现代大型企业集团档案管控初探

邓 东

（海航集团档案馆，海南 海口 570203）

现代大型企业集团是跨行业、跨地区的多元化企业联合体，旗下成员企业数量众多，对成员企业的管理既要按照法人治理的要求保持其相对独立的市场地位，又要对其实行统一领导和分层级管理的制度。基于此，现代大型企业集团档案工作所面临的环境往往更为复杂，存在较多的难点和问题。

1 现代大型企业集团档案工作的特点

1.1 档案形成主体及工作环境复杂

相对于单一法人企业，大型企业集团层级复杂，企业档案工作环境更为复杂。企业集团内部的产业链包括科研、生产、加工、经营贸易等各行业，涉及领域广，而且各行业企业管理模式不尽相同，所形成的档案也存在不同的特点。

1.2 档案资源种类繁杂，数量庞大

大型企业集团经营规模大，成员企业多，主营业务广泛，所形成的档案资源种类繁杂，数量庞大。

1.3 档案机构设置不统一及分散性

大型企业集团由于经营范围广，驻地分散，成员企业众多，档案工作水平差异较大。各子公司均为独立的法人，有一定独立的经营权，其档案机构设置方式不同，或设立了专门的档案部门，或是将档案工作职能划归到某部门。

2 大型企业集团档案工作存在的主要问题

2.1 企业档案意识不一，档案管理职能边缘化

大型企业集团档案工作档案管理水平的高低与企业档案意识尤其是企业领导层的档案意识密不可分。在不少企业，或未设置档案管理岗位或将档案员岗位设置在非核心部门，导致档案管理岗位边缘化，档案员受自身所处岗位职能限制，容易导致公司核心档案流失。同时，档案管理员岗位边缘化也使得档案工作得不到有力支持。

2.2 档案从业人员专业素质参差不齐，成熟人才流失严重

大型企业集团成员企业档案管理水平不一，档案管理者多为兼职档案员，档案专业知识相对匮乏，档案意识淡薄。同时，在企业调整转型人员优化过程中，由于档案取得的即时效益不明显，成熟档案人才流失现象比较严重。

2.3 企业核心档案管理失控

企业档案尤其是企业核心档案作为企业重要的信息资源，在企业生产、经营、管理过程中发挥着重要的作用。但是，部分企业在档案收集过程中，仅仅局限于企业行政管理类档案的收集，而对于具有知识产权意义的企业研发项目档案、重大固定资产投资项目档案、商标档案、专利档案、企业资产与产权变动档案或破产企业档案等则处于失控状态甚至流失。

2.4 企业档案资源分散，档案利用不充分

大型企业集团成员企业众多，跨行业、跨地区现象较多。企业档案作为企业集团的重要资产，往往由各成员企业独自管理。因档案形成企业自身的利用需求、缺乏规章制度约定、库房等硬件设施限制、档案数字化程度不高等原因未实现档案资源的集中统一管理，从而阻碍档案资源在全集团范围内的共享利用。

3 大型企业集团档案工作对策分析

3.1 注重顶层设计，建立强有力的档案管控体系

因大型企业集团的特点，在档案工作起步之际，应首先明确档案工作的战略定位，即企业档案是实现企业管理控制的重要手段，以及促进企业持续健康发展的重要基础。其次，对企业集团档案管理进行顶层设计，应从管理体系、运作机制上进行梳理，确保档案管理做到统一平台、统一制度、统一标准。具体可从以下几方面着手：

1）建立健全企业档案管理标准。根据档案法和各地档案法律法规的相关规定，结合本企业集团实际运营情况及行业特点，不断完善档案管理标准。

2）建立集团统一的文档电子管理系统，作为各成员企业文档管理和利用的统一平台。集团公司对各成员企业档案全宗和系统权限统一控制，分级管理。

3）建立容灾备份管理制度。从企业集团自身实际出发，将档案容灾备份纳入集团统一规划，建立容灾备份管理制度，强化规范管理，对容灾备份的质量、责任方面要有严格要求，确保备份数据在需要恢复时，有足够的空间和快速还原的能力。

