新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析

赵 斌

（孝义市人民法院，山西 孝义 063300）

行政事业单位工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到行政事业单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。对此，行政事业单位要积极探索新形势下高效管理方法，紧跟时代步伐。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，逐步应用于各行业之中，行政事业单位也越来越多地探索数字化档案管理措施，但是其中尚存一些问题，需要有关人员对其分析和解决，提出针对性优化策略，推动数字化档案管理快速、平稳发展[1]。

1 档案数字化建设重要性分析

1）提升信息查阅以及收集的便利性。开展档案管理工作主要的目的就是为了能够满足用户的实际需求，提升信息查阅以及收集的便利性。在传统档案服务中，提供信息的方式大多以纸质材料以及图片材料等为主。而近年来，随着互联网技术发展速度的不断加快，人们对于互联网技术的应用也越来越广泛，能够借此技术来获得更多的资源信息。所以，深入推进档案数字化建设进程，可以满足用户的具体要求，提升档案管理效率。并且，人们也可以通过数字化、智能化的形式，获得更多的档案信息，大大促进了档案利用率的提高。

2）有利于提高经济效益。市场竞争力的加剧为行政事业单位带来了一定挑战，单位的快速发展使得档案信息量呈现爆发式增长，而滞后的档案管理方式使得档案作用无法得到有效发挥，信息量与工作方式间存在巨大矛盾。粗放式的、以人工为主的档案管理方法不仅严重降低了工作效率，且会在很大程度上提升管理成本，给企业经济效益的获得带来阻碍。另外，档案数字化改变了传统纸质档案形式，不仅可以有效减少储存空间，也能够在很大程度上减少对于纸质档案的保管费用，档案查阅更加准确、高效、便捷。此外，还能够减少影印原档案造成的纸张及人力浪费，避免原档案因反复查阅出现损坏，也在一定程度上提升了行政事业单位的经济效益[2]。

2 新形势下行政事业单位档案数字化管理

1）强化数字化人事档案的互联网权限管理。随着网络技术的发展，网络正改变着我们工作和生活的方方面面。我们的工作和生活都越来越离不开网络，但是互联网是一把“双刃剑”，缺乏管理的互联网会带来诸多问题，数字化干部人事档案管理的互联网安全既需要有内网的保护，也需要对外网的行为进行管控。内网安全需要加强企事业单位员工的信息安全保密技术学习，外网安全需要及时地更新防火墙和杀毒软件的版本等。通过强化数字化人事档案的互联网权限管理，不但可以在一定程度上预防木马病毒、间谍软件、僵尸网络等恶意网络攻击行为，而且可以实行恶意网站过滤、防火墙加固等措施。

2）提升事业单位档案管理工作人员素质。提高档案管理工作人员的综合素质是事业单位档案管理中一项十分重要的工作。作为一个数字化时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质直接关系决定着整个档案工作的开展进程。当前阶段，很多事业单位档案管理工作人员还仍然存在着各种各样的一些需要改进的问题。为了有效促进事业单位的管理运转，事业单位就需要不断的提升单位档案管理工作人员的综合素质以及接待问题。主要可以从以下几个角度入手：首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期的组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够更好的不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度[3]。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。

3）建立完善的档案数字化建设机制。在档案数字化建设期间，除了要全面提升管理人员的数字化意识以及水平之外，还应该构建较为完善的档案数字化建设机制。一方面，档案数字化制度在制定期间，需要深入剖析企业内部的具体经营发展情况，能够对国家相关档案管理法律法规展开整体研究，保证制定的档案管理体系，既能够满足企业单位的实际发展要求，也能符合国家的相关法律法规标准。另一方面，认真执行各项机制，尤其是档案数字化管理制度，可以第一时间将内部档案数字化建设的混乱状态处理好，科学解决各类矛盾问题。此外，在档案管理制度基础上，要明确专门的档案管理岗位，认真执行责任问责制度，确保档案管理人员能够认识到自身工作的重要性，实时规范自身的行为，提升档案管理水平，进而有效推动档案数字化建设进程。

4）优化档案数字化管理技术。《档案信息化标准体系建设指南》指出，要利用数字信息技术推进档案信息化。数字化建设背景下，档案管理模式的优化并不是一朝一夕的事情，随着网络信息技术的不断发展，档案数字化管理技术也要与时俱进，不断地进行优化和完善。虽然当前国家针对档案数字化管理提出了具体的技术要求，但制度自身的制定就具有一定的滞后性，特别是对于基层档案管理部门而言，在完善软硬件设施的同时很多技术已经滞后，因此必须坚持动态原则，对档案数字化管理技术不断地进行优化。一方面，档案管理部门要支持档案数字化建设，将最先进的计算机软硬件系统投入到档案数字化管理之中，并给予足够的经费保障，确保档案数字化建设的软硬件设备能够及时地得到更新。另一方面，要在国家制定的技术标准与规范的背景下，结合本部门档案管理的实际需要，制定档案数字化技术标准与规范细则，更好地适应档案管理模式创新和优化。

3 结语

综合而言，在档案信息建设阶段，为了能够与时代发展步伐相接轨，也在逐渐朝着智能化以及数字化方向迈进，很大程度上促进了建设效果的提升。但与此同时，档案信息资源也变得越来越繁琐，存在的问题日益增多。对此，在今后的发展阶段，相关部门务必要强化重视，全面提升档案管理人员的专业水平和素养，树立良好的数字化意识，健全档案数字化建设机制，加大优化和改进力度。