信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索

杨 静

（新疆阿勒泰市人力资源和社会保障局，新疆 阿勒泰 836500）

档案管理工作对于机关单位来说是至关重要的，是一个不可忽视的基础环节。因为机关单位的档案信息是包含在政府信息范围内的，而且有许多涉及机密的关键信息，在大数据技术普及的时代背景下，档案管理的工作量越来越大，为了保证工作效率，同时保证机密信息的安全，更要关注档案管理工作存在的问题，同时提出有效的处理措施，才能为后续工作打好基础。

1 机关档案管理工作的基本内涵

《档案法》当中，对于档案的定义内涵表述是过去与现在的个人、社会组织、国家机构等，在从事军事、政治、军事、科学、文化、技术、宗教等社会活动时所形成的具有保存及参考价值的信息。其内容往往包含诸多要素，如图表、文字、音像等等，是融合了多种不同形式信息的记录。是机关单位开展活动形成的文件材料，是开展后续工作的依据。这些信息的收集与应用，都要以《档案法》为基础去完成，要在规定允许的范围之内去完成各项工作。一言蔽之，机关档案的重要性是不容忽视的。这些重要材料，对于国家、社会和机关事务的开展都有很大影响，决定着机关工作的方向，理应得到充分重视。此外《档案法》当中也对档案工作进行了定义，表明档案管理与收集整理等工作是能够有效保护与利用档案，有利于社会主义现代化建设的工作。即是说机关档案管理工作的重要地位是无法撼动也不容撼动的。其是机关事务当中工作的组成部分，能够保证机关事务的顺利开展，对于机关工作有着很大的积极作用。对于相关人员来说，实现档案管理的信息化与智能化，能够有效提升工作质量以及效率，减轻其工作压力，让档案信息的重要作用得到进一步体现，因此这也是相关人员关注的课题。而机关单位要做好本单位的档案管理工作，就必须要做好工作目标的定位，并且要依据前期所订立的目标去选择更加有效的工作措施，这直接关系到档案管理工作的成果。

2 当前机关档案管理工作中存在的问题

1）档案管理的信息化水平不高。信息化的管理，是当前各个领域管理工作发展的大势所趋，机关档案管理亦是如此。但是当前的机关档案管理工作依然存在信息化水平不高的情况，这是无法否认的问题。特别是镇级机关单位的档案管理工作，受经费等各个方面因素的局限，档案管理的信息化程度依然不高，虽然部分乡镇地区已经陆续开展了电子档案管理体系的建设工作，但是因原有的纸质档案数量过多，电子档案的建档标准不统一、管理程序也不够规范，所以数字化档案的整理记录面临难关，特别是因缺少统一的、专业化的信息化档案管理平台，加之信息化档案的共享，很容易出现安全隐患。

2）机关档案利用率不高。机关档案的管理过程当中，信息的收集与整理是关键环节，只有及时获取信息，保证信息的真实性、完整性，才能保证档案质量。但是部分档案因受到相关法律法规以及工作需求的限制，所以往往不会列入政务信息公开的范畴当中，主要面向机关内部公开，信息得不到充分挖掘，无法拓展用途。而且受限于审批的复杂程序，以及其他各方面的限制，加之档案人员的档案利用意识较为淡薄等，也会导致档案的利用率不高。

3）档案管理设备较为落后。当前，随着信息化技术的快速发展，各个行业都开始运用信息化技术开展工作，事业单位档案管理工作也不例外，在发展进程中，逐渐开始实施信息化档案管理，但由于事业单位高层管理人员没有意识到信息化档案管理的重要性，所以，即使信息化技术已经渗透到档案管理工作中，但使用范围并不广泛。信息化档案管理对设备要求较高，由于事业单位档案管理没有大范围使用计算机设备，因为习惯问题，很多时候还在依靠人工来进行档案登记，进而导致事业单位档案管理工作效率与质量较差，使档案不能在规定时间内进行妥善归档。（1）档案人员离职后档案管理工作效率较差。在社会大环境发展背景下，人才难以在固定岗位干一辈子，离职现象经常发生。针对事业单位档案管理工作来讲，如果出现管理人员离职，且交接工作没有做好，那么就容易导致部分档案出现“死档”的问题，这对于事业单位发展会产生极大的影响。（2）事业单位对当前档案的运用不够有效。事业单位所涉及的档案众多，但部分档案的使用次数较少，所以，长时间被放置在固定位置，进而导致档案利用效率较差。

3 提升机关档案管理工作水平的对策措施

1）推进档案标准化、规范化管理。档案管理信息基础设施建设是档案管理信息化的前提和基础，加强档案管理制度建设才能有据可循，使档案管理更加科学高效，要结合机关事业单位实际，加强档案标准化建设，实现硬件和软件标准一致、统一规范。制定科学完善的档案管理制度，制定档案管理的“三大纪律、八项严禁”、人事档案“三不转、四不借、五不查、六不收”规定，确保档案管理有章可循，有据可依。及时更新完善档案资料，确保档案管理规范化、制度化，档案得到最大化利用。

2）更新观念，加强重视。档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关机关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进机关事业单位档案管理信息化进程迫在眉睫，各机关事业单位要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。各机关事业单位领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核，将档案信息化建设工作所需经费纳入单位财政预算，采用数字化管理模式，提升机关事业单位档案管理质量，有序推进机关事业单位档案管理信息化进程。

3）强化档案信息安全管控。近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。

4 结束语

综上所述，在当下的信息时代下，对于事业单位来说，档案管理信息化建设已经成为决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用数字化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，档案管理人员应提高对信息理论知识的掌握积极性，以促进事业单位的良好发展。