数字化档案管理在事业单位档案管理中的应用探讨

杨志平

（山东省科学院高新技术产业（中试）基地，山东 济南 250103）

事业单位在进行档案管理工作时，科学应用数字化技术具有较高的价值，可以使其档案管理实现更高的数字化，进而实现档案管理效率的有效提升，确保能够对其各项档案进行更为高效的管理，为单位的发展创建良好的条件。为了进一步明确事业单位在进行档案管理时如何实现更高的数字化，特此进行本次研究工作，希望能够对档案信息进行更为有效的管理，为事业单位各项工作的有序开展创建良好的条件。

1 数字化技术

数字化技术是多媒体技术和计算机技术的重要基础，在我国现代各领域具有较为普遍的应用，载体虚拟化和处理高速化是其最为主要的特点。其中，载体虚拟化具体是指数字化通常利用相关信号存储各项信息，并对其进行有效的加工和传输，而计算机内存是相关信号的重要载体，同时利用一些磁盘，光盘以及服务器进行储存，相关内容无法直接感知，在查阅时需要利用播放媒体，所以数字化技术具有一定的虚拟性。与此同时，处理快速化具体是指计算机系统可以有效筛选具有相同特征的信息，同时，利用网络技术快速传输相关信息，使其能够高速满足现代信息化发展趋势，同时还可以利用相关平台，多元化传输各项信息，确保能够对其各项信息进行更为有效的共享。

2 档案管理数字化的重要意义

首先在档案管理中，科学应用计算机技术可以使管理效率大大提升，确保能够更为高效的开展档案管理工作。而数字化模式的合理应用，能够有效促进档案的利用和与上下级单位的有效衔接。例如在进行人事档案管理时，相关人员在管理过程中需要同时顾及职工的调动，退休和入职等，为了对其相关情况进行准确的统计、查询、转接、上报、存档，需要入档之后才可以进行。其次，事业单位在具体开展档案管理工作时，计算机技术的合理学应用，可以实现相关人员办事效率的有效提升，使其档案管理过程中耗费的时间大大缩短，进而确保事业单位顺利进行管理流程。数字化档案的科学应用可以利用电子档案逐步代替传统纸质档案，不仅能够使单位成本消耗有效降低，同时还可以确保相关用户更为有效的应用各项资料[1]。最后，事业单位在进行档案管理时，科学应用新型管理模式可以使其各项资料发挥更大的使用价值，进而保障档案资料运行的全面性。在以往进行档案管理室，档案通常是在档案室内保存，同时普遍为纸质文档，用户在查询使用时具有较大的困难，科学应用数字化档案能够为相关用户，提供一定的便利条件，使其对自己所需档案进行及时准确的查询。全面推广网络化模式，能够有效摆脱空间和时间的限制，确保更为高效的利用档案资源。

3 事业单位档案管理应用数字化的具体策略

1）完善规章制度。首先，档案管理人员在收集资料，归档以及调阅等方面，需要严格遵守我国现行的《档案法》，其次，相关单位还需要根据单位发展实际情况，合理细化各项规定。最后，为了使其档案管理制度实现更高的数字化，相关单位还需要进行责任追究制度的合理构建，如果发现出现违反规则或泄密档案的行为，必须严格制裁和追责。

2）创建管理系统。事业单位在对其各项档案进行数字化管理时，网络化是其发展的一项重要趋势，对其进行科学应用，能够合理优化档案管理工作，为档案管理工作的进一步发展创造良好条件。在对档案信息进行数字化管理时，管理系统的合理构建具有重要的意义，能够确保对其数字化档案进行更为有效的管理[2]。数字化系统具有更为丰富的内容，事业单位在进行具体工作时，需要合理优化各项设备，整体化开展设计工作，确保档案实体实现更高的数字化，进而确保管理工作能够高度满足现代社会发展需求。企业在开展具体工作时，如果想要确保更为高效的建设管理系统，需要高度重视数字化技术，确保能够对其整体工作进行有效的拓展。

