新时期做好档案管理工作的思考

赵延红

（内蒙古赤峰市红山区卫生健康综合行政执法局，内蒙古 赤峰 024000）

1 新时期做好档案管理工作的现实意义

1.1 有利于机关卫生许可工作与公文处理工作

加强卫生许可档案与公文档案管理，对卫生许可工作与公文处理中产生的信息资源进行归纳和整理，既体现了强化单位内部管理的需要，又能够为将来卫生许可工作与公文处理提供指引，改进工作中存在的不足和缺陷，使之科学化、规范化和程序化。除此之外，卫生许可档案与公文档案具有重要的凭证价值。后期档案需求主体需要查阅相关凭证以及单位需要利用公文档案进行政策法规研究、重大决策论证时，卫生许可工作与公文处理工作中形成的相关档案资源可以作为重要的信息参考以及凭证依据。

1.2 有利于减少卫生许可档案与公文档案的管理成本

加强卫生许可档案与公文档案管理工作，统筹人力、物力以及财力，能够帮助单位紧密围绕单位中心工作，立足服务单位发展，观大势、谋大事，实现档案管理工作与业务工作同频共振，赢得其他部门对档案管理工作的认可，更好地节约档案管理成本。一方面，通过加强领导，完善卫生许可档案与公文档案管理制度，将会进一步提升卫生许可档案与公文档案管理工作的规范性，确保流程精简，避免档案资源重复处理和加工，确保工作部署全面严格落实、上级要求及时准确传达、专业管理逐步统一规范。另一方面，探索将信息技术融入到卫生许可档案与公文档案管理工作中，能够缩减不必要的工作环节，实现智能化管理目标，节约人力资源成本。

2 新时期档案管理工作中常见的不足

2.1 卫生许可档案与公文档案管理不规范

一方面，立卷归档方面，部分单位没有明确立卷归档的范围，许多卫生许可文件、政策法规文件、公文资料没有归入到卫生许可档案与公文档案中，影响卫生许可档案与公文档案的完整性。同时，立卷归档的时限不明，相关业务人员没有及时移送相应的资料给档案管理人员，导致信息资料闲置、损毁、丢失。另一方面，卫生许可档案与公文档案的归档格式、要求不明确，归档质量参差不齐，许多档案资料的编目、编码、整理质量较低。二是软硬件设施不完善，卫生许可档案与公文档案管理的难度大。部分单位没有配备高速扫描仪、装订一体机、大型复印打印机、微缩相机、高性能计算机等硬件设施[1]。三是场地空间有限，档案资料存放过于密集，不利于检索。此外，部分单位在档案室场地严重不足的情况下，为节省空间，档案随意摆放的问题突出。

2.2 卫生许可档案与公文档案信息化管理工作滞后

一是纸质类卫生许可档案与公文档案的数字化进程缓慢。之所以出现这种现象，一方面是部分单位人力资源不足，难以快速对纸质类卫生许可档案与公文档案进行数字化转化，不利于后期数据库建设；另一方面是部分单位考核指标不完善，没有突出档案数字化在考核中的作用，整体缺乏重视[2]。二是部分单位没有配备高效的档案管理系统，难以满足档案信息化管理的基本要求。典型表现在，档案管理系统无法满足电子类档案在收集、整理、鉴定、编目、统计、保管、检索、编辑、研究、利用等方面的需求。

2.3 专业人才队伍建设不科学

一是人才引进工作滞后，没有结合卫生许可档案与公文档案管理的需求来引进图书管理学、档案管理学等领域的人才，甚至存在大量的兼职人员，无法保障档案管理质量。二是部分单位在招聘过程中招聘不具备经验的档案管理人员，不利于卫生许可档案与公文档案管理工作专业化。三是档案管理人员的培训内容单一、培训方式不科 学[3]。一方面，没有充分从卫生许可、公文处理、档案利用、档案信息化建设等角度进行培训，培训工作单一问题突出。另一方面，没有做好岗前培训、岗中培训工作，举办论坛、讲座的次数不多，档案管理人员难以借鉴其他单位、单位的经验。

3 新时期做好档案管理工作的对策

3.1 充分重视，切实提升档案管理的规范性

一方面，要从制度上明确立卷归档的范围。单位应坚持问题导向、目标导向、效能导向，结合卫生许可工作与公文处理工作实际，将业务工作中产生的相关信息资源进行归档整理。同时，要明确归档的时限和责任，督促业务人员及时移送信息资料，并明确资料移交的责任，促进整体管理工作逐步走上制度化、规范化、标准化轨道。另一方面，要明确卫生许可档案与公文档案的归档格式、要求，确保纸张、编号、编页码等流程规范化。二是要完善软硬件设施，结合卫生许可档案与公文档案管理需求，有针对性地采购高速扫描仪、装订一体机、大型复印打印机、微缩相机等硬件设施，优化管理环境，真正推动档案管理工作更上一层楼。三是要结合当前季度、年度卫生许可档案与公文档案数量的增长趋势，及时对失效档案进行清退、销毁，并适当扩大档案管理空间，优化档案保管的规则。

3.2 推动档案信息化建设，实现现代化管理目标

一是要快速推进纸质类卫生许可档案与公文档案的数字化进程。为此，既可以通过业务外包，也可以通过招聘专职人员等方式对存量档案与增量档案进行数字化转化，并录入到相应的数据库中。此外，要进一步在原有专项管理、全面指导的基础上，结合档案信息化工作趋势，将档案数字化转化工作列入考核项目，并开展逐月评比打分，引导相关人员提高重视程度，提升工作效能。二是要完善档案管理系统，进一步深化与软硬件供应商的联系，将工作精力转向“统筹规划，协调服务”等层面，确保系统的功能能够满足档案管理需求。

3.3 坚持人才专业化，打造人才堡垒

一是要加快人才引进，避免卫生许可档案与公文档案管理人员“超负荷”运行。单位应明确档案管理分工，提升人员与人员之间的配合度。对于确需要招聘兼职人员的，应当尽量安排兼职人员从事辅助性工作，充分保障档案管理质量。二是要进一步引进具备图书管理、档案管理经验、信息化建设经验的人才，减少培训成本，提升队伍质量。三是要瞄准岗位专职化、人员专业化、管理自主化目标，做好人才培训工作。单位应重点强化档案管理人员对档案管理制度、档案管理法规、档案管理信息化技术的了解和应用。同时，要加快与外部单位的合作，举办相应的交流论坛，借鉴其他单位在卫生许可档案与公文档案管理中的先进经验。

4 结束语

卫生许可档案与公文档案记录历史，承载文化，创造价值，是单位的宝贵财富。在单位发展史上，卫生许可档案与公文档案发挥了重要的作用，必须予以充分肯定。要做好档案管理工作，一是要充分重视，切实提升档案管理的规范性；二是要推动档案信息化建设，实现现代化管理目标；三是要坚持人才专业化，打造人才堡垒。相信随着单位不断发展，档案的历史、经济、文化价值将愈发彰显，档案工作者作为的空间也会愈发广大。