我国住宅专项维修资金档案管理现状分析与建议

许俊芝

（太原市促进现代物业发展中心（太原市住房专项维修资金中心），山西 太原 030000）

住宅专项维修基金档案包含的内容诸多，其主要内容可以概括为对商品住宅售后公有住宅等类型住宅的专项维修资金管理的文字、声音等信息记录，该内容具有法律效应，同时具备动态性和成套性的特点。通常情况下，住宅专项维修资金档案由房地产部门统一管理。但就实际情况来看，住宅专项维修资金档案的管理工作仍存在不足之处，本文结合实际工作漏洞，对该工作提出了针对性完善意见，希望能够对提高现阶段档案管理水平提供帮助。

1 住宅专项维修资金档案的概念与特点

1）住宅专项维修资金档案的概念。我国当前还没有明确统一住宅专项维修资金档案的定义，同时也没有关于该项工作可依靠的规范性法规，因此，若想明确住宅专项维修资金档案管理的概念和规范性管理方法，我们就需要从住宅专项维修资金档案管理工作的前提和性质着手。对于这一内容，我们可以参考房地产权属档案等类似概念，对住宅专项维修资金档案概念进行以下描述：住宅专项维修资金档案是指对城市房地产行政主管部门在商品住宅、售后公有住房住宅等类型住宅的专项维修资金交存和使用监督环境中，所产生的具有保留价值的图像、文字、照片等历史信息记录。2）住宅专项维修资金管理档案的特点。接下来我们对住宅维修资金档案的特点进行细致分析：其一，法律性。这是住宅维修资金档案具有的最基本特点，同时这也说明了住宅维修资金的交存和使用都具有法律效应，其过程受法律约束，同时也受法律保护。房地产相关工作人员是否对住宅维修资金档案保存完好，同样也关系到住宅所有人权的合法权益；其二，动态性。这是住宅维修资金档案最为显著的特点。从住宅开始建成，住宅所有权人首期交存住宅维修资金开始，到在接下来时间内对住宅维修资金的续交，或随房屋所有权进行所有权人变更，再或者到最后房屋灭失结算，所有剩余住宅维修资金返还到住宅所有权人的手中所有过程，都注定住宅专项维修资金档案处于不断增加档案材料的状态；其三，成套性。住宅的维修资金从缴存到管理，监督等多个环节，其每一步都会形成各种文件材料，而这些文件材料的记载共同反映了整个住宅维修资金的使用情况，他们共同构成了一个密不可分的有机整体。

2 住房专项维修资金档案管理的现状

1）缺乏健全完善的住宅维修资金管理体系。结合我国当前住宅专项维修资金管理工作的实际工作情况来看，其存在最主要的问题就是整体管理水平较低。出现这一问题的主要原因是从事管理工作的人员并未具备较高的专业管理水平，再加上该工作没有建立完善的住宅专项维修资金管理体系，以至于我国当前的住宅维修资金管理工作水平极低，其甚至影响了我国住宅专项维修资金管理工作的落实，导致我国住房专项维修资金档案管理工作无法真正展现自己的作用。2）缺乏统一的档案管理标准。纵观我国全国各地的住宅专项维修资金档案管理工作实际工作情况，其基本上都存在一个问题，那就是缺乏统一的档案管理标准。若该工作不能拥有统一良好的管理标准，那么各地区的住宅专项维修资金档案管理工作就无法真正落实，工作无法落实，也就无法保证档案管理工作的深入开展。除这一原因外，我国对于档案信息的搜集和整理的工作能力较差，以至于后期的档案信息应用率较低，这在很大程度上也增加了住宅维修资金档案的管理难度，严重抑制了我国住宅专项维修资金档案数字化管理的发展脚步。3）管理人员的整体素质参差不齐。自我国迈入新世纪以来，科学信息技术实现了迅速发展，社会各行各业对于人才的要求越来越高，我国各行各业的数字化水平也越来越高。综合这两点变化，致使我国的档案管理人员不但要具备较高的文化水平，还要拥有较强的信息应用技术和工作素质。所有档案管理人员不但需要熟悉的掌握档案管理的所有流程，还需保证自身的道德品质和学习能力在一定高度。然而，就我国当前的住宅专项维修资金档案管理实际工作情况来看，其仍然存在管理人员素质水平参差不齐的情况，仍有不少管理人员的知识文化水平很低，不具备专业的业务能力，这极大阻碍了我国住宅专项维修资金档案管理工作的数字化发展。