3）优化文书处理。在进行档案管理工作时，文书处理是其非常重要的一项工作，是档案质量的重要保障，对其进行合理优化，能够确保档案资源发挥更大的价值。事业单位在具体进行文书处理时，需要利用计算机登记收集到的各项文件，然后再局域网内对其行进行传阅，同时还需要进行催办时间和回馈时间的科学设定。在具体进行文书处理时，如果出现特殊情况，需要及时清理解决各种问题。管理人员通过合理应用网络技术，还可以对其发文处理操作进行有效的保障，拟稿人需要在计算机中输入相关稿件，然后由办公室对其进行严格审核，并由签发人签发，随后在办公室内对其进行修改和盖章，最后在信息中心归档，在以往进行该项工作时，通常需要花费大量的时间，而利用计算机操作，则能够大大提升处理效率，进而实现文书处理效率的全面提升。

4）加强系统衔接。在对档案进行数字化管理时，数字化系统还需要和办公自动化有效结合，为了对其电子档案管理运行进行有效的保障，相关单位在进行方案设计时，还需要对其资料查询功能的合理添加，确保各项资源可以实现有效的衔接。在开展具体工作时，需要根据数字答案，具体要求进行网络管理制度的合理更新，确保档案管理系统运行具有更高的科学性。通常情况下，网络安全制度，档案鉴定制度，文件保密制度，归档制度等各项制度能够对其档案管理效率进行有效的保障。在此过程中，安全管理制度是其中非常重要的一项工作，单位在开展日常工作时，虽然部分资料可以进行公开，但是依旧存在大量需要保密的信息，因此，在具体实施电子档案管理，需要对其各项信息资源的安全性能进行科学的保障，确保电子档案可以发挥更大的价值。为了对其电子档案管理的完整性和安全性进行有效的保障，相关单位在进行数字化管理时，还需要对其各项软硬件加强安全防护工作，确保文件载体可以长时间运行。最后还需要设置专业人员对其进行科学管理，避免湿度和温度等各项因素破坏电子档案，在软件方面则需要进行密码管理和多级权限的合理设置，确保系统具有更大的保密性功能，有效避免不法分子非法访问，为数字化管理的进一步发展创造更大的空间。

5）培养现代人才。事业单位在进行数字化管理时，工作人员专业素质对其管理效果和管理质量的影响成正比。首先，需要使其相关人员对数字化建设具有更深刻的思想认识，在此过程中，必须确保单位领导干部能够高度认识数字化建设的重要意义，确保可以为各项工作提供最大的支持。与此同时，档案管理部门还需要合理计划内部分工，针对各项工作科学设置专业管理岗位，确保相关部门能够主动进行档案管理工作，除此之外，相关单位还需要定期开展宣传活动，对数字化档案进行全面普及，确保单位各部门能够重视数字化建设[3]。其次，在具体进行档案管理时，还需要确保管理人员具有较高的专业素质，确保可以在档案管理中对其各项数字化理念践行熟练应用，进而实现档案管理质量和管理效率的有效提升。事业单位可以引进具有较高信息素养的档案管理人才，适当提升管理人员薪资待遇，确保能够引进更多高素质人才，同时还需要定期组织内部人员进行定期培训，确保档案管理人员能够掌握充分的数字化技术，实现习技术水平的全面提升，进而保障档案管理质量和管理效率。

4 结束语

总之，事业单位在进行档案管理时，通过完善规章制度，创建管理系统，优化文书处理，加强系统衔接，培养现代人才来确保更为高效的应用数字化技术，进而确保能够有效存储各项信息，保证事业单位能够更为高效地管理企业档案信息，提升管理效率和档案质量，进而确保相关人员可以实时查询各项数据，使其各项工作需求得到更高的满足，推进档案管理工作的进一步发展，使其高度满足现代事业单位发展需求，为国家经济水平的有效提升创建良好的条件。