气象数字档案管理系统构建研究

何 军

（辽宁省鞍山市气象局，辽宁 鞍山 114004）

在气象档案管理过程中，通过数字档案管理系统能够成功实现档案数字化管理，提高档案管理效率。在数字技术的作用下，档案业务的管理全流程将会得到统一，从而实现档案数据集中控制、分级管理、资源共享的高效管理方式。因此，有必要对气象数字档案管理系统的构建进行分析。

1 档案数字管理系统综述

通过构建档案管理系统能够有效实现对于气象档案的数字化管理，该系统在实际应用期间同时具备档案收集、记录、备份等多项功能，能够保证气象档案的使用效率最大化。而且数字化档案还具有一定的扩展性，通过简单的操作便能够满足档案管理工作的实际需求。除此之外，档案管理系统还能够针对用户实际情况的不同，来实现对于各项业务的授权与管理，其灵活性是保证档案管理质量的关键。

2 档案数字管理系统的组成与技术架构

2.1 档案数字管理系统的组成

1）个人中心。在档案数字管理系统中，通过个人中心能够为用户群体构建工作空间，并实现不同用户对于档案管理系统的实际需求。另外个人中心还能够针对所有用户实现订阅、收藏等办事项。

2）收集中心。对于档案数字管理系统而言，为了提高档案管理人员操作数字档案时的便捷性，需要专门成立收集中心，以此来增加档案利用率。收集中心能够实现针对数字档案的著录与归档等功能。

3）管理中心。管理中心的构建能够方便档案管理完成气象档案的著录与整理，提高气象档案处理时的灵活性，在档案移交、整理、著录等工作中能够发挥出非常好的效果。

4）保管管理。档案保管管理功能是针对系统管理员与档案管理员的一项重要系统，能够有效实现档案保存以及档案鉴定等工作。除此之外，保管管理系统还可以优化实体档案的管理效率。

5）利用中心。在档案数字管理系统中，通过利用中心能够实现关键词检索以及档案借阅等功能，而且还能够通过系统的灵活配置来完成借阅流程的优化。在面对借阅、归纳管理时，可以实现针对基础数据的统计。

2.2 技术架构

1）接入层。系统接入层可以通过MVC模式来实现，属于档案管理系统专门为用户准备的接口，通过展现层使用系统时，能够有效降低缓冲层、应用层、访问层之间的耦合度，并实现用户、档案资源的统一管理。

2）应用层。应用层可以有效实现数字档案的保存与访问，能够为数字档案提供业务逻辑以及档案管理功能。在工作流引起的作用下，各个独立或具有先后顺序的功能可以融合在一起，并作为主线在系统中发挥出极为重要的作用。

3）缓冲层。缓冲层能够为系统提供数据信息缓冲，通过在应用层与接入层中加入缓冲，能够有效提高数据信息的调取速率[1]。

4）处理层。处理层能够加强逻辑包与存储包之间的联系，并在运行期间向上层提供数据信息。而且还能够利用服务接口在众多数据源中将数据转化为信息包，提高数据使用率。除此之外，处理层还能够将数据修改指令转变为标准格式提供到上层服务接口中使用。

5）存储层。存储层在使用期间能够完成系统数据的存储，属于整个系统的数据源。在构建档案数字管理系统时，可以采用MYSQL数据库作为数据源系统。

3 档案数字管理系统的功能与作用

3.1 气象档案著录

在档案管理过程中，档案著录非常重要。在传统纸质档案管理中，档案著录工作需要由档案管理人员自己来完成，著录工作不仅能够消耗掉档案管理人员的大量工作时间，还会影响气象档案的管理效率。而通过构建档案数字管理系统，就可以通过系统中的著录功能来实现档案的快速著录，通过结合提前定义的档案结构，并输入档案的数据信息，就可以通过数字技术快速实现气象档案的登记、查询等操作，在保证提高工作效率的同时，提高档案的著录质量。

3.2 馆藏统计

馆藏统计最为重要的作用就是能够全方位展示馆藏数据，并且还能有条理性地为管理人员提供数据信息层面的支持。通过档案统计，还能够有效实现对于系统中所有纳入档案管理的数据进行整合，提高档案信息的使用效率。在面对已经著录到档案管理中的馆藏资源时，则可以在资源利用过程中实现馆藏数据的在线统计。除此之外，馆藏统计功能还能够在档案分类管理中实现数据信息的集中统计，并针对统计信息产生报表。

3.3 档案管理

在数字系统中，档案管理的主要工作内容就是完成对所有档案信息的保存管理，并且实现对于档案实体内容的管理。在管理期间如果档案资源被损坏，则可以通过销毁管理的方式对档案销毁情况做出登记、管理。除此之外，在档案著录模块中，可以采用手动、自动鉴定的方式对即将到达期限的档案内容进行销毁，并将档案条目转入到销毁库中进行整合与管理。而移交管理的作用则是统一管理移交单信息。档案借阅管理面对的管理对象是用户所需的管理档案，档案管理人员可以通过外借申请来完成对借阅档案的信息登记，从而掌握外借档案的动向信息。档案借阅登记可以在实体档案借阅中发挥出非常重要的作用，无论是实体档案预约还是其他相关操作，都需要在借阅之前完成登记与归档，并根据档案管理的实际需求来完成对应的操作[2]。

3.4 机构、用户管理

因为档案管理在工作中需要对机构进行增、删等操作，所以需要在档案数字管理系统中融入机构管理。在管理系统针对用户机构进行删除时，需要针对机构作为相应的判断，若机构中存在人员信息，则信息数据不允许删除。用户管理模块可以完成对用户信息的实时管理，根据管理层级不同，所具有的权限同样会发生改变。例如普通用户权限便只能进行档案搜索以及用户信息调整，而管理员权限则还可以额外增加其他各类功能。

3.5 角色管理

角色管理主要负责对系统角色进行维护。通常情况下，管理员可以在授权管理工作开展时，针对角色进行授权，然后再将不同的角色分配到用户权限中，用户自身可以一次性获取多种不同的角色权限。在角色管理阶段中，分级授权功能非常关键，管理员能够利用分级授权在工作中对所有角色进行管理，由管理员所创建的部门管理角色可以通过创建子单位的方式来管理部门内部的其他角色。在角色管理期间，管理员可以为已有角色授予系统权限，在为角色授予部分菜单模块权限的同时限制低等级用户的访问权限。

4 结论

总而言之，气象数字档案管理系统属于传统档案管理在发展中优化的必经之路，通过将纸质档案转化为数字档案，能够大幅优化气象档案的管理质量。相信随着更多人了解气象数字档案管理系统的优势，气象数字档案管理一定会变得更好。