2.2 推进标准执行，建立强有力的档案业务指导体系

企业集团档案部门可通过调研、培训、检查、通报、考核等监督手段，加强档案工作的监督指导。具体如下：

1）在开展下属企业档案管理工作的前期，应先进行调查研究。调查工作主要了解下属企业的业务范围、档案管理模式、专兼职档案人员状况、档案工作环境等，为企业集团档案工作的开展打好基础。

2）多样化开展档案培训。开展档案培训工作是培养员工档案意识、规范公司档案管理的有效途径。针对企业集团档案从业人员驻地分散、更换频繁及兼职较多的特点，可通过现场集中培训、外派讲师异地培训、网络视频培训、在线学习认证等多种方式开展档案业务培训。

3）制定企业集团档案工作目标考评标准。通过日常检查、专项检查及年度检查等方式，对成员企业档案工作的组织领导、工作机制、档案业务建议、基础设施、业务建设、利用服务等方面进行检查考评，对检查结果进行通报，奖优罚劣，使集团档案工作组织管理体系得到强化，工作基础得到有力夯实。

4）将企业集团档案工作成效纳入企业绩效考核体系中，落实到企业领导岗位责任制中。对各企业的档案工作进行客观全面的考核评价，带动各企业以考核工作为契机，集中力量解决档案工作中存在的疑难问题，认真整改，不断取得进步。

2.3 协同发展，建立强有力的档案工作协作机制和档案利用体系

建立企业集团内部各成员企业档案工作协作机制，充分发挥集团内部档案工作管理水平较高单位的价值，推动集团各单位档案工作协同发展。一是通过档案工作目标考证结果优选各成员企业档案业务骨干，成立企业集团档案工作协作小组；二是建立档案工作交流培训机制，通过参加内外部培训、集团内部短期交流等方式，不断提高集团档案工作水平。另一方面，各成员企业档案用户可通过集团统一的文档管理系统实现权限范围内的一站式检索，通过网络即可实现在线申请、实时阅览甚至下载档案，提高档案信息资源利用效能，以最终实现企业集团档案信息资源共享和档案价值的最大化。

2.4 主动作为，建立强有力的档案宣传体系

1）企业集团档案工作应尽量摆脱枯燥乏味的说教式宣传模式，可运用多样化媒体进行丰富。通过企业档案宣传体系的建立，加强员工对企业档案和档案工作的认识，扩大档案文化的影响力。

2）企业集团档案部门要不断挖掘、开发馆藏档案资源，利用各种宣传媒介将档案编研成果推送给企业员工，特别是通过档案提供利用所取得的社会效益和经济效益的典型案例来宣传档案的价值，从而引起他们对档案工作的关注度。

3 大型企业集团档案工作未来展望

近年来，随着社会经济的快速发展，企业内外部环境发展了较大的变化，企业集团档案工作呈现出一些新的趋势。

3.1 集成管理

集成是将孤立的事物或元素通过某种方式联系在一起形成有机整体的过程。随着现代社会的发展，企业档案的集成管理成为可能，主要包含以下两个层面：一是资源集成，包括文件与档案的集成、文档与图书情报的集成以及各类数据的集成化。二是企业集团各业务系统与档案管理系统的集成。

3.2 大数据管理

随着大数据的发展，大型企业集团开始利用大数据开展工作，档案管理同样如此，这就需要企业档案人员改变传统的档案管理理念和管理方式，把握大数据的特点，建立企业档案管理云平台，实现企业集团内部各业务体系信息数据的高效统一。同时，还应利用大数据技术从海量数据资源中挖掘有效信息，为企业的经营决策提供参考，实现档案信息价值的最大化。

3.3 境外档案管理

随着我国“走出去”战略的实施，我国大型企业集团为寻求自身的发展，在境外投资设立企业的情况不断增加，境外业务领域不断延伸，境外档案工作的重要性日益突出。2018年8月，国家档案局制定下发了《企业境外档案管理办法》，从国家层面建立了境外档案工作监管机制。境外企业在遵从中国及所在国家或地区的法律法规的前提下，构建覆盖全球的档案管理机制，以确保境外企业档案完整和安全。