推进档案信息化管理工作的思考

郑 艺

（黑龙江省有色金属地质勘查703队，黑龙江 哈尔滨 150300）

目前我们处于信息快速发展的新形势下，信息成为各行业发展的关键所在。档案作为信息集合体，在社会发展过程中发挥着越来越重要的作用。随着档案作用的不断凸显出来，各单位也越来越认识到档案信息资源的重要性，并对档案给予了高度重视。为了提高档案信息的利用率，全面推进档案管理信息化。这就需要在实际工作中要做好档案信息收集工作，并对档案管理方式进行优化调整，更发的发挥出档案的重要价值，为档案信息共享的实现打下坚实的基础。

1 档案信息化建设工作中存在的问题

1.1 信息的分散性问题

近年来各单位档案信息化建设进程加快，但信息冗余问题一直存在，这主要是由于各单位档案信息系统建设过程中，单位各部门之间信息没有实现有效共享，在信息资源无法互通的情况下，档案过于分散，而且存在信息重复的问题，不仅会对档案管理人员正确判断档案信息带来不利影响，而且还会阻碍档案信息化管理的有序推进。

1.2 信息异构性问题

一些单位在档案信息向数据库转移过程中易出现信息异构问题，导致数据信息来源方面的差异。而且档案信息不同数据结构也易使一些文件属性出现问题，甚至一些电子档案存在特殊文件形式，出现信息无法兼容的问题，这必然会导致档案信息结构复杂化，增加了档案信息处理的难度，还会造成资源浪费，使档案信息化管理工作效率受到影响。另外，异构化问题也会增加档案数据库储存压力和信息系统维护压力，使档案管理人员工作量增加。

1.3 档案信息化建设的滞后性

在单位档案信息化建设过程中，宜借助于先进技术手段完成纸质档案的数字化转化，为档案信息化工作的有序推进提供重要的保障，同时也能够快速查询到具体的档案信息。目前相较于各单位信息化建设而言，档案信息化建设存在一定的滞后性，这与重视度不足有直接关系，具体体现在实际工作中不仅归档不及时，而且档案信息还存在缺失问题，档案信息管理系统中录入的档案信息缺乏完整性，这必然会对档案信息化建设工作的有序开展带来较大的影响。

2 档案信息化管理工作的推进策略

2.1 重视档案信息化管理基础设施建设

档案信息化管理的实现离不开完善的基础设施，无论是软件还是硬件不完善都无法实现档案信息化管理的目标。因此在实际工作中，各单位需要加大资金把风入，重视软硬件设备和设施的引入，为档案信息化建设配备完善的基础设施。同时还要强化对档案管理人员信息技术的培训，建立健全档案信息管理系统，完成档案信息的准确和完整录入，并针对系统中的档案信息实施分类管理，为档案信息查询和利用提供更多的便利。

2.2 构建完善的档案信息化管理制度体系

档案信息化管理工作推进过程中，为了确保各项工作能够有章可循，需要强化制度建设。充分地发挥制度的指导和约束作用，使档案工作有序开展，为档案信息化管理的规范性和安全性提供重要保障。档案管理部门还需要对档案信息化建设的整个过程进行全面掌握，明确存在的问题，并制定切实可行的措施进行处理。而且在实际工作中，档案管理人员要具备先进理念和创新意识，并能够相互配合，全面提高档案信息化管理的水平。部分单位在规范档案管理流程的基础上，还要制定科学合理的档案信息化管理制度，为档案信息化管理模式的推进提供制度保障。通过与信息化管理流程相结合，制定科学合理的考核机制，定期对档案管理人员实施考核，可以在考核内容中有效地融入档案管理内容及信息化操作流程，规范档案信息管理的具体操作，调动档案管理人员工作的积极性。另外，还要针对档案管理人员制定责任管理制度，明确岗位工作内容、责任和权力，并将具体责任落实到人，促进档案信息化管理工作的有序推进。

2.3 建立档案信息管理系统

对于档案信息化管理工作而言，档案信息管理系统是最为重要的体现，并借助于档案信息管理系统实现对档案信息的集中和统一管理，同时也可以将其作为对外提供服务的公众平台，全面提高档案服务工作的效率和质量。针对档案信息管理系统，还可以利用信息技术设置具体的权限，限定档案信息管理系统的使用权限。同时还要指派专业技术人员针对档案信息管理系统进行定期维护，及时做好系统的更新升级，保证系统运行的稳定性和安全性。为了实现对档案信息的集中和统一管理，要重视档案数据库建设，有效的整合档案信息资源，并针对档案信息实施分类管理，为档案信息检索和利用打下良好的基础。

2.4 实现档案信息的有效共享

基于信息化时代背景下，档案工作实施过程中，不仅要积极转变档案管理理念和创新档案管理模式，还需要为档案信息化建设配备完善的信息管理机制，加快推进档案信息共享的步伐。在实际工作中，需要强化对档案信息收集和整理工作的重视，为档案信息的利用打下良好的基础。并借助于先进技术手段来构建档案信息共享平台，为单位内部查询和利用档案信息提供更多的便利性。而且借助于档案信息共享平台，各部门也能够掌握档案的具体情况，避免档案信息重复上传，也有利于规避档案信息重叠问题。

2.5 加强档案信息安全管理

基于网络环境下，网络的开放性和共享性也增加了档案信息的安全风险。因此在档案信息化管理推进过程中，需要对档案信息安全加以重视。积极构建档案信息安全管理体系，并制定具体的安全防护措施，合理应用先进的安全防范技术，有效地防范黑客和病毒的侵袭，保证档案信息的安全。在信息安全管理工作中，还要定期更新和维护档案信息安全系统，保证系统的安全、稳定运行，为档案信息化管理工作的稳步推进打下坚实的基础。

3 结束语

档案信息化管理已成为当前档案管理工作的必然发展趋势，在档案信息化推进过程中，需要灵活运用各种先进技术手段，并采取切实可行的措施全面提高档案信息化管理水平，促进档案信息价值的发挥，充分地发挥出档案信息资源的重要效能，为社会和经济的发展提供重要的信息支持。