提升事业单位档案管理信息化建设的对策分析

郑 刚

（湖北省石首市洲滩管护中心，湖北 石首 434400）

伴随信息技术的发展，每日出现的数据也相对增多，进而使得社会步入到大数据时代中来[1]。在大数据时代下，每天有很多信息产生，在这种情况下为了保证各种数据信息的价值，就需要通过档案的方式进行。对于事业单位而言，其要健康发展就应该在一定程度上做好档案管理工作。对当下的事业单位档案管理状态进行剖析，可以看出管理模式依旧较为落后，所以，在实践中要强化档案管理信息化效果，便于有效地促使事业单位健康快速发展。

1 事业单位档案信息化建设的必要性

在当前的社会环境中，在各个领域中都普遍使用信息技术，进而使得社会各界得到快速有效的发展[2]。在事业单位中，对档案信息化建设力度的增强具有显著作用，在传统的档案管理中，各项工作均需要通过人力完成，进而出现档案管理成本低、流程复杂和资源利用率低等特点，并且档案自身的价值也不能有效地发挥出来。开展信息化档案管理活动以后，还可以优化档案工作流程，可通过信息技术形式进行收集分类档案，同时，还能开展归档、整理、利用和查找等工作，显著提高了档案管理工作效果。档案资源设计较为广泛的面，所以在传统的纸质档案管理活动中需要大量的空间，同时，还要做好相应的防虫、防火、防潮和防损等工作，这样在一定程度上增加了档案管理的成本。信息化技术的应用，可以很好的降低档案管理人员的工作压力，在日常工作中，档案管理人员只要做好定期更新数据库、维修计算机和备份资料等工作，进而使得档案管理工作的成本得到明显降低。除此之外，在以往的档案管理中，只能通过图片和文字的方式对资料进行保存，形式单一。信息化技术的使用，可通过音频、视频和图片等多种方式保存档案资料，并使得个人资料得到更加前面的展示，因此，在当今这个信息化时代中，加强档案信息化管理具有十分重要的意义。

2 事业单位档案信息化建设现状分析

目前，在事业单位档案信息化建设上，还存在一些不足，主要表现在：

1）缺乏全面共享档案信息，伴随科学技术和网络技术的发展，事业单位对于档案电子化、信息化建设的重视力度也有所提升，但是由于各个区域的档案管理水平有所差异，所以使用的管理软件也具有一定的差别，这样就会出现不能全面共享档案资源的局面，对档案价值的开发起到显著的限制作用。

2）缺乏相应的设施。现代化、智能化设施是推进档案信息化建设的基础，但是在实际开展过程中，多种因素都会对其产生一定的影响，在开展信息化档案建设时，缺乏计算机和扫描仪等相应的设备，难免会削弱事业单位当爱信息化建设质量。

3）现有的档案信息化管理标准存在缺陷。在大数据背景下，为了更好的发挥出信息化档案的价值，就要对档案信息化管理标准进行明确，而在实际管理过程中，事业单位的档案信息化管理标准不够规范和统一，进而提高查找和利用档案的难度。

3 建设事业单位档案信息化的途径

1）完善相关管理机制。在信息化时代中，加强建设事业单位信息化，对档案管理水平起到显著提高作用，并使得档案自身价值得到充分发挥，促使事业单位健康快速的发展[3]。在实际中要想全面强化事业单位档案信息化建设力度，还应该同实际状况相结合，制定针对性的管理机制，制定完善的操作流程，并实施统一管理。尤其是在档案应用查询及下载过程中，必须要针对不同使用人群，设置不同的权限，加上档案资料具有广泛的来源，其具有丰富多样的形式，所以，为方便跨系统操作，应该对档案格式进行规定，便于管理。

2）坚强基础设施建设。在事业单位档案信息化建设过程中，硬件设施、软件设施是最基础的物质保障。因此，事业单位相关工作人员应该加强建设和提高软硬件设施[4]。硬件设施及软件设施会对档案信息化工作质量带来直接的影响，其不仅会对系统运行状况产生影响，还会对数据资料保管产生一定影响。在今后，事业单位还应对自身具体状况进行充分考虑，确保配置的硬件设施能满足档案资源收集、分析、存储、使用及传输等工作需求，并且应符合局域网建设相关要求，能让单位内部进行跨部门操作。在建设软件设施的时候，基于一些软件是为了满足企业的需求，所以他们不一定满足事业单位需求，因此，需要事业单位相关工作人员根据自身实际状况开发和应用相应软件。事业单位需要对自身的软件管理系统进行分析，注意先进技术的引入，结合自身发展需求，建立更加全面的软件信息平台，除此之外，还应对软件的安全性能进行充分考虑，做好相应的保密工作。事业单位开展档案信息化建设时，应该具备一定的资金，实施档案信息化工作，不仅要重视建设软硬件设施，并且要加强后续设施的维护保养管理。由于这些工作的开展对于资金需求相对比较多，因此，事业单位要适当的增加档案信息化资金投入，编制好档案信息化预算，为档案信息化建设提供必要的支持。

3）注重信息安全管理。在实践中，事业单位还需要结合档案信息化建设工作的需求，对现有的档案信息化安全管理体制进行完 善[5]。在管理档案信息的时候，应该做好相应的信息备份工作，对现有的档案资源内部恢复制度进行完善，在使用的时候，显著提高档案信息安全度。除此之外，事业单位工作人员应该确保相关人员的道德修养，进而使得信息化安全管理的观念得到有效提高，同时，对其实施安全技能培训，确保每一个档案管理人员都能明确档案信息化管理中存在的网络危险，便于档案管理活动能动正确的安全的开展，避免黑客利用系统漏洞对档案资源进行窃取、篡改等情况。最后管理档案的时候，应该让数据存储同纸质存储相分离，进而确保档案信息的安全和完整。

4）提升档案管理人员综合能力。档案管理工作人员为事业单位档案管理的关键，其本身的能力、水平及服务观念会对档案管理工作质量产生直接影响。在信息化时代中，档案管理人员不仅要具有专业的档案管理能力，还应该具备其他各项知识技能。因此，在实际活动中，事业单位要进一步提高对档案管理人员的培训引导，要对其进行专业知识、技能培训，强化其日常工作能力。同时，还使得档案管理工作人员的信息化素养得到显著提高，确保档案管理工作人员对计算机进行灵活的使用，顺利的完成档案信息录入、存储和整理等工作。

4 总结

总之，在信息化时代中，事业单位需要提高对档案信息化管理的重视力度，在今后的工作中，事业单位档案管理人员必须对当前的档案管理工作信息化建设状况进行全方位、系统化的剖析，根据出现的不足制定针对性的解决措施，并让档案信息化管理模式得到有效推动，为事业单位的发展提供必要支持。