基层单位档案管理工作数字化需求和实现策略

程 晓

（孝义市医疗保险服务中心，山西 孝义 063300）

在基层单位中，档案的管理占据着十分重要的一个地位，同时也属于基层单位管理的主要组成部分之一，决定着基层单位的整个运转状况。因此，基层单位必须要重视起来。但是，从目前的情况可以看出，基层单位的档案管理还是存在着一些问题，这对于基层单位的发展来说是十分不利的，并且网络信息化时代的背景之下，为了能够让基层单位的档案管理工作提升工作效率，就需要对档案的数字化建设不断地进行强化。

1 数字技术在档案管理工作中的运用现状

随着科学技术的发展，数字技术逐渐运用到生活发展各领域，同时在档案管理工作中发挥着重要作用。数字技术主要包含了采集、储存、云端等技术系统，各系统功能在长期发展中逐渐成为档案管理工作创新发展的主要趋势。随着数字技术的广泛运用，我国档案管理工作数字技术管理取得了显著的成绩，主要依赖于数字技术发展到一定程度，将档案管理现代化和档案利用现代化深度融合，促进档案管理转型升级。档案管理数据采集系统的运用。此种数字技术的运用与智慧档案管理息息相关，档案数字采集系统增加了数字RS技术和档案三维摄影技术，传统档案扫描归档转向了数字技术立体化保存，档案数字采集成果显著；同时，在数字多维技术支撑下，档案管理数字化管理实现了图像保护与数字画面信息双向转化，利用数字技术信息抓取、立体扫描和资料信息录取等技术，结合虚拟技术绘图软件，保持档案纸质化原状。尤其是三维技术在档案管理工作中的运用，可以有效利用档案数字化模型，将虚拟画面和档案管理实际工作结合起来，将传统档案管理虚拟化，形成直观的档案管理。传统档案利用或者信息化档案利用中，我们经常会出现细微的差异，但是数字化技术与档案管理深度融合，运用数字画像形式展示档案管理工作，可以改变传统的档案管理精细化不足的问题。将大数据和档案管理、档案服务和档案利用等结合起来，做好数据的分析，增强档案利用效率。同时，可视化数字技术综合运用。通过现代化设备的购买和引入，保障了档案管理的信息化建设基础。通过必备的扫描仪、红外线设备、扫码器等设备的配置，实现档案数字化处理，将处理后的档案实现电子化归档，方便档案管理的查阅和管理。实现传统档案的数字化归档，针对历史档案相对较多的情形，实现传统档案数字化手段。

2 基层单位档案管理工作数字化需求和实现策略

1）树立档案数字化管理意识。行政基层单位若想实现档案管理向数字化迈进，首先需要做的是转变档案管理人员工作观念，树立数字化管理意识，进而使其自主学习相关新知识，提升数字化管理技能。观念是指导行为的重要因素，只有切实转变管理观念，才可能最终实现档案的数字化管理。另外，基层单位还要制定出与之相适的、符合自身发展需求的、系统化的数字档案管理模式，同时也要将档案利用机制、档案工作机制、档案安全机制以及档案保密机制的制定和实施纳入规划。

2）树立数字化档案管理思维。《档案信息化标准体系建设指南》要求，在推进档案信息化标准体系建设过程中要树立数字化思维。档案管理模式优化并不是一朝一夕的事情，特别是在数字化建设背景下，要想对档案管理模式进行优化，首先，要转变工作思路，树立数字化档案管理思维。档案管理部门应该加大对数字档案管理的宣传力度，看到数字化建设对于档案管理模式优化的重要意义。特别是要结合当前时代发展背景，对于档案数字化建设的重要性进行分析。当前，我国已经迈入了信息化时代，任何事物的发展都与信息紧密相关，档案管理也要与时俱进，向着数字化档案管理方向迈进。其次，要加大档案管理人员的教育和培训。数字化档案管理模式的优化还需要档案管理人员的积极参与，因此有必要在引导档案管理人员树立数字化档案管理思维的同时，还要进一步提升档案管理人员的责任意识和工作意识，培养工作人员对于数字档案的敏感度，在具体工作中对于数字档案要严格按照档案收集的管理要求应收尽收，对于有价值的档案信息要纳入数据库之中，并注重对数据资源的整合和利用。通过档案管理思维的转变，让档案管理工作人员在具体工作中主动地践行数字化管理理念，提升档案管理工作效率。

3）运用数字化档案管理的方法。目前，由于基层单位档案管理还仍然存在很多的疑难问题，需要相关人员进行研究解决。为了能够更好的有效提升整个基层单位的运转管理速度，基层单位必须充分的运用高效的数字化管理的这一有效方法，解决基层单位工作效率低下的困难现状。首先，需要对传统数字化的信息档案管理存储系统进行整体性能水平的提升，使它可以有效增加管理系统内部档案的储存量，可以有效解决传统信息档案存储系统容量小的根本问题。其次，强化基层单位档案管理的安全可靠性。对档案管理的可靠性需要进行不断强化，这就需要对其进行严格的要求。而磁盘阵列产品的软件结构和系统硬件的功能组成都需要依据严格的技术标准，这个管理做法可以为采用数字化进定一个良好的技术基础。

4）强化数字化人事档案的互联网权限管理。随着网络技术的发展，网络正改变着我们工作和生活的方方面面。我们的工作和生活都越来越离不开网络，但是互联网是一把“双刃剑”，缺乏管理的互联网会带来诸多问题，数字化档案管理的互联网安全既需要有内网的保护，也需要对外网的行为进行管控。内网安全需要加强企基层单位员工的信息安全保密技术学习，外网安全需要及时地更新防火墙和杀毒软件的版本等。通过强化数字化人事档案的互联网权限管理，不但可以在一定程度上预防木马病毒、间谍软件、僵尸网络等恶意网络攻击行为，而且可以实行恶意网站过滤、防火墙加固等措施。

5）获取数据资源，建立档案管理数据库。一是有针对性的档案管理调研。通过档案管理对象实地调研的方式掌握基层档案需求数据资源，获取有效的档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案历史管理数据。通过档案管理数据、查找和数据浏览的方式在现代信息技术浏览中形成的历史记录，明确历史档案数据资源使用情况。三是利用档案数据系统综合测量，对获得的档案管理基础数据综合汇总。利用大数据技术科学处理现有的档案管理数据，做好档案管理数据归类处理。这是档案管理数据信息使用的重要环节，主要是综合考虑档案管理和历史管理中各种数据发展影响因素与相关因素，进而全面掌握数字化档案管理需求。

3 结语

以上就是针对基层单位档案数字化管理等相关内容进行的论述。简而言之，从目前基层单位的发展情况来看，数字化的管理模式在档案中运用已经成为一种十分普遍的现象。这一种管理模式对于基层单位来说也是十分的简便。因此，在基层单位中，需要对数字化档案管理这一工作不断的进行优化，进而能够在优化过程中，在一定的程度上让档案的安全性以及利用率提高的同时，还可以让数字化档案管理能够更好地服务于整个社会。