3 加强住房专项维修资金档案管理的建议

1）法制管理。档案管理人员在实际工作过程中，要将法制管理思想融入进去，同时将住宅专项维修资金档案的特点牢记在心，结合其内容，制定合理科学的可行管理法规和相应文件。该项工作还应纳入领导的议事议程当中，通过会议研讨等方式，有针对性地对住宅专项维修资金档案管理的工作流程进行安排部署，以此确保该工作能顺利进行，同时拥有较好的工作效果。此外，明确参与住宅专项维修各方法律责任十分重要，带责任应在相应的法规和文件中加以体现，同时明确其维修资金由政府维修资金管理部门进行统一管理，若物业服务企业需要为住宅所有权人提供服务，需要向政府提交维修项目的申请，在政府资金管理部门监督确认无误后，再将资金拨给施工企业加以使用。若物业部门或资金管理部门作出违法行为或存在失职现象，住宅所有权人有权利向县级人民法院或高级人民法院申请诉讼，给予其违法部门或失职部门一定处罚。除上述内容外，相关工作人员在制定有关住宅专项维修资金档案管理法规性文件时，要明确好各项管理事务的管理方法和相应管理原则。其内容不仅要包含维修资金档案的收集、整理等工作细则，同时还要对档案管理形式的规范进行正确引导。纵观所有档案管理类工作，住宅专项维修资金档案管理工作是新兴的、专业性极强的档案管理类工作，该工作存在法律性特征，而且所有住宅维修资金的使用、监督都与法律有关，这也致使该工作需加强法律方面的管理，以此提升档案管理的信息利用率，从而提高档案管理效率。2）标准化管理。在落实住宅专项维修资金档案管理工作时，工作人员若想保证该工作内容的统一化、科学化和规范化，首先就要明确好该档案管理的相应标准体系，确立档案管理原则和基本要求，进行必要的维修资金信息收集和信息分类，在此基础上建立电子文档，以此提升文档的利用率。对住宅专项维修资金档案管理实施标准化管理方法。能够有效确立档案管理的刑事合规格，明确其管理效果，进而有效提升资金档案管理工作人员的管理意识。3）目标管理。为确保住宅维修资金档案管理工作能够按照相应的流程进行管理，房地产行政主管部门要制定相应的管理目标，同时根据其档案管理流程和进度进行定期的管理检测和工作检验考评，结合住宅维修资金档案管理工作的实际工作特征设置相应考评机制，以此确保住宅维修资金档案管理工作能够实施规范化管理。4）业务指导。我国现代化科学技术的迅速发展已经影响了各行各业发展进程，为各行业发展带来了新的机遇。在该种时代背景下，我国的住宅专项维修资金档案管理也融入了信息技术，当前的住宅专项维修基金档案信息资源的开发和利用已然成为一种技术含量较高的工程。这致使从事住宅专项维修资金档案管理工作的人员业务能力和专业知识水平较高。为了更好地使档案管理人员能适应当前档案管理工作的开展和要求，相关部门应加大对管理人员的专业知识培训，让他们能够在工作过程中实现自身理论知识的更新，同时涉足法律知识和计算机知识的学习，有必要的还应该学习有关外语方面的知识，以此提升档案管理工作人员的综合水平。在整个培训过程当中，当管理人员不但要积极学习，还要确保学习的持久性，组织培训者也要确保培训的持久性，以此保证档案管理人员处于不断提升的过程中，从而保证整个住宅专项维修资金档案管理团队拥有源源不断的新鲜血液和不竭动力，确保其管理工作能够稳定长久发展。

4 总结

就我国当前市场经济发展情况来看，城市化建设进程不断加快，住宅专项维修资金档案管理工作开发利用的重要性日益凸显。为此，我们更应该针对住宅专项维修资金档案管理工作中存在的问题，对该项工作进行完善，建立有效的资金管理制度，提升其工作管理效率，将信息化技术融入到整个工作过程中，同时加大人才培养力度，以此提升整体住宅专项维修资金档案管理水平，为我国城市化发展奠基，同时促进我国建设行业的可持续发展。