专业人力资源的有效管理。通常情况下档案管理工作的相关人员一般是以兼职的身份进行人事的档案管理，从而严重制约了人事档案管理工作的有效发展。随着社会的不断深化发展从而使得社会对于人事档案的要求也越来越高，因此应当进行管理方面的有效创新以及管理方法的有效调整从而促进人事档案管理工作优化发展。在信息化高速发展以及广泛应用的环境下，在进行人事档案管理活动中应当分配充分的人力资源以及物力资源从而保障管理工作的顺利开展。

2.2 管理制度不健全

数据与信息属于人事档案信息化管理中极为重要的内容，是人事档案信息化管理的主体。健全完善的管理制度对于数据的完整性与信息的准确性具有良好的保障作用，然而现阶段人事档案信息化管理方面缺乏有效的管理制度规范，同时由于相关工作人员在专业方面的缺陷以及主观思想方面重视程度不足，从而造成类在相关信息数据的收集过程中信息数据全面性以及完整性受到了一定程度的影响。此外，在进行档案信息的维护方面未能够形成相对较为长期有效的动态的更新机制，造成了人事档案不能够通过网络技术实现信息的及时共享以及保持更新的同步性。该些因素的存在严重制约了档案信息化管理的发展。

2.3 缺乏技术设备

人事档案管理实现信息化其中信息化设备属于其中较为重要的设备，并且在管理的过程中信息技术设备的配置以及配置相关参数对于档案信息化的发展具有直接性的影响。同时还会使得人事档案管理工作效率方面也受到一定程度的影响。人事档案信息化管理过程中对于信息安全方面的要求相对较高，若未能够建立起良好的安全保护措施将会使得档案信息面临着被非法盗取以及篡改等方面风险，从而造成一定的损失。当前大部分单位的领导层在主观意识上认为传统的档案管理措施便能够满足现阶段的工作需求，没有必要进行信息化的改变，所以未对档案管理方面投入相应的足够的资源，从而造成了信息化设备以及相关软件配置无法满足实际工作需求，此种情况下对于信息化管理中信息方面的有效存储以及信息的保密程度受到一定程度的限制。

3 完善人事档案信息化管理有效措施

3.1 提高人事档案管理人员的专业素质

人事档案信息化管理属于持续性相对较高的一项工作，若在运行过程中出现中断将会使得档案信息管理处于混乱的状态。当前人事档案信息化管理对于专业人才的需求相对较大，因此在开展管理工作的时候应当进行专业人才的有效引进以及专业人才的培养，从而组织起一支专业水平相对较高的人事档案信息化团队。在进行人力资源分配的过程中应当选择政治素质以及责任意识相对较高并且专业能力过硬的管理人员。此外还应当注重对管理人员的培训，通过强化培训从而使得档案管理人员的业务能力以及专业技能的不断增强。同时还应当进行计算机相关理论以及实践方面的学习与练习，从而保障管理信息化工作的顺利开展。

3.2 完善人事档案信息化管理制度

首先，应当制定可操作性以及规范性相对较高的数据采集标准，明确各个管理人员的相关职责，从而建立起良好的监督管理机制。其次，提高管理人员对于人事档案信息化管理的重视程度，使其能够充分认识到档案管理工作的重要性，并且推动人事档案管理工作向着信息化与智能化的方向发展进而实现工作效率的有效提升。除此之外，还应当采取有效措施不断完善动态认识档案管理制度，由于人力资源不是处于静态的，人事信息在管理过程中应当进行及时有效地更新，从而使得档案信息的使用价值得到有效提升。

3.3 完善基础设施

对于人事档案信息化管理过程中对于其机密性要求相对较高，因此在进行管理的过程中应当采取级别相对较高的保密技术以及进行对如硬件设备的良好保护，不仅需要进行对升级硬件设备，同时还应当注重对专业化软件设施的有效引进从而确保信息管理工作有序开展。

4 结束语

随着社会的不断发展，传统形式下的档案管理已经无法满足现阶段的发展要求，人事档案管理信息化发展成为其必然的趋势。在推动人事档案信息化管理的过程中应当充分意识到其重要性，并且分配专业素质相对较高的管理人员，实现软硬件设备的及时更新从而保障管理工作的顺利开展。