关于事业单位档案管理信息化建设的思考

任 华

（河南省疾病预防控制中心，河南 郑州 450000）

科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。

1 档案管理信息化现代化在档案管理工作中起到的重要作用

对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的开展全面性。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本反复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础。

2 当前事业单位信息化档案管理中存在的几点不足之处

1）信息化技术应用仍然存在着诸多不足之处。信息化技术手段的应用合理性决定了事业单位档案管理工作质量，也是优化管理流程、提高管理效率的重要前提。但从目前的情况来看，当前的信息化技术应用过程中仍然存在着诸多的不足之处。由于信息化水平有限使得部分技术想要真正推广与落实仍然需要一定的时间，尤其是一些较为关键的档案资料，信息化技术未能合理应用使得部分部门仍然保留着纸质档案的查询与应用习惯。在这种情况下，这些关键性资料将极容易损坏，增大了后续的查询难度。

2）事业单位档案管理信息化建设工作人员配备缺乏连续性。在以往的档案管理过程中，事业单位虽然也引入了一些信息化技术，但多是停留在浅层次的“更新计算机设备、软件层面”。如今随着社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，事业单位档案资料也变得日趋复杂，对档案管理要求逐渐提高。一些事业单位为了满足档案管理需求，引入应用了很多先进的信息化技术，比如大数据技术、云计算技术等，却忽略了与之匹配的专业化信息人才的配备，很多事业单位档案管理人员信息化素养停滞不前，这对于事业单位档案管理信息化建设作用价值发挥带来了严重的限制影响。

3）档案管理信息化建设环节仍然处于不够完善的阶段。当前的事业单位档案管理工作滞后性较为明显，在规范统一性严重缺失的情况下，使得事业单位的档案管理工作的展开极不顺利。再加上大多数的事业单位档案管理信息化建设环节中所应用的管理软件暂时未实现工作的协调统一，无论是连接性还是系统性均较差，想要进行信息资源共享较为困难。一般情况下，想要利用同一个档案管理软件实现对文件的检索与庞杂信息管理较为困难，这也是现阶段档案管理信息化建设面临的主要困难。

3 事业单位档案管理信息化建设的思考

1）完善档案管理信息化水平。根据当下所有事业单位的档案管理工作发展现状来看，事业单位档案管理信息化水平不高是一个普遍存在的问题，所以为了加强和提升事业单位档案管理信息化建设水平，就必须对传统的思想观念进行一定的摒弃和改正，在档案内容信息化管理的过程中采用更多灵活和多变的方式，除此之外还需要对相应的工作人员进行定期的教育，将传统思想观念和信息化档案管理相违背的方面进行摒弃，只有这样才能将信息化在事业单位档案信息管理过程中的巨大作用充分发挥出来，对事业单位档案管理工作进行不断优化和创新。

2）提升档案信息工作素能。档案信息化建设与管理是一项长期工作，离不开一支高素质的档案工作队伍具体执行。首先，要成立灌区档案信息化建设工作领导小组，配齐配强灌区档案信息化管理队伍，把信息化建设与管理成效作为业务工作考核的重要指标之一。其次，加大档案人员信息素养培训，通过定期培训、选派锻炼、交流学习、业务竞赛等形式，有针对性地加强档案人员信息技术培育，培养一批既懂信息技术，又熟练掌握档案业务的复合型人才。再次，根据灌区档案信息化管理的实际需要，有针对性地加大信息技术人才引进力度，将新引入的人才充实到档案管理岗位一线，以满足日益增长的档案信息化管理需要。

3）注重规范统一事业单位档案管理信息化建设标准。事业单位在日常运营过程中，由于工作内容繁多，因此档案在形式。内容方面也比较繁杂，有些是文字资料、有些是音视频资料等，因此在实际推动事业单位档案管理信息化建设过程中，针对这些档案资料数字化转化，还应建立一个统一的规范标准，以保证后续档案能够实现统一规范管理，在这一过程中，需要严格遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），同时还要结合事业单位实际需求，做好档案数字化的统一规范处理。在完成事业单位档案数字化建设规范标准制定后，还应立足于档案实际内容，做好数字化处理细节落实，比如应保证档案信息著录的规范性，完整记录原纸质档案文件的内容，禁止出现名称与实际档案不对应问题，以免对最终档案检索效果带来不利的影响。与此同时，还应做好档案信息规范化存储工作，比如应选择合适的存储在载体，可以利用硬盘进行存储，在档案数据信息备份方面，还可以选用网盘形式。

4）筑牢档案信息安全防线。灌区档案信息化建设与管理面临着非法访问、数据泄露、病毒攻击等非传统安全因素威胁。为此，要从管理上做好安全风险防范，档案管理人员要提升安全风险防范意识，从密钥管理、灾难恢复、应急处置、风险评估等方面，细化灌区档案数据员、管理员、安全员职责；要从设备上做好安全风险防范，做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，也需要做好档案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控，重视数据备份工作。

4 结束语

在当下的信息时代下，对于事业单位来说，档案管理信息化建设已经成为决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用数字化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，档案管理人员应提高对信息理论知识的掌握积极性，以促进事业单位的良好发展。